Trang này liệt kê đầy đủ 15 loại giấy tờ cần chuẩn bị cho thủ tục “Con sinh ở Nhật — xin tư cách lưu trú (在留資格取得)”. Bấm vào từng loại để xem giấy đó là gì, xin ở đâu, xin thế nào và mất bao nhiêu tiền.
Tờ khai xin nhận tư cách lưu trúĐây là ĐƠN CHÍNH của bộ hồ sơ — Tờ khai xin nhận tư cách lưu trú (在留資格取得許可申請書) do Cục Xuất nhập cảnh phát hành. Mọi giấy tờ khác chỉ là tài liệu đính…Xem chi tiếtLà giấy gì
Đây là ĐƠN CHÍNH của bộ hồ sơ — Tờ khai xin nhận tư cách lưu trú (在留資格取得許可申請書) do Cục Xuất nhập cảnh phát hành. Mọi giấy tờ khác chỉ là tài liệu đính kèm cho tờ này; thiếu nó thì hồ sơ không nộp được.
Giấy phải có gì
- Dùng đúng mẫu MỚI NHẤT của Cục — mẫu cũ có thể bị trả lại
- Điền bằng tiếng Nhật, chữ rõ, không tẩy xoá
- Dán ảnh và ký tên đúng ô quy định
- Một số thủ tục có phần dành cho CÔNG TY/người bảo lãnh điền — phần đó nhờ công ty làm
Xin ở đâu
Tải mẫu mới nhất trên trang Cục Xuất nhập cảnh, hoặc lấy trực tiếp tại quầy Cục. Ngoài ra app IIKANZI VISA điền sẵn giúp bạn rồi xuất ra PDF để in.
Xin thế nào
- Cách 1: tải mẫu trắng trên trang Cục rồi tự điền tay
- Cách 2: dùng app IIKANZI VISA — trả lời từng bước, app tự điền vào đúng ô rồi xuất PDF
- In ra, ký tên, dán ảnh, nộp kèm các giấy tờ khác
Chi phí & thời gian
Bản thân tờ khai miễn phí. Khi hồ sơ ĐƯỢC DUYỆT mới phải nộp phí bằng tem 収入印紙 — mức phí xem thông báo hiện hành của Cục.
Lưu ý
Tờ khai khác nhau theo từng loại thủ tục — nộp nhầm mẫu là bị trả về, mất lượt đi lại. Hãy đối chiếu đúng tên tờ khai ghi ở trên trước khi in.
Tình huống hồ sơ gia đìnhCâu trả lời ở đây quyết định (1) người bảo lãnh phải xin MẤY tờ giấy thuế và của NIÊN ĐỘ nào, (2) có phải nộp bảng lương thay không, (3) có phải tự…Xem chi tiếtLà giấy gì
Câu trả lời ở đây quyết định (1) người bảo lãnh phải xin MẤY tờ giấy thuế và của NIÊN ĐỘ nào, (2) có phải nộp bảng lương thay không, (3) có phải tự chuẩn bị phong bì hồi âm không. Trả lời sai thì đi xin giấy thừa hoặc bị Cục trả hồ sơ.
Giấy phải có gì
- 📇 Không nhớ ngày? Lật MẶT SAU thẻ cư trú. Dòng địa chỉ có ghi NGÀY đăng ký ở thành phố (住居地記載日) — lấy ngày ĐÓ, đừng lấy ngày nhập cảnh. Sang cuối tháng 12 mà sang năm mới ra thành phố khai thì tính là NĂM SAU, giấy thuế lệch hẳn một năm.
- Đăng ký trước 1/1/2025 → đủ bộ 3 tờ: 課税証明書 Reiwa 8 nendo · thu nhập năm 2025 (bản mới nhất) ＋ 課税証明書 Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024 ＋ 納税証明書 Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024. Đây là bộ chuẩn nhất.
- Đăng ký trong năm 2025 → chỉ có 年度 8. Nộp 課税 ＋ 納税 cùng Reiwa 8 nendo · thu nhập năm 2025; giấy nộp thuế còn đang trừ lương từng tháng nên ghi "chưa nộp hết" là BÌNH THƯỜNG, miễn không có khoản QUÁ HẠN. Kèm thêm bảng lương 3 tháng vì thu nhập năm 2025 có thể mới tính từ lúc sang.
