Trang này liệt kê đầy đủ 20 loại giấy tờ cần chuẩn bị cho thủ tục “Bảo lãnh người thân sang Nhật (COE 家族滞在)”. Bấm vào từng loại để xem giấy đó là gì, xin ở đâu, xin thế nào và mất bao nhiêu tiền.
Tờ khai xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE)Đây là ĐƠN CHÍNH của bộ hồ sơ — Tờ khai xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) (在留資格認定証明書交付申請書) do Cục Xuất nhập cảnh phát hành. Mọi giấy tờ khác…Xem chi tiếtLà giấy gì
Đây là ĐƠN CHÍNH của bộ hồ sơ — Tờ khai xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) (在留資格認定証明書交付申請書) do Cục Xuất nhập cảnh phát hành. Mọi giấy tờ khác chỉ là tài liệu đính kèm cho tờ này; thiếu nó thì hồ sơ không nộp được.
Giấy phải có gì
- Dùng đúng mẫu MỚI NHẤT của Cục — mẫu cũ có thể bị trả lại
- Điền bằng tiếng Nhật, chữ rõ, không tẩy xoá
- Dán ảnh và ký tên đúng ô quy định
- Một số thủ tục có phần dành cho CÔNG TY/người bảo lãnh điền — phần đó nhờ công ty làm
Xin ở đâu
Tải mẫu mới nhất trên trang Cục Xuất nhập cảnh, hoặc lấy trực tiếp tại quầy Cục. Ngoài ra app IIKANZI VISA điền sẵn giúp bạn rồi xuất ra PDF để in.
Xin thế nào
- Cách 1: tải mẫu trắng trên trang Cục rồi tự điền tay
- Cách 2: dùng app IIKANZI VISA — trả lời từng bước, app tự điền vào đúng ô rồi xuất PDF
- In ra, ký tên, dán ảnh, nộp kèm các giấy tờ khác
Chi phí & thời gian
Bản thân tờ khai miễn phí. Khi hồ sơ ĐƯỢC DUYỆT mới phải nộp phí bằng tem 収入印紙 — mức phí xem thông báo hiện hành của Cục.
Lưu ý
Tờ khai khác nhau theo từng loại thủ tục — nộp nhầm mẫu là bị trả về, mất lượt đi lại. Hãy đối chiếu đúng tên tờ khai ghi ở trên trước khi in.
🧭Tình huống hồ sơ gia đìnhHai câu này quyết định (1) bộ giấy CHỨNG MINH THU NHẬP của người bảo lãnh và (2) có phải tự chuẩn bị phong bì hồi âm hay không. Trả lời sai thì đi…Xem chi tiết
Là giấy gì
Hai câu này quyết định (1) bộ giấy CHỨNG MINH THU NHẬP của người bảo lãnh và (2) có phải tự chuẩn bị phong bì hồi âm hay không. Trả lời sai thì đi xin giấy thừa hoặc bị Cục trả hồ sơ.
Giấy phải có gì
- Giấy thuế tính theo ngày 1/1 (賦課期日). Uỷ ban thành phố chỉ cấp 課税証明書・納税証明書 cho người ĐÃ đăng ký cư trú vào ngày 1/1 của niên độ đó. Mới sang giữa năm → tới quầy cũng bị trả về tay không.
- Chưa có giấy thuế thì nộp gì. Bảng lương (給与明細) 2-3 tháng gần nhất + giấy chứng nhận việc làm (在職証明書). Nên kèm 1 tờ lý do ngắn (理由書) ghi rõ mới sang Nhật nên thành phố chưa cấp được.
- Cục nói gì. Trang chính thức của 出入国在留管理庁 ghi: 「入国後間もない場合や転居等により、お住まいの区役所・市役所・役場から発行されない場合は、最寄りの地方出入国在留管理官署にお問い合わせ下さい」— tức mới sang là trường hợp ĐÃ ĐƯỢC LƯỜNG TRƯỚC, không phải cứ thiếu là trượt.
