Halaman ini memuat 18 dokumen yang diperlukan untuk “Penjaminan keluarga”. Ketuk setiap dokumen untuk melihat dokumen apa itu, tempat mengurus, cara mengurus, dan biayanya.
Formulir permohonan Certificate of Eligibility (COE)Ini formulir UTAMA dari seluruh berkas — Formulir permohonan Certificate of Eligibility (COE) (在留資格認定証明書交付申請書), diterbitkan Badan Imigrasi. Semua…Lihat detailDokumen apa ini
Ini formulir UTAMA dari seluruh berkas — Formulir permohonan Certificate of Eligibility (COE) (在留資格認定証明書交付申請書), diterbitkan Badan Imigrasi. Semua dokumen lain hanyalah lampiran untuk formulir ini; tanpa formulir ini permohonan tidak bisa diajukan.
Isi yang harus ada
- Pakai versi TERBARU dari Imigrasi — versi lama bisa ditolak
- Isi dalam bahasa Jepang, jelas, tanpa coretan
- Tempel foto dan tanda tangani pada kolom yang ditentukan
- Beberapa prosedur punya bagian yang diisi PERUSAHAAN / penjamin — minta mereka mengisinya
Tempat mengurus
Unduh versi terbaru di situs Badan Imigrasi, atau ambil di loket Imigrasi. Aplikasi IIKANZI VISA juga bisa mengisikannya dan mengekspor PDF siap cetak.
Cara mengurus
- Cara 1: unduh formulir kosong dari situs Imigrasi lalu isi manual
- Cara 2: pakai IIKANZI VISA — jawab langkah demi langkah, aplikasi mengisi kolom yang tepat dan mengekspor PDF
- Cetak, tanda tangani, tempel foto, ajukan bersama dokumen lain
Biaya & waktu
Formulirnya sendiri gratis. Biaya (dibayar dengan meterai 収入印紙) baru dikenakan saat permohonan DISETUJUI — lihat pengumuman biaya terkini dari Imigrasi.
Catatan
Setiap prosedur memakai formulir berbeda — salah formulir berarti berkas dikembalikan. Periksa nama formulir di atas sebelum mencetak.
Situasi berkas keluargaJawaban Anda menentukan (1) berapa lembar surat pajak yang perlu diambil penjamin dan tahun fiskal mana, (2) apakah diganti slip gaji, (3) perlu…Lihat detailDokumen apa ini
Jawaban Anda menentukan (1) berapa lembar surat pajak yang perlu diambil penjamin dan tahun fiskal mana, (2) apakah diganti slip gaji, (3) perlu tidaknya amplop balasan.
Isi yang harus ada
- 📇 Lupa tanggalnya? Balik kartu izin tinggal Anda. Baris alamat mencatat TANGGAL Anda mendaftar di balai kota (住居地記載日) — pakai tanggal ITU, bukan tanggal masuk Jepang.
- Terdaftar sebelum 1/1/2025 → set lengkap tiga lembar: 課税証明書 Reiwa 8 nendo · penghasilan 2025 (terbaru) + 課税証明書 Reiwa 7 nendo · penghasilan 2024 + 納税証明書 Reiwa 7 nendo · penghasilan 2024.
- Terdaftar dalam 2025 → hanya ada tahun fiskal 8. Serahkan 課税 + 納税 untuk tahun yang sama; sisa tagihan pada surat pembayaran itu WAJAR selama tidak menunggak. Tambahkan slip gaji 3 bulan.
- Terdaftar sejak 1/1/2026 → belum ada surat pajak; yang pertama baru sekitar Juni 2027. Ganti dengan surat keterangan kerja + slip gaji 3 bulan + surat alasan (理由書).
- Jebakan umum: datang November–Desember tetap dapat 住民票 pada 1 Januari sehingga suratnya ADA — tetapi hanya memuat 1–2 bulan penghasilan. Tetap lampirkan slip gaji.
Catatan
Kalau ragu, biarkan kosong — aplikasi menampilkan berkas LENGKAP; kelebihan berkas tetap diterima, kekurangan justru ditolak.
Kartu izin tinggalKartu izin tinggal saat ini. Perlu difoto/diisi untuk mengambil nomor kartu, status tinggal, masa berlaku.Lihat detailDokumen apa ini
Kartu izin tinggal saat ini. Perlu difoto/diisi untuk mengambil nomor kartu, status tinggal, masa berlaku.