- Đăng ký từ 1/1/2026 trở đi → CHƯA có giấy thuế nào, giấy đầu tiên phải chờ tới khoảng tháng 6/2027 (令和9年度). Thay bằng: 在職証明書 ＋ bảng lương 3 tháng gần nhất ＋ 1 tờ lý do ngắn (理由書) nói rõ mới sang nên thành phố chưa cấp được.
- Bẫy hay dính: sang Nhật tháng 11-12 thì vẫn kịp có 住民票 ngày 1/1, tức VẪN CÓ giấy thuế — nhưng giấy đó chỉ ghi thu nhập 1-2 tháng. Có giấy mà không đủ sức chứng minh tài chính → vẫn phải kèm bảng lương.
Lưu ý
Chưa chắc thì cứ để trống rồi bấm sang trạm khác — app sẽ bày ĐỦ giấy cho an toàn, thừa giấy vẫn nộp được, thiếu giấy mới bị trả về.
Thẻ cư trúThẻ cư trú hiện tại. Cần chụp/nhập để lấy số thẻ, tư cách lưu trú, thời hạn.Xem chi tiếtLà giấy gì
Thẻ cư trú hiện tại. Cần chụp/nhập để lấy số thẻ, tư cách lưu trú, thời hạn.
Giấy phải có gì
- Chụp CẢ 2 MẶT
- Mặt sau có phần địa chỉ + ghi chú gia hạn
Xin ở đâu
Bạn đang giữ (luật bắt buộc mang theo người).
Xin thế nào
- Chụp mặt trước (ảnh + số thẻ + tư cách + hạn)
- Chụp mặt sau (địa chỉ + ghi chú)
Lưu ý
Mang bản gốc khi đi nộp Cục.
Hộ chiếuHộ chiếu để xác minh nhân thân. Khi nộp trực tiếp ở Cục cần MANG BẢN GỐC để xuất trình.Xem chi tiếtLà giấy gì
Hộ chiếu để xác minh nhân thân. Khi nộp trực tiếp ở Cục cần MANG BẢN GỐC để xuất trình.
Giấy phải có gì
- Còn hạn
- Chụp/nhập trang thông tin cá nhân (trang có ảnh)
Xin ở đâu
Bạn đang giữ. Nếu hết hạn: xin cấp lại tại Đại sứ quán/Lãnh sự Việt Nam ở Nhật.
Xin thế nào
- Chụp rõ trang thông tin (ảnh + số hộ chiếu)
- Mang bản gốc khi đi nộp Cục
Lưu ý
App lưu ảnh trên máy bạn, không gửi lên mạng.
Giấy chứng nhận việc làmGiấy do công ty cấp, xác nhận bạn đang là nhân viên: chức vụ, nội dung công việc, ngày vào làm, mức lương.Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy do công ty cấp, xác nhận bạn đang là nhân viên: chức vụ, nội dung công việc, ngày vào làm, mức lương.
Giấy phải có gì
- Có tên công ty + con dấu
- Ghi rõ chức danh, nội dung công việc, ngày bắt đầu, lương
Xin ở đâu
Phòng nhân sự / tổng vụ công ty.
Xin thế nào
- Đề nghị công ty cấp giấy này
- Nói rõ dùng để xin gia hạn / đổi tư cách lưu trú
Lưu ý
Nội dung công việc phải KHỚP tư cách lưu trú (vd kỹ sư = việc kỹ thuật/văn phòng, không phải lao động phổ thông).
Giấy thu nhập — bản mới nhấtGiấy chứng nhận THU NHẬP cả năm + mức thuế thị dân (課税証明書) — anh em quen gọi là “giấy báo thuế”. Đây là bản MỚI NHẤT thành phố cấp được: Reiwa 8…Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy chứng nhận THU NHẬP cả năm + mức thuế thị dân (課税証明書) — anh em quen gọi là “giấy báo thuế”. Đây là bản MỚI NHẤT thành phố cấp được: Reiwa 8 nendo · thu nhập năm 2025. Cục nhìn tờ này để biết thu nhập GẦN NHẤT của người nuôi.
