Trang này liệt kê đầy đủ 18 loại giấy tờ cần chuẩn bị cho thủ tục “Gia hạn Tokutei Ginou 1 (特定技能1号)”. Bấm vào từng loại để xem giấy đó là gì, xin ở đâu, xin thế nào và mất bao nhiêu tiền.
Tờ khai xin gia hạn thời gian lưu trúĐây là ĐƠN CHÍNH của bộ hồ sơ — Tờ khai xin gia hạn thời gian lưu trú (在留期間更新許可申請書) do Cục Xuất nhập cảnh phát hành. Mọi giấy tờ khác chỉ là tài liệu…Xem chi tiếtLà giấy gì
Đây là ĐƠN CHÍNH của bộ hồ sơ — Tờ khai xin gia hạn thời gian lưu trú (在留期間更新許可申請書) do Cục Xuất nhập cảnh phát hành. Mọi giấy tờ khác chỉ là tài liệu đính kèm cho tờ này; thiếu nó thì hồ sơ không nộp được.
Giấy phải có gì
- Dùng đúng mẫu MỚI NHẤT của Cục — mẫu cũ có thể bị trả lại
- Điền bằng tiếng Nhật, chữ rõ, không tẩy xoá
- Dán ảnh và ký tên đúng ô quy định
- Một số thủ tục có phần dành cho CÔNG TY/người bảo lãnh điền — phần đó nhờ công ty làm
Xin ở đâu
Tải mẫu mới nhất trên trang Cục Xuất nhập cảnh, hoặc lấy trực tiếp tại quầy Cục. Ngoài ra app IIKANZI VISA điền sẵn giúp bạn rồi xuất ra PDF để in.
Xin thế nào
- Cách 1: tải mẫu trắng trên trang Cục rồi tự điền tay
- Cách 2: dùng app IIKANZI VISA — trả lời từng bước, app tự điền vào đúng ô rồi xuất PDF
- In ra, ký tên, dán ảnh, nộp kèm các giấy tờ khác
Chi phí & thời gian
Bản thân tờ khai miễn phí. Khi hồ sơ ĐƯỢC DUYỆT mới phải nộp phí bằng tem 収入印紙 — mức phí xem thông báo hiện hành của Cục.
Lưu ý
Tờ khai khác nhau theo từng loại thủ tục — nộp nhầm mẫu là bị trả về, mất lượt đi lại. Hãy đối chiếu đúng tên tờ khai ghi ở trên trước khi in.
Ảnh 4×3cmẢnh chân dung dán vào tờ khai đơn xin (COE dán ở trang người xin). Cục dùng để nhận diện.Xem chi tiếtLà giấy gì
Ảnh chân dung dán vào tờ khai đơn xin (COE dán ở trang người xin). Cục dùng để nhận diện.
Giấy phải có gì
- Kích thước 4×3 cm (cao × rộng)
- Nền TRẮNG trơn, không hoa văn
- Chụp trong vòng 3 tháng gần nhất
- Nhìn thẳng, không đội mũ, không kính râm, rõ mặt
Xin ở đâu
Máy chụp ảnh thẻ tự động (shoumei-shashinki) ở ga tàu / konbini, hoặc tiệm ảnh (shashin-ya).
Xin thế nào
- Tìm máy ảnh thẻ (shoumei-shashin) hoặc ra tiệm ảnh
- Chọn cỡ 4×3cm (loại dùng cho visa / sơ yếu lý lịch)
- In ra hoặc lưu ảnh; app sẽ chèn vào đơn
Chi phí & thời gian
Máy tự động ~800–1000 yên.
Lưu ý
Có thể dùng app chụp nền trắng, nhưng ảnh phải rõ và đúng tỉ lệ 4×3.
Hộ chiếuHộ chiếu để xác minh nhân thân. Khi nộp trực tiếp ở Cục cần MANG BẢN GỐC để xuất trình.Xem chi tiếtLà giấy gì
Hộ chiếu để xác minh nhân thân. Khi nộp trực tiếp ở Cục cần MANG BẢN GỐC để xuất trình.