Isi yang harus ada
- Foto KEDUA SISI
- Sisi belakang berisi bagian alamat + catatan perpanjangan
Tempat mengurus
Ada pada Anda (wajib dibawa menurut hukum).
Cara mengurus
- Foto sisi depan (foto + nomor kartu + status + masa berlaku)
- Foto sisi belakang (alamat + catatan)
Catatan
Bawa yang asli saat menyerahkan ke Imigrasi.
PasporPaspor untuk verifikasi identitas. Saat menyerahkan langsung di Imigrasi, BAWA yang ASLI untuk ditunjukkan.Lihat detailDokumen apa ini
Paspor untuk verifikasi identitas. Saat menyerahkan langsung di Imigrasi, BAWA yang ASLI untuk ditunjukkan.
Isi yang harus ada
- Masih berlaku
- Foto/isi halaman informasi pribadi (halaman berfoto)
Tempat mengurus
Ada pada Anda. Jika kedaluwarsa: ajukan penerbitan ulang di Kedutaan/Konsulat Vietnam di Jepang.
Cara mengurus
- Foto halaman informasi dengan jelas (foto + nomor paspor)
- Bawa yang asli saat menyerahkan ke Imigrasi
Catatan
Aplikasi menyimpan foto di perangkat Anda, tidak dikirim ke internet.
Surat keterangan kerjaSurat dari perusahaan yang menyatakan Anda adalah karyawan: jabatan, isi pekerjaan, tanggal masuk, besaran gaji.Lihat detailDokumen apa ini
Surat dari perusahaan yang menyatakan Anda adalah karyawan: jabatan, isi pekerjaan, tanggal masuk, besaran gaji.
Isi yang harus ada
- Ada nama perusahaan + stempel
- Menyebutkan jabatan, isi pekerjaan, tanggal mulai, gaji
Tempat mengurus
Bagian HRD / umum perusahaan.
Cara mengurus
- Minta perusahaan menerbitkan surat ini
- Sebutkan bahwa akan dipakai untuk perpanjangan / perubahan status tinggal
Catatan
Isi pekerjaan harus SESUAI dengan status tinggal (mis. Engineer = pekerjaan teknis/kantoran, bukan buruh kasar).
Slip gaji 3 bulan terakhirSlip gaji (給与明細, kyuuyo-meisai) 3 BULAN terakhir milik PENJAMIN (Anda) — membuktikan penghasilan yang SEDANG berjalan. Terutama diperlukan saat Anda…Lihat detailDokumen apa ini
Slip gaji (給与明細, kyuuyo-meisai) 3 BULAN terakhir milik PENJAMIN (Anda) — membuktikan penghasilan yang SEDANG berjalan. Terutama diperlukan saat Anda BARU datang / baru bekerja, belum genap setahun penghasilan sehingga BELUM punya sertifikat penghasilan & pembayaran pajak (課税/納税証明書).
Isi yang harus ada
- 3 bulan BERTURUT-turut, terbaru (satu foto per bulan)
- Jelas nama penerima + bulan gaji + total diterima (支給額)
- Versi terbitan perusahaan (kertas atau cetak dari sistem penggajian)
Tempat mengurus
Bagian HRD / akuntansi perusahaan, atau cetak sendiri dari sistem penggajian (給与明細 Web) perusahaan.
Cara mengurus
- Minta atau cetak 3 slip gaji 3 bulan terakhir
- Foto tiap lembar dengan jelas — satu foto per bulan (3 kotak)
Biaya & waktu
Gratis (diterbitkan perusahaan).
Catatan
Pendatang baru yang bekerja BELUM genap setahun: belum punya 課税/納税証明書 → serahkan slip gaji 3 bulan sebagai PENGGANTI bukti penghasilan. Yang sudah punya surat pajak lengkap, ini dokumen pelengkap untuk memperkuat.
Surat alasan — tanpa surat pajakSurat yang menjelaskan MENGAPA Anda tidak bisa menyerahkan surat penghasilan dan pembayaran pajak, disertai janji menyerahkannya setelah terbit.Lihat detailDokumen apa ini
Surat yang menjelaskan MENGAPA Anda tidak bisa menyerahkan surat penghasilan dan pembayaran pajak, disertai janji menyerahkannya setelah terbit.