- Ai đi nộp. Phong bì hồi âm (返信用封筒) chỉ để Cục gửi COE qua bưu điện. Nhờ văn phòng luật sư / hành chính thư sĩ (申請取次) nộp thay thì văn phòng dùng phong bì ghi địa chỉ VĂN PHÒNG — bạn không phải mua. Ngoài ra từ 17/3/2023 có thể chọn nhận COE qua EMAIL (電子交付) thì cũng khỏi phong bì.
Lưu ý
Chưa chắc thì cứ để trống rồi bấm sang trạm khác — app sẽ bày ĐỦ giấy cho an toàn, thừa giấy vẫn nộp được, thiếu giấy mới bị trả về.
Thẻ cư trúThẻ cư trú hiện tại. Cần chụp/nhập để lấy số thẻ, tư cách lưu trú, thời hạn.Xem chi tiếtLà giấy gì
Thẻ cư trú hiện tại. Cần chụp/nhập để lấy số thẻ, tư cách lưu trú, thời hạn.
Giấy phải có gì
- Chụp CẢ 2 MẶT
- Mặt sau có phần địa chỉ + ghi chú gia hạn
Xin ở đâu
Bạn đang giữ (luật bắt buộc mang theo người).
Xin thế nào
- Chụp mặt trước (ảnh + số thẻ + tư cách + hạn)
- Chụp mặt sau (địa chỉ + ghi chú)
Lưu ý
Mang bản gốc khi đi nộp Cục.
Hộ chiếuHộ chiếu để xác minh nhân thân. Khi nộp trực tiếp ở Cục cần MANG BẢN GỐC để xuất trình.Xem chi tiếtLà giấy gì
Hộ chiếu để xác minh nhân thân. Khi nộp trực tiếp ở Cục cần MANG BẢN GỐC để xuất trình.
Giấy phải có gì
- Còn hạn
- Chụp/nhập trang thông tin cá nhân (trang có ảnh)
Xin ở đâu
Bạn đang giữ. Nếu hết hạn: xin cấp lại tại Đại sứ quán/Lãnh sự Việt Nam ở Nhật.
Xin thế nào
- Chụp rõ trang thông tin (ảnh + số hộ chiếu)
- Mang bản gốc khi đi nộp Cục
Lưu ý
App lưu ảnh trên máy bạn, không gửi lên mạng.
Giấy cư trúGiấy xác nhận nơi cư trú và các thành viên trong hộ gia đình (juuminhyo). Hồ sơ bảo lãnh / gia đình cần loại ghi ĐỦ CẢ HỘ và CÓ quan hệ để chứng minh…Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy xác nhận nơi cư trú và các thành viên trong hộ gia đình (juuminhyo). Hồ sơ bảo lãnh / gia đình cần loại ghi ĐỦ CẢ HỘ và CÓ quan hệ để chứng minh quan hệ với người thân.
Giấy phải có gì
- Loại ghi ĐỦ CẢ HỘ — 世帯全員 (không phải bản chỉ 1 người)
- CÓ ghi QUAN HỆ với chủ hộ — 続柄 có ghi (あり)
- CÓ ghi QUỐC TỊCH (国籍) và TƯ CÁCH LƯU TRÚ (在留資格) của người nước ngoài
- KHÔNG in số My Number (個人番号) — bản có My Number Cục KHÔNG nhận
Xin ở đâu
ỦY BAN THÀNH PHỐ nơi bạn đang đăng ký cư trú — 市役所 (thành phố) hoặc 区役所 (quận, ở các thành phố lớn). Tìm nơi gần nhất: mở Google Maps gõ “市役所” hoặc “区役所” + tên thành phố/quận bạn ở → chọn chỗ gần nhà. Có thẻ My Number còn lấy được ở máy (kiosk) tại konbini.
Xin thế nào
- Mang thẻ cư trú (在留カード) hoặc thẻ My Number ra ủy ban thành phố, lấy số thứ tự quầy hộ tịch – cư trú (住民票)
- Nói (hoặc đưa mẩu giấy ghi) yêu cầu: 「世帯全員、続柄記載あり、マイナンバー無しの住民票を１通ください」— nghĩa: “Cho tôi 1 bản giấy cư trú CẢ HỘ, CÓ ghi quan hệ, KHÔNG có My Number.”
- Trả phí ~300 yên, nhận ngay trong ngày. Hộ đông có thể ra 2 trang → xin đủ cả 2 trang
Chi phí & thời gian
Khoảng 300 yên/tờ. Lấy ngay trong ngày.
