Trang này liệt kê đầy đủ 13 loại giấy tờ cần chuẩn bị cho thủ tục “Gia hạn Điều dưỡng”. Bấm vào từng loại để xem giấy đó là gì, xin ở đâu, xin thế nào và mất bao nhiêu tiền.
Tờ khai xin gia hạn thời gian lưu trúĐây là ĐƠN CHÍNH của bộ hồ sơ — Tờ khai xin gia hạn thời gian lưu trú (在留期間更新許可申請書) do Cục Xuất nhập cảnh phát hành. Mọi giấy tờ khác chỉ là tài liệu…Xem chi tiếtLà giấy gì
Đây là ĐƠN CHÍNH của bộ hồ sơ — Tờ khai xin gia hạn thời gian lưu trú (在留期間更新許可申請書) do Cục Xuất nhập cảnh phát hành. Mọi giấy tờ khác chỉ là tài liệu đính kèm cho tờ này; thiếu nó thì hồ sơ không nộp được.
Giấy phải có gì
- Dùng đúng mẫu MỚI NHẤT của Cục — mẫu cũ có thể bị trả lại
- Điền bằng tiếng Nhật, chữ rõ, không tẩy xoá
- Dán ảnh và ký tên đúng ô quy định
- Một số thủ tục có phần dành cho CÔNG TY/người bảo lãnh điền — phần đó nhờ công ty làm
Xin ở đâu
Tải mẫu mới nhất trên trang Cục Xuất nhập cảnh, hoặc lấy trực tiếp tại quầy Cục. Ngoài ra app IIKANZI VISA điền sẵn giúp bạn rồi xuất ra PDF để in.
Xin thế nào
- Cách 1: tải mẫu trắng trên trang Cục rồi tự điền tay
- Cách 2: dùng app IIKANZI VISA — trả lời từng bước, app tự điền vào đúng ô rồi xuất PDF
- In ra, ký tên, dán ảnh, nộp kèm các giấy tờ khác
Chi phí & thời gian
Bản thân tờ khai miễn phí. Khi hồ sơ ĐƯỢC DUYỆT mới phải nộp phí bằng tem 収入印紙 — mức phí xem thông báo hiện hành của Cục.
Lưu ý
Tờ khai khác nhau theo từng loại thủ tục — nộp nhầm mẫu là bị trả về, mất lượt đi lại. Hãy đối chiếu đúng tên tờ khai ghi ở trên trước khi in.
Tình huống của bạnVì sao hồ sơ 介護 ngắn: Cục chỉ chia nhóm công ty (カテゴリー1〜4) cho tư cách 技術・人文知識・国際業務 và vài tư cách khác. Với 介護, danh mục giấy của Cục chỉ có 5 mục…Xem chi tiếtLà giấy gì
Vì sao hồ sơ 介護 ngắn: Cục chỉ chia nhóm công ty (カテゴリー1〜4) cho tư cách 技術・人文知識・国際業務 và vài tư cách khác. Với 介護, danh mục giấy của Cục chỉ có 5 mục, cộng 2 mục nữa nếu đây là lần gia hạn ĐẦU TIÊN sau khi bạn chuyển việc.
Giấy phải có gì
- ① 在留期間更新許可申請書 — app điền hộ ở trạm cuối
- ② Ảnh 4cm × 3cm (chụp trong 6 tháng gần đây)
- ③ Hộ chiếu + thẻ cư trú — chỉ XUẤT TRÌNH, không nộp
- ④ 所属機関の代表者に関する申告書 — cơ sở nơi bạn làm điền theo mẫu của Cục
- ⑤ 住民税の課税（hoặc 非課税）証明書 và 納税証明書 — 1 năm, có ghi cả tổng thu nhập lẫn tình trạng đã đóng thuế (một tờ ghi đủ cả hai thì 1 tờ là được)
- ⑥ CHỈ khi vừa chuyển việc: 労働条件通知書 (giấy công ty phát khi vào làm)
- ⑦ CHỈ khi phái cử: giấy cho thấy bạn làm gì ở cơ sở ĐẾN làm (派遣先)
Lưu ý
KHÔNG cần nộp 介護福祉士登録証 khi gia hạn (chỉ cần lúc xin COE hoặc đổi sang tư cách 介護). Cũng KHÔNG cần bằng cấp, giấy chứng nhận việc làm, báo cáo tài chính hay giới thiệu công ty như hồ sơ Kỹ sư.
