Trang này liệt kê đầy đủ 15 loại giấy tờ cần chuẩn bị cho thủ tục “Con sinh ở Nhật — xin tư cách lưu trú (在留資格取得)”. Bấm vào từng loại để xem giấy đó là gì, xin ở đâu, xin thế nào và mất bao nhiêu tiền.
Tờ khai xin nhận tư cách lưu trúĐây là ĐƠN CHÍNH của bộ hồ sơ — Tờ khai xin nhận tư cách lưu trú (在留資格取得許可申請書) do Cục Xuất nhập cảnh phát hành. Mọi giấy tờ khác chỉ là tài liệu đính…Xem chi tiếtLà giấy gì
Đây là ĐƠN CHÍNH của bộ hồ sơ — Tờ khai xin nhận tư cách lưu trú (在留資格取得許可申請書) do Cục Xuất nhập cảnh phát hành. Mọi giấy tờ khác chỉ là tài liệu đính kèm cho tờ này; thiếu nó thì hồ sơ không nộp được.
Giấy phải có gì
- Dùng đúng mẫu MỚI NHẤT của Cục — mẫu cũ có thể bị trả lại
- Điền bằng tiếng Nhật, chữ rõ, không tẩy xoá
- Dán ảnh và ký tên đúng ô quy định
- Một số thủ tục có phần dành cho CÔNG TY/người bảo lãnh điền — phần đó nhờ công ty làm
Xin ở đâu
Tải mẫu mới nhất trên trang Cục Xuất nhập cảnh, hoặc lấy trực tiếp tại quầy Cục. Ngoài ra app IIKANZI VISA điền sẵn giúp bạn rồi xuất ra PDF để in.
Xin thế nào
- Cách 1: tải mẫu trắng trên trang Cục rồi tự điền tay
- Cách 2: dùng app IIKANZI VISA — trả lời từng bước, app tự điền vào đúng ô rồi xuất PDF
- In ra, ký tên, dán ảnh, nộp kèm các giấy tờ khác
Chi phí & thời gian
Bản thân tờ khai miễn phí. Khi hồ sơ ĐƯỢC DUYỆT mới phải nộp phí bằng tem 収入印紙 — mức phí xem thông báo hiện hành của Cục.
Lưu ý
Tờ khai khác nhau theo từng loại thủ tục — nộp nhầm mẫu là bị trả về, mất lượt đi lại. Hãy đối chiếu đúng tên tờ khai ghi ở trên trước khi in.
🧭Tình huống hồ sơ gia đìnhHai câu này quyết định (1) bộ giấy CHỨNG MINH THU NHẬP của người bảo lãnh và (2) có phải tự chuẩn bị phong bì hồi âm hay không. Trả lời sai thì đi…Xem chi tiết
Là giấy gì
Hai câu này quyết định (1) bộ giấy CHỨNG MINH THU NHẬP của người bảo lãnh và (2) có phải tự chuẩn bị phong bì hồi âm hay không. Trả lời sai thì đi xin giấy thừa hoặc bị Cục trả hồ sơ.
Giấy phải có gì
- Giấy thuế tính theo ngày 1/1 (賦課期日). Uỷ ban thành phố chỉ cấp 課税証明書・納税証明書 cho người ĐÃ đăng ký cư trú vào ngày 1/1 của niên độ đó. Mới sang giữa năm → tới quầy cũng bị trả về tay không.
- Chưa có giấy thuế thì nộp gì. Bảng lương (給与明細) 2-3 tháng gần nhất + giấy chứng nhận việc làm (在職証明書). Nên kèm 1 tờ lý do ngắn (理由書) ghi rõ mới sang Nhật nên thành phố chưa cấp được.
- Cục nói gì. Trang chính thức của 出入国在留管理庁 ghi: 「入国後間もない場合や転居等により、お住まいの区役所・市役所・役場から発行されない場合は、最寄りの地方出入国在留管理官署にお問い合わせ下さい」— tức mới sang là trường hợp ĐÃ ĐƯỢC LƯỜNG TRƯỚC, không phải cứ thiếu là trượt.