Giấy phải có gì
- Còn hạn
- Chụp/nhập trang thông tin cá nhân (trang có ảnh)
Xin ở đâu
Bạn đang giữ. Nếu hết hạn: xin cấp lại tại Đại sứ quán/Lãnh sự Việt Nam ở Nhật.
Xin thế nào
- Chụp rõ trang thông tin (ảnh + số hộ chiếu)
- Mang bản gốc khi đi nộp Cục
Lưu ý
App lưu ảnh trên máy bạn, không gửi lên mạng.
Thẻ cư trúThẻ cư trú hiện tại. Cần chụp/nhập để lấy số thẻ, tư cách lưu trú, thời hạn.Xem chi tiếtLà giấy gì
Thẻ cư trú hiện tại. Cần chụp/nhập để lấy số thẻ, tư cách lưu trú, thời hạn.
Giấy phải có gì
- Chụp CẢ 2 MẶT
- Mặt sau có phần địa chỉ + ghi chú gia hạn
Xin ở đâu
Bạn đang giữ (luật bắt buộc mang theo người).
Xin thế nào
- Chụp mặt trước (ảnh + số thẻ + tư cách + hạn)
- Chụp mặt sau (địa chỉ + ghi chú)
Lưu ý
Mang bản gốc khi đi nộp Cục.
Hợp đồng lao độngHợp đồng đặc định đang có hiệu lực cùng bảng điều kiện làm việc — chứng minh bạn vẫn đang làm đúng công việc và mức lương đã đăng ký với Cục.Xem chi tiếtLà giấy gì
Hợp đồng đặc định đang có hiệu lực cùng bảng điều kiện làm việc — chứng minh bạn vẫn đang làm đúng công việc và mức lương đã đăng ký với Cục.
Giấy phải có gì
- 特定技能雇用契約書 — 参考様式第1-5号
- 雇用条件書 — 参考様式第1-6号 (kèm 賃金の支払 1-6別紙)
- Có chữ ký của CHÍNH BẠN
- Viết bằng thứ tiếng bạn hiểu (bản song ngữ)
Xin ở đâu
Công ty tiếp nhận hoặc nghiệp đoàn / công ty hỗ trợ (登録支援機関).
Xin thế nào
- Nhắn công ty: 「特定技能雇用契約書と雇用条件書の写しをください。」
- Chụp đủ mọi trang, thấy rõ chữ ký và con dấu
- Đối chiếu tên công ty trên hợp đồng với ô nhập bên dưới — phải chép Y HỆT
Lưu ý
Lương phải TƯƠNG ĐƯƠNG người Nhật cùng vị trí — Cục soi rất kỹ điểm này với Tokutei.
Chứng chỉ nghềMột trong 2 điều kiện gốc của 特定技能1号 (cùng với tiếng Nhật). Kỳ thi do tổ chức thi của ngành tổ chức, thi được cả ở Nhật và ở Việt Nam.Xem chi tiếtLà giấy gì
Một trong 2 điều kiện gốc của 特定技能1号 (cùng với tiếng Nhật). Kỳ thi do tổ chức thi của ngành tổ chức, thi được cả ở Nhật và ở Việt Nam.
Giấy phải có gì
- Chứng nhận đỗ kỳ thi kỹ năng của ngành mình
- Hoặc: giấy chứng nhận hoàn thành tốt 技能実習2号 (được miễn thi)
- Đúng ngành nghề ghi trên hợp đồng
Xin ở đâu
Tổ chức thi của ngành cấp (vd ngành chế tạo: 経済産業省 uỷ thác). Mất bản gốc thì xin cấp lại ở tổ chức thi.
Xin thế nào
- Chụp/scan bản gốc, để phẳng, đủ 4 góc
- Kiểm tên trên chứng chỉ khớp hộ chiếu
- Chưa thi thì hỏi công ty lịch thi kỳ gần nhất
Lưu ý
Chuyển sang NGÀNH KHÁC thì chứng chỉ cũ không dùng được — phải thi kỳ thi của ngành mới.