Ảnh 3×4cmẢnh chân dung dán vào tờ khai đơn xin (COE dán ở trang người xin). Cục dùng để nhận diện.Xem chi tiếtLà giấy gì
Ảnh chân dung dán vào tờ khai đơn xin (COE dán ở trang người xin). Cục dùng để nhận diện.
Giấy phải có gì
- Kích thước 3×4 cm (rộng × cao)
- Nền TRẮNG trơn, không hoa văn
- Chụp trong vòng 3 tháng gần nhất
- Nhìn thẳng, không đội mũ, không kính râm, rõ mặt
Xin ở đâu
Máy chụp ảnh thẻ tự động (shoumei-shashinki) ở ga tàu / konbini, hoặc tiệm ảnh (shashin-ya).
Xin thế nào
- Tìm máy ảnh thẻ (shoumei-shashin) hoặc ra tiệm ảnh
- Chọn cỡ 3×4cm (loại dùng cho visa / sơ yếu lý lịch)
- In ra hoặc lưu ảnh; app sẽ chèn vào đơn
Chi phí & thời gian
Máy tự động ~800–1000 yên.
Lưu ý
Có thể dùng app chụp nền trắng, nhưng ảnh phải rõ và đúng tỉ lệ 3×4.
Hộ chiếuHộ chiếu để xác minh nhân thân. Khi nộp trực tiếp ở Cục cần MANG BẢN GỐC để xuất trình.Xem chi tiếtLà giấy gì
Hộ chiếu để xác minh nhân thân. Khi nộp trực tiếp ở Cục cần MANG BẢN GỐC để xuất trình.
Giấy phải có gì
- Còn hạn
- Chụp/nhập trang thông tin cá nhân (trang có ảnh)
Xin ở đâu
Bạn đang giữ. Nếu hết hạn: xin cấp lại tại Đại sứ quán/Lãnh sự Việt Nam ở Nhật.
Xin thế nào
- Chụp rõ trang thông tin (ảnh + số hộ chiếu)
- Mang bản gốc khi đi nộp Cục
Lưu ý
App lưu ảnh trên máy bạn, không gửi lên mạng.
Thẻ cư trúThẻ cư trú hiện tại. Cần chụp/nhập để lấy số thẻ, tư cách lưu trú, thời hạn.Xem chi tiếtLà giấy gì
Thẻ cư trú hiện tại. Cần chụp/nhập để lấy số thẻ, tư cách lưu trú, thời hạn.
Giấy phải có gì
- Chụp CẢ 2 MẶT
- Mặt sau có phần địa chỉ + ghi chú gia hạn
Xin ở đâu
Bạn đang giữ (luật bắt buộc mang theo người).
Xin thế nào
- Chụp mặt trước (ảnh + số thẻ + tư cách + hạn)
- Chụp mặt sau (địa chỉ + ghi chú)
Lưu ý
Mang bản gốc khi đi nộp Cục.
Tờ khai về người đại diện công tyCục siết quản lý công ty nhỏ: phải biết RÕ ai là người đại diện — họ tên, ngày sinh, địa chỉ, có tiền án tiền sự hay từng bị xử phạt về lao động/nhập…Xem chi tiếtLà giấy gì
Cục siết quản lý công ty nhỏ: phải biết RÕ ai là người đại diện — họ tên, ngày sinh, địa chỉ, có tiền án tiền sự hay từng bị xử phạt về lao động/nhập cư không. Không nộp là hồ sơ thiếu.
Giấy phải có gì
- Đúng 参考様式 của Cục (tải ở link trên)
- Công ty điền, người đại diện ký + đóng dấu công ty
- Ngày ký nên gần ngày nộp hồ sơ
Xin ở đâu
Phòng nhân sự / tổng vụ của công ty. Bạn tải mẫu đưa cho họ là nhanh nhất.
Giấy thu nhập — bản mới nhấtGiấy chứng nhận THU NHẬP cả năm + mức thuế thị dân (課税証明書) — anh em quen gọi là “giấy báo thuế”. Đây là bản MỚI NHẤT thành phố cấp được: Reiwa 8…Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy chứng nhận THU NHẬP cả năm + mức thuế thị dân (課税証明書) — anh em quen gọi là “giấy báo thuế”. Đây là bản MỚI NHẤT thành phố cấp được: Reiwa 8 nendo · thu nhập năm 2025. Cục nhìn tờ này để biết thu nhập GẦN NHẤT của người nuôi.
Giấy phải có gì
- Reiwa 8 nendo · thu nhập năm 2025 — ghi thu nhập cả năm 2025 và mức thuế thị dân.
- Xin được nếu bạn có 住民票 vào ngày 1/1/2026. Chưa ở Nhật ngày đó thì thành phố KHÔNG cấp — xem trạm 🧭 đầu lộ trình.