Isi yang harus ada
- Tata letak surat administratif Jepang: tanggal (kanan) → nama kantor + 殿 → nama/kewarganegaraan/tanggal lahir/alamat penulis (kanan) → judul 理由書 → pembuka → 記 dengan poin bernomor → 以上.
- Yang ditulis aplikasi: tanggal tiba dan tanggal mendaftar · aturan 1 Januari sehingga pajak belum dikenakan · dokumen pengganti (slip gaji 3 bulan + surat keterangan kerja) · janji menyerahkan setelah terbit.
- Cetak lalu TANDA TANGANI di samping nama Anda.
- Periksa dulu: tanggal tiba dari cap imigrasi di paspor, tanggal mendaftar dari BALIK kartu izin tinggal (住居地記載日).
Tempat mengurus
Anda buat sendiri — pakai tombol “Unduh surat (PDF)” di stasiun ini.
Cara mengurus
- Isi empat kolom di atas
- Tekan “Unduh surat (PDF)”
- Cetak A4 dan tanda tangani
- Letakkan tepat setelah slip gaji
Biaya & waktu
Gratis — satu lembar kertas.
Catatan
Bila kantor pengacara yang mengurus, biasanya merekalah yang menulis surat ini — berikan versi aplikasi sebagai bahan.
Sertifikat penghasilan — tahun terbaruSertifikat PENGHASILAN setahun + pajak warga kota (課税証明書). Ini versi terbaru yang bisa diterbitkan: Reiwa 8 nendo · penghasilan 2025. Imigrasi…Lihat detailDokumen apa ini
Sertifikat PENGHASILAN setahun + pajak warga kota (課税証明書). Ini versi terbaru yang bisa diterbitkan: Reiwa 8 nendo · penghasilan 2025. Imigrasi melihat lembar ini untuk penghasilan terkini penjamin.
Isi yang harus ada
- Reiwa 8 nendo · penghasilan 2025 — memuat total penghasilan 2025 dan besaran pajak.
- Bisa diambil bila Anda punya 住民票 pada 1/1/2026.
- Penghasilan rendah/nihil tetap bisa: keluar 非課税証明書, tetap diterima Imigrasi.
Tempat mengurus
Balai kota (shiyakusho) tempat Anda TERDAFTAR SEBAGAI PENDUDUK pada 1/1/2026. Kota mana pun saat itu, di sanalah Anda mengurus — kalau sudah pindah, kembali ke kota lama atau minta lewat pos.
Cara mengurus
- Bawa kartu izin tinggal (atau kartu My Number) ke balai kota
- Sebutkan tiap tahun fiskal yang diperlukan — bacakan angka 令和 di atas
- Dengan kartu My Number bisa lewat kiosk di konbini, lebih murah
Biaya & waktu
Sekitar 300 yen/lembar, terbit hari itu juga. Minta ketiganya sekaligus agar cukup sekali datang.
Catatan
Versi ini terbit sekitar pertengahan Mei (pajak dipotong gaji) atau awal Juni (bayar sendiri). Sebelum itu kota hanya punya versi lama — Imigrasi memakluminya.
Sertifikat pembayaran pajak — tahun terbaruSertifikat bahwa pajak warga kota sudah DIBAYAR tanpa tunggakan (納税証明書). Pakai versi Reiwa 8 nendo · penghasilan 2025 — setahun dengan sertifikat…Lihat detailDokumen apa ini
Sertifikat bahwa pajak warga kota sudah DIBAYAR tanpa tunggakan (納税証明書). Pakai versi Reiwa 8 nendo · penghasilan 2025 — setahun dengan sertifikat penghasilan terbaru di atas.
Isi yang harus ada
- Versi sekarang: Reiwa 8 nendo · penghasilan 2025. Bisa diambil bila punya 住民票 pada 1/1/2026.
- Pajak tahun ini masih dicicil, jadi sisa tagihan pada surat itu WAJAR — tetap bisa diambil dan diserahkan.
- Yang harus dihindari hanyalah tunggakan jatuh tempo (滞納).
- Daftar dokumen Imigrasi menyebut tahun yang seluruh terminnya lunas (Reiwa 7 nendo · penghasilan 2024) — ada di stasiun bawah.