- Ai đi nộp. Phong bì hồi âm (返信用封筒) chỉ để Cục gửi COE qua bưu điện. Nhờ văn phòng luật sư / hành chính thư sĩ (申請取次) nộp thay thì văn phòng dùng phong bì ghi địa chỉ VĂN PHÒNG — bạn không phải mua. Ngoài ra từ 17/3/2023 có thể chọn nhận COE qua EMAIL (電子交付) thì cũng khỏi phong bì.
Lưu ý
Chưa chắc thì cứ để trống rồi bấm sang trạm khác — app sẽ bày ĐỦ giấy cho an toàn, thừa giấy vẫn nộp được, thiếu giấy mới bị trả về.
Thẻ cư trúThẻ cư trú hiện tại. Cần chụp/nhập để lấy số thẻ, tư cách lưu trú, thời hạn.Xem chi tiếtLà giấy gì
Thẻ cư trú hiện tại. Cần chụp/nhập để lấy số thẻ, tư cách lưu trú, thời hạn.
Giấy phải có gì
- Chụp CẢ 2 MẶT
- Mặt sau có phần địa chỉ + ghi chú gia hạn
Xin ở đâu
Bạn đang giữ (luật bắt buộc mang theo người).
Xin thế nào
- Chụp mặt trước (ảnh + số thẻ + tư cách + hạn)
- Chụp mặt sau (địa chỉ + ghi chú)
Lưu ý
Mang bản gốc khi đi nộp Cục.
Hộ chiếuHộ chiếu để xác minh nhân thân. Khi nộp trực tiếp ở Cục cần MANG BẢN GỐC để xuất trình.Xem chi tiếtLà giấy gì
Hộ chiếu để xác minh nhân thân. Khi nộp trực tiếp ở Cục cần MANG BẢN GỐC để xuất trình.
Giấy phải có gì
- Còn hạn
- Chụp/nhập trang thông tin cá nhân (trang có ảnh)
Xin ở đâu
Bạn đang giữ. Nếu hết hạn: xin cấp lại tại Đại sứ quán/Lãnh sự Việt Nam ở Nhật.
Xin thế nào
- Chụp rõ trang thông tin (ảnh + số hộ chiếu)
- Mang bản gốc khi đi nộp Cục
Lưu ý
App lưu ảnh trên máy bạn, không gửi lên mạng.
Giấy chứng nhận việc làmGiấy do công ty cấp, xác nhận bạn đang là nhân viên: chức vụ, nội dung công việc, ngày vào làm, mức lương.Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy do công ty cấp, xác nhận bạn đang là nhân viên: chức vụ, nội dung công việc, ngày vào làm, mức lương.
Giấy phải có gì
- Có tên công ty + con dấu
- Ghi rõ chức danh, nội dung công việc, ngày bắt đầu, lương
Xin ở đâu
Phòng nhân sự / tổng vụ công ty.
Xin thế nào
- Đề nghị công ty cấp giấy này
- Nói rõ dùng để xin gia hạn / đổi tư cách lưu trú
Lưu ý
Nội dung công việc phải KHỚP tư cách lưu trú (vd kỹ sư = việc kỹ thuật/văn phòng, không phải lao động phổ thông).
Giấy khấu trừ thuế (gensen)Giấy khấu trừ thuế cuối năm do công ty phát (源泉徴収票, gensen) — chứng minh thu nhập cả năm. Bản khớp bộ thuế hiện nay là Reiwa 6 · thu nhập năm 2024.Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy khấu trừ thuế cuối năm do công ty phát (源泉徴収票, gensen) — chứng minh thu nhập cả năm. Bản khớp bộ thuế hiện nay là Reiwa 6 · thu nhập năm 2024.
Giấy phải có gì
- Bản gensen Reiwa 6 · thu nhập năm 2024
- Hoặc bảng lương (kyuuyo-meisai) vài tháng gần nhất
Xin ở đâu
Phòng nhân sự / kế toán công ty bạn.