- Tiếng NhậtChứng minh bạn đủ tiếng Nhật để sinh hoạt và làm việc. JFT-Basic thi trên máy tính, tổ chức nhiều đợt trong năm ở cả Việt Nam và Nhật; JLPT chỉ 2…Xem chi tiết
Là giấy gì
Chứng minh bạn đủ tiếng Nhật để sinh hoạt và làm việc. JFT-Basic thi trên máy tính, tổ chức nhiều đợt trong năm ở cả Việt Nam và Nhật; JLPT chỉ 2 kỳ/năm nên phần lớn chọn JFT-Basic.
Giấy phải có gì
- JFT-Basic: đạt mức A2 (合格)
- hoặc JLPT N4 / N3 / N2 / N1
- hoặc giấy hoàn thành tốt 技能実習2号 (được miễn)
- Tên trên chứng chỉ khớp hộ chiếu
Xin ở đâu
JFT-Basic: Japan Foundation (jfstandard.jp). JLPT: jlpt.jp. Mất chứng chỉ thì xin cấp lại ở đơn vị tổ chức thi.
Xin thế nào
- Chụp/scan chứng chỉ hoặc phiếu báo điểm bản gốc
- Chưa thi → đăng ký JFT-Basic (thi CBT, nhiều đợt)
- Từng là thực tập sinh → xin giấy 修了証明書 ở nghiệp đoàn cũ
Lưu ý
Miễn thi nhờ 技能実習2号 chỉ áp dụng khi ngành nghề thực tập KHỚP với ngành đặc định định làm — lệch ngành là phải thi lại cả 2.
Từng đóng chậm?Nợ hoặc đóng chậm thuế / lương hưu / bảo hiểm là lý do TRƯỢT phổ biến nhất của hồ sơ Tokutei. Nếu có, Cục KHÔNG tự động từ chối — nhưng bạn phải nộp…Xem chi tiếtLà giấy gì
Nợ hoặc đóng chậm thuế / lương hưu / bảo hiểm là lý do TRƯỢT phổ biến nhất của hồ sơ Tokutei. Nếu có, Cục KHÔNG tự động từ chối — nhưng bạn phải nộp giấy giải trình nói rõ vì sao chậm và đã đóng bù xong chưa.
Giấy phải có gì
- Không chắc → xin bản ghi ở văn phòng lương hưu (被保険者記録照会回答票) là thấy hết
- Đóng bù được tối đa 2 năm về trước — đóng bù XONG rồi hãy nộp hồ sơ
- Không chắc thì chọn “Không chắc”, app cho chuẩn bị giấy giải trình
Giấy thu nhậpGiấy chứng nhận THU NHẬP cả năm + mức thuế thị dân (課税証明書) — anh em quen gọi là “giấy báo thuế”. Bản dùng hiện nay là Reiwa 7 nendo · thu nhập năm…Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy chứng nhận THU NHẬP cả năm + mức thuế thị dân (課税証明書) — anh em quen gọi là “giấy báo thuế”. Bản dùng hiện nay là Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024.
Giấy phải có gì
- Ghi tổng thu nhập cả năm + mức thuế thị dân
- Xin ĐÚNG bản Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024
Xin ở đâu
Xin ở ỦY BAN THÀNH PHỐ (shiyakusho) nơi bạn ĐĂNG KÝ CƯ TRÚ ngày 1/1/2025. Nếu ngày đó bạn ở thành phố khác thì phải xin ở thành phố cũ đó.
Xin thế nào
- Mang thẻ cư trú (hoặc thẻ My Number) ra ủy ban thành phố
- Xin bản Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024
- Có thẻ My Number: lấy được ở máy (kiosk) tại konbini
Chi phí & thời gian
Khoảng 300 yên/tờ. Lấy ngay trong ngày.
Lưu ý
Vì sao KHÔNG lấy năm mới hơn (thu nhập 2025): thuế thị dân của năm đó nộp theo nhiều kỳ, tới khoảng đầu năm 2027 mới đóng XONG — chưa xong thì giấy nộp thuế không “sạch”. Nên hiện lấy đồng bộ cả 3 giấy theo thu nhập năm 2024.