- Thu nhập thấp / không có thu nhập vẫn xin được, chỉ là ra bản 非課税証明書 (miễn thuế) — vẫn hợp lệ, Cục nhận.
Xin ở đâu
Uỷ ban thành phố (shiyakusho) nơi bạn ĐĂNG KÝ CƯ TRÚ vào ngày 1/1/2026. Ngày đó ở thành phố nào thì xin ở thành phố ĐÓ — đã chuyển nhà thì phải quay lại thành phố cũ hoặc xin qua bưu điện.
Xin thế nào
- Mang thẻ cư trú (hoặc thẻ My Number) ra uỷ ban thành phố
- Nói rõ TỪNG niên độ cần lấy — nhân viên hỏi năm nào thì đọc đúng 令和 ghi ở trên
- Có thẻ My Number: lấy được ở máy kiosk trong konbini, rẻ hơn
Chi phí & thời gian
Khoảng 300 yên/tờ, lấy ngay trong ngày. Xin một lần cả 3 tờ (2 tờ giấy thu nhập + 1 tờ giấy nộp thuế) cho khỏi đi lại nhiều lần.
Lưu ý
Bản này phát hành từ khoảng giữa tháng 5 (ai bị trừ thuế qua lương) hoặc đầu tháng 6 (ai tự đi nộp). Trước mốc đó thành phố mới chỉ có bản cũ hơn — Cục biết chuyện này nên không sao.
- Giấy nộp thuế — bản mới nhấtGiấy chứng nhận đã NỘP thuế thị dân, không nợ (納税証明書). Bản dùng là Reiwa 8 nendo · thu nhập năm 2025 — CÙNG niên độ với giấy thu nhập mới nhất ở trạm…Xem chi tiết
Là giấy gì
Giấy chứng nhận đã NỘP thuế thị dân, không nợ (納税証明書). Bản dùng là Reiwa 8 nendo · thu nhập năm 2025 — CÙNG niên độ với giấy thu nhập mới nhất ở trạm ngay trên.
Giấy phải có gì
- Bản dùng bây giờ: Reiwa 8 nendo · thu nhập năm 2025. Xin được nếu bạn có 住民票 ngày 1/1/2026.
- Thuế thị dân 年度 này nộp RẢI: ai bị trừ lương thì trừ từ tháng 6 tới tháng 5 năm sau; ai tự nộp thì 4 kỳ (6·8·10 và tháng 1 năm sau). Vậy giấy ghi CÒN SỐ CHƯA NỘP là BÌNH THƯỜNG — vẫn xin được và vẫn nộp cho Cục được.
- Điều DUY NHẤT phải tránh là khoản QUÁ HẠN (滞納) — tức tới kỳ mà chưa đóng. Cứ đóng đúng hạn từng kỳ là giấy sạch.
- Văn bản của Cục nêu niên độ “đã qua hết kỳ nộp” (Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024) — tờ đó nằm ở trạm phía dưới, xin thêm cho chắc.
Xin ở đâu
Uỷ ban thành phố (shiyakusho) nơi bạn ĐĂNG KÝ CƯ TRÚ vào ngày 1/1/2026. Ngày đó ở thành phố nào thì xin ở thành phố ĐÓ — đã chuyển nhà thì phải quay lại thành phố cũ hoặc xin qua bưu điện.
Xin thế nào
- Mang thẻ cư trú (hoặc thẻ My Number) ra uỷ ban thành phố
- Nói rõ TỪNG niên độ cần lấy — nhân viên hỏi năm nào thì đọc đúng 令和 ghi ở trên
- Có thẻ My Number: lấy được ở máy kiosk trong konbini, rẻ hơn
Chi phí & thời gian
Khoảng 300 yên/tờ, lấy ngay trong ngày. Xin một lần cả 3 tờ (2 tờ giấy thu nhập + 1 tờ giấy nộp thuế) cho khỏi đi lại nhiều lần.
Lưu ý
Đang NỢ thuế QUÁ HẠN thì xin bản “sạch” không ra — phải đi đóng bù trước rồi mới xin. Nợ thuế là điểm Cục xét rất nặng (素行不良). Chuyển sang kiểu trừ lương (特別徴収) là cách chắc chắn nhất để giấy luôn ghi “không nợ quá hạn”.