Lưu ý
Bản thiếu quan hệ, hoặc IN số My Number, sẽ bị Cục trả lại — nhớ nói rõ 2 điều kiện này khi xin.
Giấy chứng nhận việc làmGiấy do công ty cấp, xác nhận bạn đang là nhân viên: chức vụ, nội dung công việc, ngày vào làm, mức lương.Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy do công ty cấp, xác nhận bạn đang là nhân viên: chức vụ, nội dung công việc, ngày vào làm, mức lương.
Giấy phải có gì
- Có tên công ty + con dấu
- Ghi rõ chức danh, nội dung công việc, ngày bắt đầu, lương
Xin ở đâu
Phòng nhân sự / tổng vụ công ty.
Xin thế nào
- Đề nghị công ty cấp giấy này
- Nói rõ dùng để xin gia hạn / đổi tư cách lưu trú
Lưu ý
Nội dung công việc phải KHỚP tư cách lưu trú (vd kỹ sư = việc kỹ thuật/văn phòng, không phải lao động phổ thông).
Giấy khấu trừ thuế (gensen)Giấy khấu trừ thuế cuối năm do công ty phát (源泉徴収票, gensen) — chứng minh thu nhập cả năm. Bản khớp bộ thuế hiện nay là Reiwa 6 · thu nhập năm 2024.Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy khấu trừ thuế cuối năm do công ty phát (源泉徴収票, gensen) — chứng minh thu nhập cả năm. Bản khớp bộ thuế hiện nay là Reiwa 6 · thu nhập năm 2024.
Giấy phải có gì
- Bản gensen Reiwa 6 · thu nhập năm 2024
- Hoặc bảng lương (kyuuyo-meisai) vài tháng gần nhất
Xin ở đâu
Phòng nhân sự / kế toán công ty bạn.
Xin thế nào
- Giấy khấu trừ: công ty phát cuối năm; mất thì xin cấp lại
- Bảng lương: lấy bản giấy hoặc in từ hệ thống lương công ty
Lưu ý
Nếu đổi công ty giữa năm, xin giấy khấu trừ thuế của CẢ công ty cũ. ⏱️ NGƯỜI MỚI SANG ĐÃ CÓ GIẤY NÀY CHƯA? Gensen do công ty phát sau 年末調整 (chốt thuế cuối năm), khoảng tháng 12 / đầu năm sau. ➊ Đã đi làm qua ít nhất 1 kỳ chốt năm (năm 2025 trở về trước): CÓ gensen (令和7年分, thu nhập 2025). ➋ Mới nhập cảnh / mới đi làm trong năm nay: CHƯA có gensen vì chưa qua kỳ chốt năm → bản đầu tiên ra khoảng tháng 12/2026 – đầu 2027; trong lúc chờ nộp BẢNG LƯƠNG 3 THÁNG gần nhất để thay chứng minh thu nhập.
Bảng lương 3 tháng gần nhấtBảng lương (給与明細, kyuuyo-meisai) 3 THÁNG gần nhất của NGƯỜI BẢO LÃNH (bạn) — chứng minh thu nhập ĐANG có. Đặc biệt cần khi bạn MỚI SANG / mới đi làm…Xem chi tiếtLà giấy gì
Bảng lương (給与明細, kyuuyo-meisai) 3 THÁNG gần nhất của NGƯỜI BẢO LÃNH (bạn) — chứng minh thu nhập ĐANG có. Đặc biệt cần khi bạn MỚI SANG / mới đi làm, chưa đủ 1 năm thu nhập nên CHƯA có giấy chứng nhận thu nhập & đóng thuế (課税/納税証明書).
Giấy phải có gì
- 3 tháng LIÊN TIẾP, gần nhất (mỗi tháng 1 ảnh)
- Rõ họ tên người nhận + tháng lương + tổng thực nhận (支給額)
- Bản công ty phát (giấy hoặc in từ hệ thống lương)
Xin ở đâu
Phòng nhân sự / kế toán công ty, hoặc tự in từ hệ thống lương (給与明細 Web) của công ty.