Giấy phải có gì
- Reiwa 8 nendo · thu nhập năm 2025 — ghi thu nhập cả năm 2025 và mức thuế thị dân.
- Xin được nếu bạn có 住民票 vào ngày 1/1/2026. Chưa ở Nhật ngày đó thì thành phố KHÔNG cấp — xem trạm 🧭 đầu lộ trình.
- Thu nhập thấp / không có thu nhập vẫn xin được, chỉ là ra bản 非課税証明書 (miễn thuế) — vẫn hợp lệ, Cục nhận.
Xin ở đâu
Uỷ ban thành phố (shiyakusho) nơi bạn ĐĂNG KÝ CƯ TRÚ vào ngày 1/1/2026. Ngày đó ở thành phố nào thì xin ở thành phố ĐÓ — đã chuyển nhà thì phải quay lại thành phố cũ hoặc xin qua bưu điện.
Xin thế nào
- Mang thẻ cư trú (hoặc thẻ My Number) ra uỷ ban thành phố
- Nói rõ TỪNG niên độ cần lấy — nhân viên hỏi năm nào thì đọc đúng 令和 ghi ở trên
- Có thẻ My Number: lấy được ở máy kiosk trong konbini, rẻ hơn
Chi phí & thời gian
Khoảng 300 yên/tờ, lấy ngay trong ngày. Xin một lần cả 3 tờ (2 tờ giấy thu nhập + 1 tờ giấy nộp thuế) cho khỏi đi lại nhiều lần.
Lưu ý
Bản này phát hành từ khoảng giữa tháng 5 (ai bị trừ thuế qua lương) hoặc đầu tháng 6 (ai tự đi nộp). Trước mốc đó thành phố mới chỉ có bản cũ hơn — Cục biết chuyện này nên không sao.
- Giấy nộp thuế — bản mới nhấtGiấy chứng nhận đã NỘP thuế thị dân, không nợ (納税証明書). Bản dùng là Reiwa 8 nendo · thu nhập năm 2025 — CÙNG niên độ với giấy thu nhập mới nhất ở trạm…Xem chi tiết
Là giấy gì
Giấy chứng nhận đã NỘP thuế thị dân, không nợ (納税証明書). Bản dùng là Reiwa 8 nendo · thu nhập năm 2025 — CÙNG niên độ với giấy thu nhập mới nhất ở trạm ngay trên.
Giấy phải có gì
- Bản dùng bây giờ: Reiwa 8 nendo · thu nhập năm 2025. Xin được nếu bạn có 住民票 ngày 1/1/2026.
- Thuế thị dân 年度 này nộp RẢI: ai bị trừ lương thì trừ từ tháng 6 tới tháng 5 năm sau; ai tự nộp thì 4 kỳ (6·8·10 và tháng 1 năm sau). Vậy giấy ghi CÒN SỐ CHƯA NỘP là BÌNH THƯỜNG — vẫn xin được và vẫn nộp cho Cục được.
- Điều DUY NHẤT phải tránh là khoản QUÁ HẠN (滞納) — tức tới kỳ mà chưa đóng. Cứ đóng đúng hạn từng kỳ là giấy sạch.
- Văn bản của Cục nêu niên độ “đã qua hết kỳ nộp” (Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024) — tờ đó nằm ở trạm phía dưới, xin thêm cho chắc.
Xin ở đâu
Uỷ ban thành phố (shiyakusho) nơi bạn ĐĂNG KÝ CƯ TRÚ vào ngày 1/1/2026. Ngày đó ở thành phố nào thì xin ở thành phố ĐÓ — đã chuyển nhà thì phải quay lại thành phố cũ hoặc xin qua bưu điện.
Xin thế nào
- Mang thẻ cư trú (hoặc thẻ My Number) ra uỷ ban thành phố
- Nói rõ TỪNG niên độ cần lấy — nhân viên hỏi năm nào thì đọc đúng 令和 ghi ở trên
- Có thẻ My Number: lấy được ở máy kiosk trong konbini, rẻ hơn
Chi phí & thời gian
Khoảng 300 yên/tờ, lấy ngay trong ngày. Xin một lần cả 3 tờ (2 tờ giấy thu nhập + 1 tờ giấy nộp thuế) cho khỏi đi lại nhiều lần.