Tempat mengurus
Balai kota (shiyakusho) tempat Anda TERDAFTAR SEBAGAI PENDUDUK pada 1/1/2026. Kota mana pun saat itu, di sanalah Anda mengurus — kalau sudah pindah, kembali ke kota lama atau minta lewat pos.
Cara mengurus
- Bawa kartu izin tinggal (atau kartu My Number) ke balai kota
- Sebutkan tiap tahun fiskal yang diperlukan — bacakan angka 令和 di atas
- Dengan kartu My Number bisa lewat kiosk di konbini, lebih murah
Biaya & waktu
Sekitar 300 yen/lembar, terbit hari itu juga. Minta ketiganya sekaligus agar cukup sekali datang.
Catatan
Bila menunggak jatuh tempo, surat “bersih” tidak bisa keluar — lunasi dulu.
Kontrak kerjaHanya perlu jika PENJAMIN (Anda) baru pindah kerja: kontrak kerja (雇用契約書) perusahaan BARU + surat pemutusan (離職票 rishokuhyou) perusahaan LAMA.Lihat detailDokumen apa ini
Hanya perlu jika PENJAMIN (Anda) baru pindah kerja: kontrak kerja (雇用契約書) perusahaan BARU + surat pemutusan (離職票 rishokuhyou) perusahaan LAMA.
Isi yang harus ada
- Kontrak kerja perusahaan baru (gaji + pekerjaan)
- Surat pemutusan (離職票) perusahaan lama
Tempat mengurus
Perusahaan baru menerbitkan kontrak kerja; perusahaan lama (atau Hello Work) menerbitkan surat pemutusan.
Cara mengurus
- Minta kontrak kerja di perusahaan baru
- Minta surat pemutusan (離職票) di perusahaan lama / Hello Work
Catatan
Pindah kerja membuat Imigrasi mudah meminta tambahan — siapkan lebih dulu untuk amannya.
Foto ID (3×4cm)Foto potret yang ditempel pada formulir permohonan (untuk COE, pada halaman pemohon). Imigrasi memakainya untuk verifikasi identitas.Lihat detailDokumen apa ini
Foto potret yang ditempel pada formulir permohonan (untuk COE, pada halaman pemohon). Imigrasi memakainya untuk verifikasi identitas.
Isi yang harus ada
- Ukuran 3×4 cm (lebar × tinggi)
- Latar belakang PUTIH polos, tanpa motif
- Diambil dalam 3 bulan terakhir
- Menghadap depan, tanpa topi, tanpa kacamata hitam, wajah terlihat jelas
Tempat mengurus
Bilik foto ID otomatis (shoumei-shashinki) di stasiun / konbini, atau studio foto (shashin-ya).
Cara mengurus
- Cari bilik foto ID (shoumei-shashin) atau pergi ke studio foto
- Pilih ukuran 3×4cm (jenis untuk visa / riwayat hidup)
- Cetak atau simpan foto; aplikasi akan menyisipkannya ke formulir
Biaya & waktu
Bilik otomatis ~800–1000 yen.
Catatan
Boleh memakai aplikasi kamera latar putih, tetapi foto harus jelas dan tepat rasio 3×4.
PasporPaspor orang di Vietnam yang dijamin datang ke Jepang. Dipakai untuk mengambil data diri guna mengisi COE.Lihat detailDokumen apa ini
Paspor orang di Vietnam yang dijamin datang ke Jepang. Dipakai untuk mengambil data diri guna mengisi COE.
Isi yang harus ada
- Masih berlaku
- Foto halaman informasi (yang berfoto)
Tempat mengurus
Dipegang orang yang dijamin di Vietnam. Jika belum ada, buat paspor dulu di Vietnam.
Cara mengurus
- Minta keluarga di Vietnam memotret halaman informasi dan mengirimnya
- Simpan per anggota untuk dipakai ulang pada permohonan berikutnya
Catatan
Setelah COE terbit, orang di Vietnam membawa COE untuk mengajukan visa di Kedutaan Jepang.
Dokumen bukti hubungan keluargaDokumen bukti hubungan antara Anda dan orang yang dijamin: Akta pernikahan (untuk pasangan) atau Akta kelahiran (untuk anak).Lihat detailDokumen apa ini
Dokumen bukti hubungan antara Anda dan orang yang dijamin: Akta pernikahan (untuk pasangan) atau Akta kelahiran (untuk anak).