Xin thế nào
- Xin hoặc in 3 bảng lương của 3 tháng gần nhất
- Chụp rõ từng tờ — mỗi tháng 1 ảnh (3 ô)
Chi phí & thời gian
Miễn phí (công ty phát).
Lưu ý
Người mới sang Nhật đi làm CHƯA đủ 1 năm: chưa có 課税/納税証明書 → nộp bảng lương 3 tháng để THAY chứng minh thu nhập. Người đã có đủ giấy thuế thì đây là giấy bổ trợ cho chắc.
Giấy thu nhậpGiấy chứng nhận THU NHẬP cả năm + mức thuế thị dân (課税証明書) — anh em quen gọi là “giấy báo thuế”. Bản dùng hiện nay là Reiwa 7 nendo · thu nhập năm…Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy chứng nhận THU NHẬP cả năm + mức thuế thị dân (課税証明書) — anh em quen gọi là “giấy báo thuế”. Bản dùng hiện nay là Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024.
Giấy phải có gì
- Ghi tổng thu nhập cả năm + mức thuế thị dân
- Xin ĐÚNG bản Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024
Xin ở đâu
Xin ở ỦY BAN THÀNH PHỐ (shiyakusho) nơi bạn ĐĂNG KÝ CƯ TRÚ ngày 1/1/2025. Nếu ngày đó bạn ở thành phố khác thì phải xin ở thành phố cũ đó.
Xin thế nào
- Mang thẻ cư trú (hoặc thẻ My Number) ra ủy ban thành phố
- Xin bản Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024
- Có thẻ My Number: lấy được ở máy (kiosk) tại konbini
Chi phí & thời gian
Khoảng 300 yên/tờ. Lấy ngay trong ngày.
Lưu ý
Vì sao KHÔNG lấy năm mới hơn (thu nhập 2025): thuế thị dân của năm đó nộp theo nhiều kỳ, tới khoảng đầu năm 2027 mới đóng XONG — chưa xong thì giấy nộp thuế không “sạch”. Nên hiện lấy đồng bộ cả 3 giấy theo thu nhập năm 2024.
- Giấy nộp thuếGiấy chứng nhận đã NỘP ĐỦ thuế thị dân, không còn nợ (納税証明書) — “giấy nộp thuế”. Xin cùng Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024 với giấy báo thuế.Xem chi tiết
Là giấy gì
Giấy chứng nhận đã NỘP ĐỦ thuế thị dân, không còn nợ (納税証明書) — “giấy nộp thuế”. Xin cùng Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024 với giấy báo thuế.
Giấy phải có gì
- Xác nhận đã nộp đủ thuế thị dân, không nợ
- Cùng năm với giấy báo thuế (Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024)
Xin ở đâu
Cùng nơi với giấy báo thuế: ủy ban thành phố nơi bạn cư trú ngày 1/1/2025.
Xin thế nào
- Xin cùng lúc khi lấy giấy báo thuế
- Nói rõ cần bản “đã nộp đủ, không nợ”
Chi phí & thời gian
Khoảng 300 yên/tờ. Lấy ngay trong ngày.
Lưu ý
Đang nợ / chưa đóng xong thì không xin được bản “sạch” — đó là lý do lấy theo năm thu nhập đã đóng thuế xong.
Hợp đồng lao độngChỉ cần khi NGƯỜI BẢO LÃNH (bạn) vừa chuyển việc: hợp đồng lao động (雇用契約書) công ty MỚI + giấy nghỉ việc (離職票 rishokuhyou) công ty CŨ.Xem chi tiếtLà giấy gì
Chỉ cần khi NGƯỜI BẢO LÃNH (bạn) vừa chuyển việc: hợp đồng lao động (雇用契約書) công ty MỚI + giấy nghỉ việc (離職票 rishokuhyou) công ty CŨ.
Giấy phải có gì
- Hợp đồng lao động công ty mới (ghi lương + công việc)
- Giấy nghỉ việc / phiếu thôi việc (離職票) công ty cũ
Xin ở đâu
Công ty mới cấp hợp đồng lao động; công ty cũ (hoặc Hello Work) cấp giấy nghỉ việc.