Xin thế nào
- Giấy khấu trừ: công ty phát cuối năm; mất thì xin cấp lại
- Bảng lương: lấy bản giấy hoặc in từ hệ thống lương công ty
Lưu ý
Nếu đổi công ty giữa năm, xin giấy khấu trừ thuế của CẢ công ty cũ. ⏱️ NGƯỜI MỚI SANG ĐÃ CÓ GIẤY NÀY CHƯA? Gensen do công ty phát sau 年末調整 (chốt thuế cuối năm), khoảng tháng 12 / đầu năm sau. ➊ Đã đi làm qua ít nhất 1 kỳ chốt năm (năm 2025 trở về trước): CÓ gensen (令和7年分, thu nhập 2025). ➋ Mới nhập cảnh / mới đi làm trong năm nay: CHƯA có gensen vì chưa qua kỳ chốt năm → bản đầu tiên ra khoảng tháng 12/2026 – đầu 2027; trong lúc chờ nộp BẢNG LƯƠNG 3 THÁNG gần nhất để thay chứng minh thu nhập.
Giấy thu nhậpGiấy chứng nhận THU NHẬP cả năm + mức thuế thị dân (課税証明書) — anh em quen gọi là “giấy báo thuế”. Bản dùng hiện nay là Reiwa 7 nendo · thu nhập năm…Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy chứng nhận THU NHẬP cả năm + mức thuế thị dân (課税証明書) — anh em quen gọi là “giấy báo thuế”. Bản dùng hiện nay là Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024.
Giấy phải có gì
- Ghi tổng thu nhập cả năm + mức thuế thị dân
- Xin ĐÚNG bản Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024
Xin ở đâu
Xin ở ỦY BAN THÀNH PHỐ (shiyakusho) nơi bạn ĐĂNG KÝ CƯ TRÚ ngày 1/1/2025. Nếu ngày đó bạn ở thành phố khác thì phải xin ở thành phố cũ đó.
Xin thế nào
- Mang thẻ cư trú (hoặc thẻ My Number) ra ủy ban thành phố
- Xin bản Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024
- Có thẻ My Number: lấy được ở máy (kiosk) tại konbini
Chi phí & thời gian
Khoảng 300 yên/tờ. Lấy ngay trong ngày.
Lưu ý
Vì sao KHÔNG lấy năm mới hơn (thu nhập 2025): thuế thị dân của năm đó nộp theo nhiều kỳ, tới khoảng đầu năm 2027 mới đóng XONG — chưa xong thì giấy nộp thuế không “sạch”. Nên hiện lấy đồng bộ cả 3 giấy theo thu nhập năm 2024.
- Giấy nộp thuếGiấy chứng nhận đã NỘP ĐỦ thuế thị dân, không còn nợ (納税証明書) — “giấy nộp thuế”. Xin cùng Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024 với giấy báo thuế.Xem chi tiết
Là giấy gì
Giấy chứng nhận đã NỘP ĐỦ thuế thị dân, không còn nợ (納税証明書) — “giấy nộp thuế”. Xin cùng Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024 với giấy báo thuế.
Giấy phải có gì
- Xác nhận đã nộp đủ thuế thị dân, không nợ
- Cùng năm với giấy báo thuế (Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024)
Xin ở đâu
Cùng nơi với giấy báo thuế: ủy ban thành phố nơi bạn cư trú ngày 1/1/2025.
Xin thế nào
- Xin cùng lúc khi lấy giấy báo thuế
- Nói rõ cần bản “đã nộp đủ, không nợ”
Chi phí & thời gian
Khoảng 300 yên/tờ. Lấy ngay trong ngày.
Lưu ý
Đang nợ / chưa đóng xong thì không xin được bản “sạch” — đó là lý do lấy theo năm thu nhập đã đóng thuế xong.
Bảng lương 3 tháng gần nhấtBảng lương (給与明細, kyuuyo-meisai) 3 THÁNG gần nhất của NGƯỜI BẢO LÃNH (bạn) — chứng minh thu nhập ĐANG có. Đặc biệt cần khi bạn MỚI SANG / mới đi làm…Xem chi tiếtLà giấy gì
Bảng lương (給与明細, kyuuyo-meisai) 3 THÁNG gần nhất của NGƯỜI BẢO LÃNH (bạn) — chứng minh thu nhập ĐANG có. Đặc biệt cần khi bạn MỚI SANG / mới đi làm, chưa đủ 1 năm thu nhập nên CHƯA có giấy chứng nhận thu nhập & đóng thuế (課税/納税証明書).