Bảng lương 3 tháng gần nhấtBảng lương (給与明細, kyuuyo-meisai) 3 THÁNG gần nhất của NGƯỜI BẢO LÃNH (bạn) — chứng minh thu nhập ĐANG có. Đặc biệt cần khi bạn MỚI SANG / mới đi làm…Xem chi tiếtLà giấy gì
Bảng lương (給与明細, kyuuyo-meisai) 3 THÁNG gần nhất của NGƯỜI BẢO LÃNH (bạn) — chứng minh thu nhập ĐANG có. Đặc biệt cần khi bạn MỚI SANG / mới đi làm, chưa đủ 1 năm thu nhập nên CHƯA có giấy chứng nhận thu nhập & đóng thuế (課税/納税証明書).
Giấy phải có gì
- 3 tháng LIÊN TIẾP, gần nhất (mỗi tháng 1 ảnh)
- Rõ họ tên người nhận + tháng lương + tổng thực nhận (支給額)
- Bản công ty phát (giấy hoặc in từ hệ thống lương)
Xin ở đâu
Phòng nhân sự / kế toán công ty, hoặc tự in từ hệ thống lương (給与明細 Web) của công ty.
Xin thế nào
- Xin hoặc in 3 bảng lương của 3 tháng gần nhất
- Chụp rõ từng tờ — mỗi tháng 1 ảnh (3 ô)
Chi phí & thời gian
Miễn phí (công ty phát).
Lưu ý
Người mới sang Nhật đi làm CHƯA đủ 1 năm: chưa có 課税/納税証明書 → nộp bảng lương 3 tháng để THAY chứng minh thu nhập. Người đã có đủ giấy thuế thì đây là giấy bổ trợ cho chắc.
Tờ lý do chưa có giấy thuếLá thư giải thích VÌ SAO bạn không nộp được giấy thu nhập và giấy nộp thuế, kèm lời hứa nộp bổ sung khi có. Không có tờ này thì hồ sơ trông như thiếu…Xem chi tiếtLà giấy gì
Lá thư giải thích VÌ SAO bạn không nộp được giấy thu nhập và giấy nộp thuế, kèm lời hứa nộp bổ sung khi có. Không có tờ này thì hồ sơ trông như thiếu giấy; có tờ này thì Cục hiểu đây là trường hợp đã được lường trước.
Giấy phải có gì
- Bố cục thư hành chính Nhật: ngày (góc phải) → tên Cục + 殿 → họ tên/quốc tịch/ngày sinh/địa chỉ người viết (góc phải) → tiêu đề 理由書 → mở bài → 記 + các mục đánh số → 以上.
- Nội dung app viết sẵn: ngày sang Nhật và ngày đăng ký cư trú · giải thích luật 賦課期日 1/1 nên chưa bị đánh thuế · nêu giấy thay thế (bảng lương 3 tháng, kèm 在職証明書 nếu lộ trình của bạn có xin tờ đó) · hứa nộp bổ sung khi có.
- ĐỌC LẠI trước khi in. Đây là bản nháp dựng theo trường hợp phổ biến — hoàn cảnh của bạn có chi tiết riêng thì sửa lại cho đúng sự thật. Nội dung sai sự thật là bạn chịu, không phải app.
- In ra rồi KÝ TÊN bằng tay vào cạnh họ tên. Thư gửi Cục nên viết bằng tiếng Nhật — app đã lo phần bố cục và câu chữ nền.
- Đối chiếu trước khi in: ngày sang Nhật lấy trên dấu nhập cảnh ở hộ chiếu, ngày đăng ký cư trú lấy MẶT SAU thẻ cư trú (住居地記載日).
Xin ở đâu
Bạn tự làm — bấm nút “Tải tờ lý do (PDF)” ngay trong trạm này.
Xin thế nào
- Điền 4 ô ở trên
- Bấm “Tải tờ lý do (PDF)”
- In ra khổ A4, ký tên bằng bút
- Kẹp vào bộ hồ sơ, để ngay sau bảng lương
Chi phí & thời gian
Miễn phí — chỉ tốn 1 tờ giấy in.
Lưu ý
Nhờ văn phòng luật sư nộp thay thì văn phòng thường tự viết tờ này — bạn cứ tải bản của app đưa họ tham khảo, đỡ phải kể lại từ đầu.
Giấy điều kiện lao độngMục ⑥ trong danh mục của Cục: giấy theo Luật tiêu chuẩn lao động điều 15 khoản 1 — cơ sở BẮT BUỘC phải phát cho bạn khi ký, nên bạn chắc chắn có…Xem chi tiếtLà giấy gì
Mục ⑥ trong danh mục của Cục: giấy theo Luật tiêu chuẩn lao động điều 15 khoản 1 — cơ sở BẮT BUỘC phải phát cho bạn khi ký, nên bạn chắc chắn có quyền xin lại.