Xin thế nào
- Xin hợp đồng lao động ở công ty mới
- Xin giấy nghỉ việc (離職票) ở công ty cũ / Hello Work
Lưu ý
Đổi việc khiến Cục dễ yêu cầu bổ sung — chuẩn bị sẵn cho chắc.
Giấy số dư tài khoảnGiấy chứng nhận số dư tài khoản — chứng minh khả năng tài chính khi bạn KHÔNG có thu nhập từ lương (thay cho giấy chứng nhận thu nhập/nộp thuế). Ít…Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy chứng nhận số dư tài khoản — chứng minh khả năng tài chính khi bạn KHÔNG có thu nhập từ lương (thay cho giấy chứng nhận thu nhập/nộp thuế). Ít dùng.
Giấy phải có gì
- Do ngân hàng cấp, ghi số dư tại thời điểm xin
- Chỉ dùng khi không chứng minh được thu nhập theo cách thường
Xin ở đâu
Ngân hàng nơi bạn mở tài khoản.
Xin thế nào
- Ra quầy ngân hàng xin giấy chứng nhận số dư
- Nói rõ cần bản tiếng Nhật để nộp Cục
Lưu ý
Nếu đã có giấy chứng nhận thu nhập/nộp thuế hoặc bảng lương thì thường KHÔNG cần giấy này.
Ảnh 4×3cmẢnh chân dung dán vào tờ khai đơn xin (COE dán ở trang người xin). Cục dùng để nhận diện.Xem chi tiếtLà giấy gì
Ảnh chân dung dán vào tờ khai đơn xin (COE dán ở trang người xin). Cục dùng để nhận diện.
Giấy phải có gì
- Kích thước 4×3 cm (cao × rộng)
- Nền TRẮNG trơn, không hoa văn
- Chụp trong vòng 3 tháng gần nhất
- Nhìn thẳng, không đội mũ, không kính râm, rõ mặt
Xin ở đâu
Máy chụp ảnh thẻ tự động (shoumei-shashinki) ở ga tàu / konbini, hoặc tiệm ảnh (shashin-ya).
Xin thế nào
- Tìm máy ảnh thẻ (shoumei-shashin) hoặc ra tiệm ảnh
- Chọn cỡ 4×3cm (loại dùng cho visa / sơ yếu lý lịch)
- In ra hoặc lưu ảnh; app sẽ chèn vào đơn
Chi phí & thời gian
Máy tự động ~800–1000 yên.
Lưu ý
Có thể dùng app chụp nền trắng, nhưng ảnh phải rõ và đúng tỉ lệ 4×3.
- Hộ chiếuHộ chiếu của người ở Việt Nam được bảo lãnh sang Nhật. Dùng để lấy thông tin nhân thân điền COE.Xem chi tiết
Là giấy gì
Hộ chiếu của người ở Việt Nam được bảo lãnh sang Nhật. Dùng để lấy thông tin nhân thân điền COE.
Giấy phải có gì
- Còn hạn
- Chụp trang thông tin (có ảnh)
Xin ở đâu
Người được bảo lãnh giữ ở VN. Chưa có thì làm hộ chiếu tại VN trước.
Xin thế nào
- Nhờ người nhà ở VN chụp trang thông tin gửi sang
- Lưu theo từng thành viên để tái dùng cho đơn sau
Lưu ý
Sau khi có COE, người ở VN cầm COE đi xin visa tại Đại sứ quán Nhật.
Giấy chứng minh quan hệ thân phậnGiấy chứng minh quan hệ giữa bạn và người được bảo lãnh: Giấy đăng ký kết hôn (với vợ/chồng) hoặc Giấy khai sinh (với con).Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy chứng minh quan hệ giữa bạn và người được bảo lãnh: Giấy đăng ký kết hôn (với vợ/chồng) hoặc Giấy khai sinh (với con).
Giấy phải có gì
- Bản gốc/bản sao hợp lệ từ VN
- Rõ thông tin, còn giá trị
Xin ở đâu
Việt Nam: UBND xã/phường (trích lục kết hôn / khai sinh). Nếu kết hôn ở Nhật: giấy xác nhận đã tiếp nhận đăng ký kết hôn (kon'in-todoke juri-shoumeisho) ở ủy ban thành phố.