Isi yang harus ada
- Asli/salinan sah dari Vietnam
- Informasi jelas, masih berlaku
Tempat mengurus
Vietnam: kantor kelurahan/kecamatan (kutipan akta pernikahan / kelahiran). Jika menikah di Jepang: surat keterangan penerimaan pendaftaran pernikahan (kon'in-todoke juri-shoumeisho) di balai kota.
Cara mengurus
- Minta keluarga mengurus kutipan akta di Vietnam
- Siapkan bersama terjemahan bahasa Jepang (stasiun berikutnya)
Catatan
Jika hanya mendaftarkan pernikahan di Vietnam, sebaiknya selesaikan prosedur pencatatan yang diminta agar berkas lebih kuat.
Terjemahan bahasa JepangTerjemahan bahasa Jepang dari dokumen bukti hubungan (pernikahan/kelahiran).Lihat detailDokumen apa ini
Terjemahan bahasa Jepang dari dokumen bukti hubungan (pernikahan/kelahiran).
Isi yang harus ada
- Terjemahkan lengkap isi dokumen asli
- Cantumkan penerjemah + tanggal penerjemahan
Tempat mengurus
Anda bisa menerjemahkan sendiri, atau memakai jasa penerjemah.
Cara mengurus
- Terjemahkan sesuai isi
- Di akhir terjemahan tulis: nama penerjemah, tanda tangan, tanggal
Catatan
Imigrasi menerima terjemahan sendiri, tetapi WAJIB mencantumkan siapa penerjemahnya.
Surat pemeriksaan TBC (bebas TBC)Surat skrining TBC paru. Sejak 01/09/2025, warga negara Vietnam yang mengajukan tinggal jangka panjang WAJIB pemeriksaan TBC di rumah sakit YANG…Lihat detailDokumen apa ini
Surat skrining TBC paru. Sejak 01/09/2025, warga negara Vietnam yang mengajukan tinggal jangka panjang WAJIB pemeriksaan TBC di rumah sakit YANG DITUNJUK di Vietnam dan menyerahkan surat keterangan BEBAS TBC.
Isi yang harus ada
- Rontgen paru di rumah sakit yang ditunjuk
- Terima surat keterangan bebas TBC
- Surat berlaku 180 HARI sejak tanggal rontgen
Tempat mengurus
Rumah sakit YANG DITUNJUK di Vietnam. HCMC: RS Quân y 175 (786 Nguyễn Kiệm), Raffles Medical, DYM Sài Gòn / Phú Mỹ Hưng, Care1, Nguyễn Tri Phương, IOM. Hà Nội: DYM Hà Nội, Raffles, Family Medical Practice, IOM, RS Giao thông vận tải. Đà Nẵng: Family General Hospital, Family Medical Practice.
Cara mengurus
- Lihat daftar resmi terbaru di jpets.mhlw.go.jp
- Buat janji pemeriksaan TBC (rontgen paru) di salah satu rumah sakit yang ditunjuk
- Terima surat, serahkan saat mengajukan COE (dalam 180 hari)
Biaya & waktu
Biaya pemeriksaan tergantung rumah sakit (beberapa ratus ribu – lebih dari 1 juta VND). Tanyakan langsung ke rumah sakit.
Catatan
Kategori Tokutei sedang DIKECUALIKAN sementara; tetapi kategori reunifikasi keluarga PERLU — periksa ulang dengan Kedutaan / rumah sakit. Daftar rumah sakit dapat diperbarui.
Amplop balasan berperangkoAmplop untuk Imigrasi MENGIRIM KEMBALI sertifikat status tinggal (COE) setelah peninjauan. Ini hanya jalur pengiriman — siapa yang menerima, dia yang…Lihat detailDokumen apa ini
Amplop untuk Imigrasi MENGIRIM KEMBALI sertifikat status tinggal (COE) setelah peninjauan. Ini hanya jalur pengiriman — siapa yang menerima, dia yang menyiapkan amplop.
Isi yang harus ada
- Menyerahkan sendiri & ingin dikirim pos → PERLU. Amplop ukuran standar (定形), tulis jelas nama + alamat Anda di Jepang, tempel perangko surat tercatat (簡易書留).