Lưu ý
Đang NỢ thuế QUÁ HẠN thì xin bản “sạch” không ra — phải đi đóng bù trước rồi mới xin. Nợ thuế là điểm Cục xét rất nặng (素行不良). Chuyển sang kiểu trừ lương (特別徴収) là cách chắc chắn nhất để giấy luôn ghi “không nợ quá hạn”.
Bảng lương 3 tháng gần nhấtBảng lương (給与明細, kyuuyo-meisai) 3 THÁNG gần nhất của NGƯỜI BẢO LÃNH (bạn) — chứng minh thu nhập ĐANG có. Đặc biệt cần khi bạn MỚI SANG / mới đi làm…Xem chi tiếtLà giấy gì
Bảng lương (給与明細, kyuuyo-meisai) 3 THÁNG gần nhất của NGƯỜI BẢO LÃNH (bạn) — chứng minh thu nhập ĐANG có. Đặc biệt cần khi bạn MỚI SANG / mới đi làm, chưa đủ 1 năm thu nhập nên CHƯA có giấy chứng nhận thu nhập & đóng thuế (課税/納税証明書).
Giấy phải có gì
- 3 tháng LIÊN TIẾP, gần nhất (mỗi tháng 1 ảnh)
- Rõ họ tên người nhận + tháng lương + tổng thực nhận (支給額)
- Bản công ty phát (giấy hoặc in từ hệ thống lương)
Xin ở đâu
Phòng nhân sự / kế toán công ty, hoặc tự in từ hệ thống lương (給与明細 Web) của công ty.
Xin thế nào
- Xin hoặc in 3 bảng lương của 3 tháng gần nhất
- Chụp rõ từng tờ — mỗi tháng 1 ảnh (3 ô)
Chi phí & thời gian
Miễn phí (công ty phát).
Lưu ý
Người mới sang Nhật đi làm CHƯA đủ 1 năm: chưa có 課税/納税証明書 → nộp bảng lương 3 tháng để THAY chứng minh thu nhập. Người đã có đủ giấy thuế thì đây là giấy bổ trợ cho chắc.
Tờ lý do chưa có giấy thuếLá thư giải thích VÌ SAO bạn không nộp được giấy thu nhập và giấy nộp thuế, kèm lời hứa nộp bổ sung khi có. Không có tờ này thì hồ sơ trông như thiếu…Xem chi tiếtLà giấy gì
Lá thư giải thích VÌ SAO bạn không nộp được giấy thu nhập và giấy nộp thuế, kèm lời hứa nộp bổ sung khi có. Không có tờ này thì hồ sơ trông như thiếu giấy; có tờ này thì Cục hiểu đây là trường hợp đã được lường trước.
Giấy phải có gì
- Bố cục thư hành chính Nhật: ngày (góc phải) → tên Cục + 殿 → họ tên/quốc tịch/ngày sinh/địa chỉ người viết (góc phải) → tiêu đề 理由書 → mở bài → 記 + các mục đánh số → 以上.
- Nội dung app viết sẵn: ngày sang Nhật và ngày đăng ký cư trú · giải thích luật 賦課期日 1/1 nên chưa bị đánh thuế · nêu giấy thay thế (bảng lương 3 tháng, kèm 在職証明書 nếu lộ trình của bạn có xin tờ đó) · hứa nộp bổ sung khi có.
- ĐỌC LẠI trước khi in. Đây là bản nháp dựng theo trường hợp phổ biến — hoàn cảnh của bạn có chi tiết riêng thì sửa lại cho đúng sự thật. Nội dung sai sự thật là bạn chịu, không phải app.
- In ra rồi KÝ TÊN bằng tay vào cạnh họ tên. Thư gửi Cục nên viết bằng tiếng Nhật — app đã lo phần bố cục và câu chữ nền.
- Đối chiếu trước khi in: ngày sang Nhật lấy trên dấu nhập cảnh ở hộ chiếu, ngày đăng ký cư trú lấy MẶT SAU thẻ cư trú (住居地記載日).
Xin ở đâu
Bạn tự làm — bấm nút “Tải tờ lý do (PDF)” ngay trong trạm này.