- Giấy nộp thuếGiấy chứng nhận đã NỘP ĐỦ thuế thị dân, không còn nợ (納税証明書) — “giấy nộp thuế”. Xin cùng Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024 với giấy báo thuế.Xem chi tiết
Là giấy gì
Giấy chứng nhận đã NỘP ĐỦ thuế thị dân, không còn nợ (納税証明書) — “giấy nộp thuế”. Xin cùng Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024 với giấy báo thuế.
Giấy phải có gì
- Xác nhận đã nộp đủ thuế thị dân, không nợ
- Cùng năm với giấy báo thuế (Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024)
Xin ở đâu
Cùng nơi với giấy báo thuế: ủy ban thành phố nơi bạn cư trú ngày 1/1/2025.
Xin thế nào
- Xin cùng lúc khi lấy giấy báo thuế
- Nói rõ cần bản “đã nộp đủ, không nợ”
Chi phí & thời gian
Khoảng 300 yên/tờ. Lấy ngay trong ngày.
Lưu ý
Đang nợ / chưa đóng xong thì không xin được bản “sạch” — đó là lý do lấy theo năm thu nhập đã đóng thuế xong.
- Thuế quốc giaĐây là giấy của SỞ THUẾ (税務署) về thuế QUỐC GIA — khác hẳn 2 giấy thuế thị dân xin ở uỷ ban thành phố (納税証明書 = đã nộp · 課税証明書 = mức thu nhập). Trong…Xem chi tiết
Là giấy gì
Đây là giấy của SỞ THUẾ (税務署) về thuế QUỐC GIA — khác hẳn 2 giấy thuế thị dân xin ở uỷ ban thành phố (納税証明書 = đã nộp · 課税証明書 = mức thu nhập). Trong bảng của Cục, giấy này nằm ở BẢNG 2 (giấy của công ty tiếp nhận, sắc thuế còn có cả 法人税 thuế doanh nghiệp) chứ không phải bảng 1 của người xin. Bảng 1 chỉ nhắc nó trong một ghi chú ※ dưới mục 源泉徴収票.
Giấy phải có gì
- Chỉ cần khi: nhiều 源泉徴収票 trong 1 năm + nơi cuối KHÔNG làm 年末調整
- Phải đi 確定申告 trước rồi mới xin được
- Loại “その3” (bản xác nhận KHÔNG nợ), trong 3 tháng gần nhất
- Trường hợp đang được giãn/hoãn nộp thuế thì Cục còn đòi thêm bản “その1”
Xin ở đâu
Sở thuế (税務署) quản lý nơi bạn ở — mang thẻ cư trú + My Number.
Xin thế nào
- Trước hết xem tờ 源泉徴収票: năm đó bạn có mấy tờ?
- Chỉ 1 tờ → không cần giấy này, bỏ qua trạm
- Nhiều tờ + nơi cuối không 年末調整 → đi 確定申告 rồi ra 税務署 nói: “納税証明書のその3をお願いします。”
- Cũng xin được qua bưu điện hoặc e-Tax
Lưu ý
Nếu có nộp thì phải là bản KHÔNG nợ. Đang nợ thuế quốc gia → đóng xong rồi mới xin; giấy ghi còn nợ gần như chắc chắn bị từ chối.
Giấy khấu trừ thuếGiấy khấu trừ thuế cuối năm do công ty phát (源泉徴収票, gensen) — chứng minh thu nhập cả năm. Bản khớp bộ thuế hiện nay là Reiwa 6 · thu nhập năm 2024.Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy khấu trừ thuế cuối năm do công ty phát (源泉徴収票, gensen) — chứng minh thu nhập cả năm. Bản khớp bộ thuế hiện nay là Reiwa 6 · thu nhập năm 2024.
Giấy phải có gì
- Bản gensen Reiwa 6 · thu nhập năm 2024
- Hoặc bảng lương (kyuuyo-meisai) vài tháng gần nhất
Xin ở đâu
Phòng nhân sự / kế toán công ty bạn.