Xin thế nào
- Nhờ người nhà xin trích lục tại VN
- Chuẩn bị đi kèm bản dịch tiếng Nhật (trạm kế)
Lưu ý
Nếu chỉ đăng ký kết hôn ở VN, nên hoàn tất thủ tục ghi chú/hôn thú theo yêu cầu để hồ sơ chắc chắn.
Bản dịch tiếng NhậtBản dịch tiếng Nhật của giấy chứng minh quan hệ (kết hôn/khai sinh).Xem chi tiếtLà giấy gì
Bản dịch tiếng Nhật của giấy chứng minh quan hệ (kết hôn/khai sinh).
Giấy phải có gì
- Dịch đầy đủ nội dung giấy gốc
- Ghi rõ người dịch + ngày dịch
Xin ở đâu
Bạn tự dịch được, hoặc nhờ dịch vụ dịch thuật.
Xin thế nào
- Dịch sát nội dung
- Cuối bản dịch ghi: họ tên người dịch, chữ ký, ngày
Lưu ý
Cục chấp nhận bản tự dịch, nhưng BẮT BUỘC ghi rõ ai dịch.
Giấy khám lao (không mắc lao)Giấy sàng lọc LAO PHỔI. Từ 01/09/2025, người quốc tịch VN xin lưu trú dài hạn PHẢI khám lao ở bệnh viện ĐƯỢC CHỈ ĐỊNH tại VN và nộp giấy xác nhận…Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy sàng lọc LAO PHỔI. Từ 01/09/2025, người quốc tịch VN xin lưu trú dài hạn PHẢI khám lao ở bệnh viện ĐƯỢC CHỈ ĐỊNH tại VN và nộp giấy xác nhận KHÔNG mắc lao.
Giấy phải có gì
- Chụp X-quang phổi tại bệnh viện được chỉ định
- Nhận giấy xác nhận không mắc lao
- Giấy có hạn 180 NGÀY kể từ ngày chụp X-quang
Xin ở đâu
Bệnh viện ĐƯỢC CHỈ ĐỊNH tại VN. TP.HCM: BV Quân y 175 (786 Nguyễn Kiệm), Raffles Medical, DYM Sài Gòn / Phú Mỹ Hưng, Care1, Nguyễn Tri Phương, IOM. Hà Nội: DYM Hà Nội, Raffles, Family Medical Practice, IOM, BV Giao thông vận tải. Đà Nẵng: Family General Hospital, Family Medical Practice.
Xin thế nào
- Xem danh sách chính thức mới nhất tại jpets.mhlw.go.jp
- Đặt lịch khám lao (chụp X-quang phổi) tại 1 bệnh viện chỉ định
- Nhận giấy, nộp khi xin COE (trong vòng 180 ngày)
Chi phí & thời gian
Phí khám tùy bệnh viện (vài trăm nghìn – hơn 1 triệu VND). Hỏi trực tiếp bệnh viện.
Lưu ý
Diện tokutei đang được MIỄN tạm thời; nhưng diện đoàn tụ gia đình thì CẦN — kiểm tra lại với Đại sứ quán / bệnh viện. Danh sách bệnh viện có thể cập nhật thêm.
Phong bì hồi âm có temPhong bì để Cục gửi TRẢ tấm giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) về cho bạn sau khi xét duyệt xong. Chỉ là đường VẬN CHUYỂN kết quả — nên ai nhận…Xem chi tiếtLà giấy gì
Phong bì để Cục gửi TRẢ tấm giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE) về cho bạn sau khi xét duyệt xong. Chỉ là đường VẬN CHUYỂN kết quả — nên ai nhận thay bạn thì người đó lo phong bì.
Giấy phải có gì
- Tự đi nộp, nhận kết quả qua bưu điện → CẦN. Phong bì định dạng thường (定形), ghi RÕ địa chỉ + tên bạn ở Nhật, dán tem thư bảo đảm (簡易書留).
- Nhờ văn phòng luật sư / hành chính thư sĩ nộp thay (申請取次) → KHÔNG cần bạn chuẩn bị. Cục trả COE cho người nộp thay, nên văn phòng dùng phong bì ghi địa chỉ VĂN PHÒNG (hoặc ra quầy nhận trực tiếp). Bạn chỉ việc hỏi văn phòng một câu cho chắc.