Giấy phải có gì
- 3 tháng LIÊN TIẾP, gần nhất (mỗi tháng 1 ảnh)
- Rõ họ tên người nhận + tháng lương + tổng thực nhận (支給額)
- Bản công ty phát (giấy hoặc in từ hệ thống lương)
Xin ở đâu
Phòng nhân sự / kế toán công ty, hoặc tự in từ hệ thống lương (給与明細 Web) của công ty.
Xin thế nào
- Xin hoặc in 3 bảng lương của 3 tháng gần nhất
- Chụp rõ từng tờ — mỗi tháng 1 ảnh (3 ô)
Chi phí & thời gian
Miễn phí (công ty phát).
Lưu ý
Người mới sang Nhật đi làm CHƯA đủ 1 năm: chưa có 課税/納税証明書 → nộp bảng lương 3 tháng để THAY chứng minh thu nhập. Người đã có đủ giấy thuế thì đây là giấy bổ trợ cho chắc.
Giấy cư trúGiấy xác nhận nơi cư trú và các thành viên trong hộ gia đình (juuminhyo). Hồ sơ bảo lãnh / gia đình cần loại ghi ĐỦ CẢ HỘ và CÓ quan hệ để chứng minh…Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy xác nhận nơi cư trú và các thành viên trong hộ gia đình (juuminhyo). Hồ sơ bảo lãnh / gia đình cần loại ghi ĐỦ CẢ HỘ và CÓ quan hệ để chứng minh quan hệ với người thân.
Giấy phải có gì
- Loại ghi ĐỦ CẢ HỘ — 世帯全員 (không phải bản chỉ 1 người)
- CÓ ghi QUAN HỆ với chủ hộ — 続柄 có ghi (あり)
- CÓ ghi QUỐC TỊCH (国籍) và TƯ CÁCH LƯU TRÚ (在留資格) của người nước ngoài
- KHÔNG in số My Number (個人番号) — bản có My Number Cục KHÔNG nhận
Xin ở đâu
ỦY BAN THÀNH PHỐ nơi bạn đang đăng ký cư trú — 市役所 (thành phố) hoặc 区役所 (quận, ở các thành phố lớn). Tìm nơi gần nhất: mở Google Maps gõ “市役所” hoặc “区役所” + tên thành phố/quận bạn ở → chọn chỗ gần nhà. Có thẻ My Number còn lấy được ở máy (kiosk) tại konbini.
Xin thế nào
- Mang thẻ cư trú (在留カード) hoặc thẻ My Number ra ủy ban thành phố, lấy số thứ tự quầy hộ tịch – cư trú (住民票)
- Nói (hoặc đưa mẩu giấy ghi) yêu cầu: 「世帯全員、続柄記載あり、マイナンバー無しの住民票を１通ください」— nghĩa: “Cho tôi 1 bản giấy cư trú CẢ HỘ, CÓ ghi quan hệ, KHÔNG có My Number.”
- Trả phí ~300 yên, nhận ngay trong ngày. Hộ đông có thể ra 2 trang → xin đủ cả 2 trang
Chi phí & thời gian
Khoảng 300 yên/tờ. Lấy ngay trong ngày.
Lưu ý
Bản thiếu quan hệ, hoặc IN số My Number, sẽ bị Cục trả lại — nhớ nói rõ 2 điều kiện này khi xin.
Giấy chứng minh quan hệ thân phậnGiấy chứng minh quan hệ thân phận giữa bé và người nuôi dưỡng (bố/mẹ): giấy tiếp nhận hôn nhân, hộ tịch, giấy kết hôn hoặc giấy khai sinh — chọn 1.Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy chứng minh quan hệ thân phận giữa bé và người nuôi dưỡng (bố/mẹ): giấy tiếp nhận hôn nhân, hộ tịch, giấy kết hôn hoặc giấy khai sinh — chọn 1.