Giấy phải có gì
- Ghi rõ nội dung công việc (介護業務)
- Ghi nơi làm việc, giờ làm, ngày nghỉ
- Ghi mức lương
- Có tên cơ sở + ngày phát
Xin ở đâu
Phòng nhân sự của cơ sở nơi bạn làm.
Xin thế nào
- Xin bản sao 労働条件通知書 hoặc hợp đồng
- Nói rõ dùng để gia hạn tư cách lưu trú
Lưu ý
KHÔNG chuyển việc thì bỏ qua — trạm này tự ẩn khi bạn chọn “Không chuyển việc” ở trạm 🧭.
Báo cáo với Cục về hợp đồngĐây không phải xin phép — chỉ là BÁO CÁO, miễn phí, không cần ảnh thẻ, làm rất nhanh. Nhưng đây là nghĩa vụ của người có tư cách lưu trú, và Cục sẽ…Xem chi tiếtLà giấy gì
Đây không phải xin phép — chỉ là BÁO CÁO, miễn phí, không cần ảnh thẻ, làm rất nhanh. Nhưng đây là nghĩa vụ của người có tư cách lưu trú, và Cục sẽ đối chiếu ngày trên giấy nghỉ việc / hợp đồng mới với ngày bạn đã báo — nên cứ báo cho gọn hồ sơ.
Giấy phải có gì
- Người mang tư cách 技術・人文知識・国際業務 (và 研究 · 介護 · 技能 · 特定技能 · 高度専門職…) — tức là bạn.
- Nghỉ công ty cũ → 1 lần báo 「契約の終了」, trong 14 ngày kể từ ngày nghỉ.
- Vào công ty mới → 1 lần báo 「新たな契約の締結」, trong 14 ngày kể từ ngày vào.
- Chưa báo lần nào mà đã đi làm chỗ mới → báo GỘP cả hai trong 1 lần, ghi đúng ngày thực tế (muộn còn hơn không báo).
- Công ty đổi tên / chuyển địa chỉ / giải thể cũng phải báo — cùng tờ này.
Xin ở đâu
① Online: hệ thống báo cáo điện tử của Cục — nhanh nhất, 24/7, xem lại được lịch sử đã báo. ② Bưu điện: gửi về 〒160-0004 東京都新宿区四谷1-6-1 四谷タワー14F · 東京出入国在留管理局 届出受付担当 (nhận cho CẢ NƯỚC), ngoài bì ghi 「届出書在中」 — nên gửi loại có mã theo dõi. ③ Trực tiếp: quầy của Cục nơi bạn đang ở.
Xin thế nào
- Chuẩn bị: thẻ cư trú, tên + địa chỉ công ty cũ và công ty mới, ngày nghỉ và ngày vào làm
- Báo online: đăng ký tài khoản 1 lần (cần địa chỉ email), sau đó chọn 「契約機関に関する届出」
- Báo bưu điện: tải mẫu tờ 届出 ở trang hướng dẫn của Cục, điền + kèm bản sao 2 mặt thẻ cư trú
- Báo xong: chụp màn hình xác nhận (hoặc giữ bản sao tờ đã gửi) rồi tải lên trạm này
Chi phí & thời gian
Miễn phí.
Lưu ý
Chưa báo? Mở thẻ 📮 “Báo cáo liên quan” ở màn hình chính — trong đó có đủ: chọn loại · mẫu tờ của Cục & cách điền · viết phong bì · mua tem ở bưu điện · chụp ảnh xác nhận. Báo xong quay lại đây tích 2 ô — báo muộn vẫn tốt hơn không báo.
Thông tin cho tờ khaiCác ô còn lại của đơn cần bạn tự điền: địa chỉ hiện tại, số điện thoại, thời gian/kế hoạch dự định, cách chi trả chi phí (shiben-houhou)…Xem chi tiếtLà giấy gì
Các ô còn lại của đơn cần bạn tự điền: địa chỉ hiện tại, số điện thoại, thời gian/kế hoạch dự định, cách chi trả chi phí (shiben-houhou)…
Giấy phải có gì
- Điền đúng như giấy tờ (địa chỉ theo giấy cư trú juuminhyo)
- Số điện thoại phải liên lạc được
Xin thế nào
- App sẽ hỏi từng ô đơn giản (bản sau)
- Kiểm tra khớp với các giấy đã nộp
Lưu ý
Thông tin lệch nhau giữa các giấy dễ bị Cục hỏi thêm / kéo dài xét duyệt.