Xin thế nào
- Điền 4 ô ở trên
- Bấm “Tải tờ lý do (PDF)”
- In ra khổ A4, ký tên bằng bút
- Kẹp vào bộ hồ sơ, để ngay sau bảng lương
Chi phí & thời gian
Miễn phí — chỉ tốn 1 tờ giấy in.
Lưu ý
Nhờ văn phòng luật sư nộp thay thì văn phòng thường tự viết tờ này — bạn cứ tải bản của app đưa họ tham khảo, đỡ phải kể lại từ đầu.
Giấy cư trúGiấy xác nhận nơi cư trú và các thành viên trong hộ gia đình (juuminhyo). Hồ sơ bảo lãnh / gia đình cần loại ghi ĐỦ CẢ HỘ và CÓ quan hệ để chứng minh…Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy xác nhận nơi cư trú và các thành viên trong hộ gia đình (juuminhyo). Hồ sơ bảo lãnh / gia đình cần loại ghi ĐỦ CẢ HỘ và CÓ quan hệ để chứng minh quan hệ với người thân.
Giấy phải có gì
- Loại ghi ĐỦ CẢ HỘ — 世帯全員 (không phải bản chỉ 1 người)
- CÓ ghi QUAN HỆ với chủ hộ — 続柄 có ghi (あり)
- CÓ ghi QUỐC TỊCH (国籍) và TƯ CÁCH LƯU TRÚ (在留資格) của người nước ngoài
- KHÔNG in số My Number (個人番号) — bản có My Number Cục KHÔNG nhận
Xin ở đâu
ỦY BAN THÀNH PHỐ nơi bạn đang đăng ký cư trú — 市役所 (thành phố) hoặc 区役所 (quận, ở các thành phố lớn). Tìm nơi gần nhất: mở Google Maps gõ “市役所” hoặc “区役所” + tên thành phố/quận bạn ở → chọn chỗ gần nhà. Có thẻ My Number còn lấy được ở máy (kiosk) tại konbini.
Xin thế nào
- Mang thẻ cư trú (在留カード) hoặc thẻ My Number ra ủy ban thành phố, lấy số thứ tự quầy hộ tịch – cư trú (住民票)
- Nói (hoặc đưa mẩu giấy ghi) yêu cầu: 「世帯全員、続柄記載あり、マイナンバー無しの住民票を１通ください」— nghĩa: “Cho tôi 1 bản giấy cư trú CẢ HỘ, CÓ ghi quan hệ, KHÔNG có My Number.”
- Trả phí ~300 yên, nhận ngay trong ngày. Hộ đông có thể ra 2 trang → xin đủ cả 2 trang
Chi phí & thời gian
Khoảng 300 yên/tờ. Lấy ngay trong ngày.
Lưu ý
Bản thiếu quan hệ, hoặc IN số My Number, sẽ bị Cục trả lại — nhớ nói rõ 2 điều kiện này khi xin.
Giấy chứng minh quan hệ thân phậnGiấy chứng minh quan hệ thân phận giữa bé và người nuôi dưỡng (bố/mẹ): giấy tiếp nhận hôn nhân, hộ tịch, giấy kết hôn hoặc giấy khai sinh — chọn 1.Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy chứng minh quan hệ thân phận giữa bé và người nuôi dưỡng (bố/mẹ): giấy tiếp nhận hôn nhân, hộ tịch, giấy kết hôn hoặc giấy khai sinh — chọn 1.
Giấy phải có gì
- Chọn 1 trong: giấy tiếp nhận hôn nhân / hộ tịch / giấy kết hôn / giấy khai sinh
- Giấy nước ngoài → kèm bản dịch tiếng Nhật
Xin ở đâu
Nhật: ủy ban thành phố. Việt Nam: UBND xã/phường.
Xin thế nào
- Xin 1 giấy chứng minh quan hệ
- Nếu tiếng nước ngoài: dịch tiếng Nhật
Lưu ý
Chỉ cần 1 tờ. Với bé, gọn nhất là BẢN SAO giấy chứng sinh (出生証明書 — phần bác sĩ/nhà hộ sinh ký trên tờ 出生届), photo trước khi nộp ở shi. KHÔNG cần giấy kết hôn của bố mẹ.