Giấy phải có gì
- Chọn 1 trong: giấy tiếp nhận hôn nhân / hộ tịch / giấy kết hôn / giấy khai sinh
- Giấy nước ngoài → kèm bản dịch tiếng Nhật
Xin ở đâu
Nhật: ủy ban thành phố. Việt Nam: UBND xã/phường.
Xin thế nào
- Xin 1 giấy chứng minh quan hệ
- Nếu tiếng nước ngoài: dịch tiếng Nhật
Lưu ý
Chỉ cần 1 tờ chứng minh được quan hệ nuôi dưỡng.
Giấy tiếp nhận khai sinhChứng nhận việc sinh của bé đã đăng ký: giấy chứng sinh (bệnh viện cấp) và giấy tiếp nhận khai sinh (ủy ban thành phố cấp sau khi làm thủ tục khai…Xem chi tiếtLà giấy gì
Chứng nhận việc sinh của bé đã đăng ký: giấy chứng sinh (bệnh viện cấp) và giấy tiếp nhận khai sinh (ủy ban thành phố cấp sau khi làm thủ tục khai sinh).
Giấy phải có gì
- Nộp khai sinh trong 14 ngày kể từ khi sinh
- Xin giấy tiếp nhận sau khi đăng ký
Xin ở đâu
Giấy chứng sinh: bệnh viện nơi sinh. Giấy tiếp nhận: ủy ban thành phố.
Xin thế nào
- Nhận giấy chứng sinh từ bệnh viện khi bé chào đời
- Ra ủy ban thành phố làm khai sinh (trong 14 ngày)
- Xin thêm giấy tiếp nhận để nộp Cục
Lưu ý
⚠ PHẢI xin tư cách lưu trú cho bé trong 30 NGÀY kể từ ngày sinh — trễ là bé thành cư trú bất hợp pháp.
Sổ tay mẹ và béSổ tay sức khỏe mẹ và bé, dùng bổ trợ chứng minh việc sinh.Xem chi tiếtLà giấy gì
Sổ tay sức khỏe mẹ và bé, dùng bổ trợ chứng minh việc sinh.
Giấy phải có gì
- Chụp trang ghi thông tin sinh của bé
Xin ở đâu
Bạn đã được ủy ban thành phố cấp khi mang thai.
Xin thế nào
- Chụp trang có thông tin sinh
Lưu ý
Không bắt buộc ở mọi nơi — chuẩn bị sẵn cho chắc.
Hộ chiếu của béHộ chiếu của bé (nếu đã làm). Chưa làm kịp thì thay bằng “giấy trình bày lý do chưa có hộ chiếu”.Xem chi tiếtLà giấy gì
Hộ chiếu của bé (nếu đã làm). Chưa làm kịp thì thay bằng “giấy trình bày lý do chưa có hộ chiếu”.
Giấy phải có gì
- Chụp trang thông tin nếu đã có
- Chưa có → viết giấy lý do chưa có hộ chiếu
Xin ở đâu
Đại sứ quán/Lãnh sự Việt Nam tại Nhật (làm hộ chiếu cho bé).
Xin thế nào
- Nếu đã có: chụp trang thông tin
- Chưa có: nộp giấy lý do, bổ sung hộ chiếu sau
Lưu ý
Xin tư cách lưu trú cho bé không nhất thiết phải có hộ chiếu trước, nhưng nên làm sớm.
Thông tin cho tờ khaiCác ô còn lại của đơn cần bạn tự điền: địa chỉ hiện tại, số điện thoại, thời gian/kế hoạch dự định, cách chi trả chi phí (shiben-houhou)…Xem chi tiếtLà giấy gì
Các ô còn lại của đơn cần bạn tự điền: địa chỉ hiện tại, số điện thoại, thời gian/kế hoạch dự định, cách chi trả chi phí (shiben-houhou)…
Giấy phải có gì
- Điền đúng như giấy tờ (địa chỉ theo giấy cư trú juuminhyo)
- Số điện thoại phải liên lạc được
Xin thế nào
- App sẽ hỏi từng ô đơn giản (bản sau)
- Kiểm tra khớp với các giấy đã nộp
Lưu ý
Thông tin lệch nhau giữa các giấy dễ bị Cục hỏi thêm / kéo dài xét duyệt.