- Kantor pengacara / gyoseishoshi yang menyerahkan (申請取次) → Anda TIDAK perlu menyiapkan. COE dikembalikan ke pihak yang menyerahkan, jadi kantor memakai amplop beralamat kantor mereka.
- Menerima COE lewat e-mail (電子交付, sejak 17 Maret 2023) → tanpa amplop. Daftar dulu di sistem online, lalu serahkan 「(窓口申請)在留資格認定証明書電子交付希望申出書」 di loket.
Tempat mengurus
Beli amplop + perangko di kantor pos (yuubinkyoku) atau konbini.
Cara mengurus
- Tanya dulu: Anda sendiri atau kantor yang menyerahkan? — bila kantor, BERHENTI, tidak perlu beli apa pun
- Bila sendiri: beli 1 amplop format biasa
- Tulis alamat rumah Anda (penjamin) di kolom penerima
- Ke kantor pos beli & tempel perangko surat tercatat (sebutkan: kani-kakitome)
- Satukan dengan berkas saat menyerahkan
Biaya & waktu
Perangko surat tercatat (kani-kakitome) sekitar 400+ yen (tanyakan ke kantor pos untuk pastinya).
Catatan
Nominal perangko bisa berubah dan tergantung kantor Imigrasi setempat. Bila amplop sudah diserahkan lalu Anda beralih ke penerimaan e-mail, amplop dikembalikan.
Informasi untuk formulirKolom formulir lainnya yang Anda isi sendiri: alamat saat ini, nomor telepon, waktu/rencana, cara membiayai biaya hidup (shiben-houhou)…Lihat detailDokumen apa ini
Kolom formulir lainnya yang Anda isi sendiri: alamat saat ini, nomor telepon, waktu/rencana, cara membiayai biaya hidup (shiben-houhou)…
Isi yang harus ada
- Isi persis seperti dokumen (alamat sesuai juuminhyo)
- Nomor telepon harus bisa dihubungi
Cara mengurus
- Aplikasi akan menanyakan tiap kolom secara sederhana (versi mendatang)
- Periksa kecocokan dengan dokumen yang telah diserahkan
Catatan
Informasi yang tidak konsisten antar dokumen mudah memicu pertanyaan tambahan dari Imigrasi / memperpanjang peninjauan.
Izin kerja sambilan (28 jam) — setelah tibaPemegang status yang TIDAK boleh bekerja — misalnya 家族滞在 (visa keluarga) atau 留学 (pelajar) — harus meminta izin lebih dulu ke Imigrasi sebelum kerja…Lihat detailDokumen apa ini
Pemegang status yang TIDAK boleh bekerja — misalnya 家族滞在 (visa keluarga) atau 留学 (pelajar) — harus meminta izin lebih dulu ke Imigrasi sebelum kerja sambilan. Izin itu disebut 資格外活動許可.
Isi yang harus ada
- PERLU: pemegang 家族滞在 yang ingin kerja sambilan
- TIDAK perlu: status yang memang boleh bekerja (Engineer, Tokutei Ginou…)
- TIDAK perlu: kartu izin tinggal bertulis 就労制限なし (tanpa batasan kerja)
Tempat mengurus
Kantor Imigrasi (入国管理局) di wilayah Anda. Formulir ini diajukan TERSENDIRI — hanya bisa setelah Anda berada di Jepang dan memiliki kartu izin tinggal.
Cara mengurus
- Isi tempat kerja yang direncanakan (kosongkan bila belum ada)
- Unduh 資格外活動許可申請書 yang sudah diisi aplikasi
- Bawa formulir + paspor + kartu izin tinggal ke Imigrasi — gratis
- Mulai bekerja hanya SETELAH izin keluar
Biaya & waktu
Gratis. Waktu proses standar: sekitar 2 minggu – 2 bulan.
Catatan
Batas: maksimal 28 jam/minggu (pelajar boleh sampai 8 jam/hari saat libur panjang sekolah). Pekerjaan hiburan dewasa (風俗) TIDAK boleh. Bekerja melebihi batas akan merugikan saat perpanjangan / pemeriksaan visa berikutnya.
Daftar periksa dokumen
12 dokumen · cetak atau centang di ponsel setiap dokumen yang sudah siap.
⬇ Unduh daftar periksa PDF