Bản dịch tiếng NhậtBản dịch tiếng Nhật của giấy chứng minh quan hệ (kết hôn/khai sinh).Xem chi tiếtLà giấy gì
Bản dịch tiếng Nhật của giấy chứng minh quan hệ (kết hôn/khai sinh).
Giấy phải có gì
- Dịch đầy đủ nội dung giấy gốc
- Ghi rõ người dịch + ngày dịch
Xin ở đâu
Bạn tự dịch được, hoặc nhờ dịch vụ dịch thuật.
Xin thế nào
- Dịch sát nội dung
- Cuối bản dịch ghi: họ tên người dịch, chữ ký, ngày
Lưu ý
Cục chấp nhận bản tự dịch, nhưng BẮT BUỘC ghi rõ ai dịch.
Giấy tiếp nhận khai sinhChứng nhận việc sinh của bé đã đăng ký: giấy chứng sinh (bệnh viện cấp) và giấy tiếp nhận khai sinh (ủy ban thành phố cấp sau khi làm thủ tục khai…Xem chi tiếtLà giấy gì
Chứng nhận việc sinh của bé đã đăng ký: giấy chứng sinh (bệnh viện cấp) và giấy tiếp nhận khai sinh (ủy ban thành phố cấp sau khi làm thủ tục khai sinh).
Giấy phải có gì
- Nộp khai sinh trong 14 ngày kể từ khi sinh
- Xin giấy tiếp nhận sau khi đăng ký
Xin ở đâu
Giấy chứng sinh: bệnh viện nơi sinh. Giấy tiếp nhận: ủy ban thành phố.
Xin thế nào
- Nhận giấy chứng sinh từ bệnh viện khi bé chào đời
- Ra ủy ban thành phố làm khai sinh (trong 14 ngày)
- Xin thêm giấy tiếp nhận để nộp Cục
Lưu ý
⚠ PHẢI xin tư cách lưu trú cho bé trong 30 NGÀY kể từ ngày sinh — trễ là bé thành cư trú bất hợp pháp.
Hộ chiếu của béHộ chiếu của bé (nếu đã làm). Chưa làm kịp thì thay bằng “giấy trình bày lý do chưa có hộ chiếu”.Xem chi tiếtLà giấy gì
Hộ chiếu của bé (nếu đã làm). Chưa làm kịp thì thay bằng “giấy trình bày lý do chưa có hộ chiếu”.
Giấy phải có gì
- Chụp trang thông tin nếu đã có
- Chưa có → viết giấy lý do chưa có hộ chiếu
Xin ở đâu
Đại sứ quán/Lãnh sự Việt Nam tại Nhật (làm hộ chiếu cho bé).
Xin thế nào
- Nếu đã có: chụp trang thông tin
- Chưa có: nộp giấy lý do, bổ sung hộ chiếu sau
Lưu ý
Xin tư cách lưu trú cho bé không nhất thiết phải có hộ chiếu trước, nhưng nên làm sớm.
Thông tin cho tờ khaiCác ô còn lại của đơn cần bạn tự điền: địa chỉ hiện tại, số điện thoại, thời gian/kế hoạch dự định, cách chi trả chi phí (shiben-houhou)…Xem chi tiếtLà giấy gì
Các ô còn lại của đơn cần bạn tự điền: địa chỉ hiện tại, số điện thoại, thời gian/kế hoạch dự định, cách chi trả chi phí (shiben-houhou)…
Giấy phải có gì
- Điền đúng như giấy tờ (địa chỉ theo giấy cư trú juuminhyo)
- Số điện thoại phải liên lạc được
Xin thế nào
- App sẽ hỏi từng ô đơn giản (bản sau)
- Kiểm tra khớp với các giấy đã nộp
Lưu ý
Thông tin lệch nhau giữa các giấy dễ bị Cục hỏi thêm / kéo dài xét duyệt.
Bảng check giấy tờ
8 loại giấy · in ra hoặc tick trên điện thoại, chuẩn bị xong tờ nào đánh dấu tờ đó.
⬇ Tải bảng check PDFThủ tục này còn được gọi là
- con sinh ở nhật làm giấy tờ gì
- 在留資格取得
- xin tư cách lưu trú cho bé
- 30 ngày sau khi sinh phải báo nyukan