Xin thế nào
- Giấy khấu trừ: công ty phát cuối năm; mất thì xin cấp lại
- Bảng lương: lấy bản giấy hoặc in từ hệ thống lương công ty
Lưu ý
Nếu đổi công ty giữa năm, xin giấy khấu trừ thuế của CẢ công ty cũ. ⏱️ NGƯỜI MỚI SANG ĐÃ CÓ GIẤY NÀY CHƯA? Gensen do công ty phát sau 年末調整 (chốt thuế cuối năm), khoảng tháng 12 / đầu năm sau. ➊ Đã đi làm qua ít nhất 1 kỳ chốt năm (năm 2025 trở về trước): CÓ gensen (令和7年分, thu nhập 2025). ➋ Mới nhập cảnh / mới đi làm trong năm nay: CHƯA có gensen vì chưa qua kỳ chốt năm → bản đầu tiên ra khoảng tháng 12/2026 – đầu 2027; trong lúc chờ nộp BẢNG LƯƠNG 3 THÁNG gần nhất để thay chứng minh thu nhập.
- Ai đóng bảo hiểm?Bảng “提出書類一覧表” của Cục ghi rõ: giấy bảo hiểm y tế và lương hưu chỉ phải nộp KHI người xin đang tham gia 国民健康保険 / 国民年金. Người đi làm công ty có 社会保険…Xem chi tiết
Là giấy gì
Bảng “提出書類一覧表” của Cục ghi rõ: giấy bảo hiểm y tế và lương hưu chỉ phải nộp KHI người xin đang tham gia 国民健康保険 / 国民年金. Người đi làm công ty có 社会保険 thì Cục tự tra được, khỏi nộp. Câu hỏi này để app hiện đúng phần bạn cần.
Giấy phải có gì
- Xem bảng lương: có dòng trừ 健康保険 + 厚生年金 → công ty đóng
- Cầm thẻ ghi 国民健康保険 và tự ra thành phố nộp tiền → tự đóng
- Mới sang / vừa nghỉ việc mấy tháng rồi vào công ty → chọn “Cả hai”
Lưu ý
Chọn “Cả hai” nếu không chắc — app sẽ cho chuẩn bị giấy cho khoảng thời gian tự đóng. Thừa giấy không sao, thiếu giấy mới bị Cục hỏi thêm.
Giấy 国民年金Cục kiểm tra bạn có đóng lương hưu đầy đủ trong thời gian tự đóng hay không — đây là lý do TRƯỢT phổ biến nhất của hồ sơ Tokutei. Rất nhiều bạn thời…Xem chi tiếtLà giấy gì
Cục kiểm tra bạn có đóng lương hưu đầy đủ trong thời gian tự đóng hay không — đây là lý do TRƯỢT phổ biến nhất của hồ sơ Tokutei. Rất nhiều bạn thời thực tập sinh hoặc lúc nghỉ việc giữa chừng đã bỏ đóng 国民年金 mà không biết.
Giấy phải có gì
- ① 被保険者記録照会回答票 (bản ghi toàn bộ quá trình)
- ② 被保険者記録照会（納付Ⅱ） HOẶC biên lai 24 tháng gần nhất
- Bôi đen (masking) 基礎年金番号
- Đã nộp trong 1 năm qua và không có gì đổi → được phép bỏ
Xin ở đâu
Văn phòng lương hưu (年金事務所) nơi bạn ở.
Xin thế nào
- Tới 年金事務所 nói: “被保険者記録照会回答票と納付Ⅱをお願いします。”
- Mang thẻ cư trú + My Number (+ sổ lương hưu nếu có)
- Miễn phí, thường lấy ngay trong ngày
Lưu ý
Phát hiện có tháng chưa đóng → đóng bù NGAY rồi mới xin giấy (đóng bù được tối đa 2 năm về trước).
- Giấy 国民健康保険Chứng minh bạn có tham gia và đóng đủ bảo hiểm y tế trong thời gian TỰ đóng. Cùng với lương hưu và thuế, đây là bộ 3 điều kiện Cục xét kỹ nhất với…Xem chi tiết
Là giấy gì
Chứng minh bạn có tham gia và đóng đủ bảo hiểm y tế trong thời gian TỰ đóng. Cùng với lương hưu và thuế, đây là bộ 3 điều kiện Cục xét kỹ nhất với diện Tokutei.