- Nhận COE qua EMAIL (電子交付, từ 17/3/2023) → KHÔNG cần phong bì. Phải đăng ký tài khoản trên hệ thống trực tuyến trước, rồi nộp thêm tờ 「（窓口申請）在留資格認定証明書電子交付希望申出書」 khi nộp ở quầy. Nộp online thì chọn 受領方法 = メール.
Xin ở đâu
Mua phong bì + tem ở bưu điện (yuubinkyoku) hoặc konbini.
Xin thế nào
- Hỏi trước: bạn tự nộp hay văn phòng nộp thay? — nhờ văn phòng thì DỪNG, không phải mua gì
- Tự nộp: mua 1 phong bì định dạng thường
- Viết địa chỉ nhà bạn (người bảo lãnh) vào ô người nhận
- Ra bưu điện mua & dán tem thư bảo đảm (nói: 'kani-kakitome')
- Kẹp cùng bộ hồ sơ khi nộp
Chi phí & thời gian
Tem thư bảo đảm (kani-kakitome) khoảng 400+ yên (hỏi bưu điện cho chính xác).
Lưu ý
Mức tem thay đổi theo giá bưu chính và tuỳ Cục địa phương — hỏi nhân viên bưu điện để chắc. Nếu đã nộp phong bì rồi mà sau đó đổi sang nhận COE qua email thì Cục trả lại phong bì cho bạn.
Thông tin cho tờ khaiCác ô còn lại của đơn cần bạn tự điền: địa chỉ hiện tại, số điện thoại, thời gian/kế hoạch dự định, cách chi trả chi phí (shiben-houhou)…Xem chi tiếtLà giấy gì
Các ô còn lại của đơn cần bạn tự điền: địa chỉ hiện tại, số điện thoại, thời gian/kế hoạch dự định, cách chi trả chi phí (shiben-houhou)…
Giấy phải có gì
- Điền đúng như giấy tờ (địa chỉ theo giấy cư trú juuminhyo)
- Số điện thoại phải liên lạc được
Xin thế nào
- App sẽ hỏi từng ô đơn giản (bản sau)
- Kiểm tra khớp với các giấy đã nộp
Lưu ý
Thông tin lệch nhau giữa các giấy dễ bị Cục hỏi thêm / kéo dài xét duyệt.
Xin làm thêm (28h)Người có visa không được phép đi làm — ví dụ 家族滞在 (phụ thuộc, đi theo vợ/chồng) hay du học sinh 留学 — nếu muốn đi làm thêm (baito) thì phải xin phép…Xem chi tiếtLà giấy gì
Người có visa không được phép đi làm — ví dụ 家族滞在 (phụ thuộc, đi theo vợ/chồng) hay du học sinh 留学 — nếu muốn đi làm thêm (baito) thì phải xin phép trước ở Cục Xuất nhập cảnh. Giấy phép này gọi là 資格外活動許可.
Giấy phải có gì
- CẦN: người diện 家族滞在 muốn đi làm thêm
- KHÔNG cần: visa vốn đã được đi làm (kỹ sư 技人国, tokutei ginou…)
- KHÔNG cần: thẻ cư trú ghi 就労制限なし (không hạn chế làm việc)
Xin ở đâu
Cục Xuất nhập cảnh (入国管理局) nơi bạn cư trú — nộp cùng lúc với thủ tục chính, không phải đi 2 lần.
Xin thế nào
- Tích “Tôi muốn xin phép đi làm thêm” ở trạm này
- Nhập nơi làm dự kiến (chưa có nơi cụ thể thì để trống)
- Tải 資格外活動許可申請書 app đã điền sẵn
- Nộp KÈM hồ sơ chính ở Cục — miễn phí
Chi phí & thời gian
Miễn phí. Xét cùng thủ tục chính nên thường có kết quả cùng lúc.
Lưu ý
Giới hạn: tối đa 28 giờ/tuần (du học sinh: kỳ nghỉ dài của trường có thể tới 8 giờ/ngày). KHÔNG được làm ngành người lớn / 風俗. Làm quá giờ sẽ ảnh hưởng khi gia hạn / xét visa sau này.