Giấy phải có gì
- ① マイナポータル → in “医療保険の資格情報”, hoặc bản sao 資格確認書
- ② 納付証明書 1 niên độ gần nhất (uỷ ban thành phố)
- Bôi đen 保険者番号 và 被保険者等記号・番号
- Đang được hoãn/giãn nộp → nộp thêm bản sao giấy thông báo
Xin ở đâu
① Điện thoại (app マイナポータル) hoặc thứ bạn đang giữ. ② Uỷ ban thành phố nơi bạn ở (窓口 国民健康保険).
Xin thế nào
- Ra uỷ ban nói: “国民健康保険料の納付証明書をお願いします。”
- Mang thẻ cư trú + My Number
- Phí thường 200–400 yên, lấy ngay
Lưu ý
Đã nộp 2 giấy này trong 1 năm qua ở lần xin trước và không có gì thay đổi → được phép bỏ qua.
Giấy giải trìnhChỉ cần khi hồ sơ có dấu vết đóng chậm / chưa đóng. Viết ngắn gọn, thành thật: giai đoạn nào chậm, hoàn cảnh lúc đó (đổi việc, ốm, chưa hiểu chế…Xem chi tiếtLà giấy gì
Chỉ cần khi hồ sơ có dấu vết đóng chậm / chưa đóng. Viết ngắn gọn, thành thật: giai đoạn nào chậm, hoàn cảnh lúc đó (đổi việc, ốm, chưa hiểu chế độ…), đã đóng bù xong ngày nào, và cam kết từ nay đóng đúng hạn.
Giấy phải có gì
- Kèm BẰNG CHỨNG đã đóng bù (biên lai) — quan trọng hơn cả lời giải thích
- Ghi rõ ngày, ký tay
- Không bịa lý do — Cục đối chiếu được với dữ liệu lương hưu
Xin ở đâu
Bạn tự viết (không có mẫu bắt buộc). Công ty hỗ trợ thường có mẫu sẵn.
Lưu ý
Chưa đóng bù xong mà nộp hồ sơ là rất rủi ro — đóng bù trước, rồi nộp.
Lý lịch cá nhânBản lý lịch cá nhân tóm tắt học vấn + quá trình làm việc của bạn đến hiện tại. Cục dùng để đối chiếu với hồ sơ đã nộp lần trước.Xem chi tiếtLà giấy gì
Bản lý lịch cá nhân tóm tắt học vấn + quá trình làm việc của bạn đến hiện tại. Cục dùng để đối chiếu với hồ sơ đã nộp lần trước.
Giấy phải có gì
- Ghi học vấn + kinh nghiệm làm việc theo mốc thời gian
- Nhất quán với bản đã trình Cục các lần trước
Xin ở đâu
Bạn tự viết (mẫu bán ở cửa hàng tiện lợi / tải trên mạng).
Xin thế nào
- Điền theo mẫu lý lịch tiêu chuẩn
- Kiểm tra khớp mốc thời gian với hồ sơ cũ
Lưu ý
Quan trọng là mốc thời gian KHÔNG mâu thuẫn với hồ sơ đã nộp.
Thông tin cho tờ khaiCác ô còn lại của đơn cần bạn tự điền: địa chỉ hiện tại, số điện thoại, thời gian/kế hoạch dự định, cách chi trả chi phí (shiben-houhou)…Xem chi tiếtLà giấy gì
Các ô còn lại của đơn cần bạn tự điền: địa chỉ hiện tại, số điện thoại, thời gian/kế hoạch dự định, cách chi trả chi phí (shiben-houhou)…
Giấy phải có gì
- Điền đúng như giấy tờ (địa chỉ theo giấy cư trú juuminhyo)
- Số điện thoại phải liên lạc được
Xin thế nào
- App sẽ hỏi từng ô đơn giản (bản sau)
- Kiểm tra khớp với các giấy đã nộp
Lưu ý
Thông tin lệch nhau giữa các giấy dễ bị Cục hỏi thêm / kéo dài xét duyệt.