Halaman ini memuat 21 dokumen yang diperlukan untuk “Ganti ke Insinyur”. Ketuk setiap dokumen untuk melihat dokumen apa itu, tempat mengurus, cara mengurus, dan biayanya.
Formulir permohonan perubahan status tinggalIni formulir UTAMA dari seluruh berkas — Formulir permohonan perubahan status tinggal (在留資格変更許可申請書), diterbitkan Badan Imigrasi. Semua dokumen lain…Lihat detailDokumen apa ini
Ini formulir UTAMA dari seluruh berkas — Formulir permohonan perubahan status tinggal (在留資格変更許可申請書), diterbitkan Badan Imigrasi. Semua dokumen lain hanyalah lampiran untuk formulir ini; tanpa formulir ini permohonan tidak bisa diajukan.
Isi yang harus ada
- Pakai versi TERBARU dari Imigrasi — versi lama bisa ditolak
- Isi dalam bahasa Jepang, jelas, tanpa coretan
- Tempel foto dan tanda tangani pada kolom yang ditentukan
- Beberapa prosedur punya bagian yang diisi PERUSAHAAN / penjamin — minta mereka mengisinya
Tempat mengurus
Unduh versi terbaru di situs Badan Imigrasi, atau ambil di loket Imigrasi. Aplikasi IIKANZI VISA juga bisa mengisikannya dan mengekspor PDF siap cetak.
Cara mengurus
- Cara 1: unduh formulir kosong dari situs Imigrasi lalu isi manual
- Cara 2: pakai IIKANZI VISA — jawab langkah demi langkah, aplikasi mengisi kolom yang tepat dan mengekspor PDF
- Cetak, tanda tangani, tempel foto, ajukan bersama dokumen lain
Biaya & waktu
Formulirnya sendiri gratis. Biaya (dibayar dengan meterai 収入印紙) baru dikenakan saat permohonan DISETUJUI — lihat pengumuman biaya terkini dari Imigrasi.
Catatan
Setiap prosedur memakai formulir berbeda — salah formulir berarti berkas dikembalikan. Periksa nama formulir di atas sebelum mencetak.
Situasi AndaImigrasi membagi perusahaan penerima ke dalam empat kelompok berdasarkan ukuran dan pajak yang sudah dibayar. Makin tinggi nomornya, makin banyak…Lihat detailDokumen apa ini
Imigrasi membagi perusahaan penerima ke dalam empat kelompok berdasarkan ukuran dan pajak yang sudah dibayar. Makin tinggi nomornya, makin banyak berkasnya: kelompok 1·2 hampir tidak perlu berkas perusahaan, kelompok 4 harus menyerahkan laporan keuangan. Syarat tiap kelompok di bawah ini.
Isi yang harus ada
- KELOMPOK 1 — perusahaan terdaftar bursa · perusahaan asuransi mutual · instansi negara/pemerintah daerah · badan administratif independen · badan hukum khusus/berizin · badan kepentingan publik · perusahaan bersertifikat inovasi atau Youth-Yell.
- KELOMPOK 2 — organisasi dengan pajak sumber tahun lalu ≥ 10 juta yen pada 法定調書合計表. Instansi yang disetujui memakai sistem permohonan daring juga masuk kelompok 2.
- KELOMPOK 3 — perusahaan yang sudah menyerahkan 法定調書合計表 tahun lalu tetapi pajaknya di bawah 10 juta yen — mayoritas UKM Jepang.
- KELOMPOK 4 — belum menyerahkan 法定調書合計表: perusahaan berdiri kurang dari 1 tahun atau belum pernah wajib. Kelompok ini wajib menambah izin usaha, akta pendaftaran, laporan keuangan/rencana usaha, dan profil perusahaan.
- Tidak bisa bertanya ke HRD? Tanyakan: “Apakah perusahaan terdaftar di bursa?” dan “Apakah pajak sumber tahun lalu ≥ 10 juta yen?” Kalau ragu pilih kelompok 3 — berkas lebih lengkap; kelebihan berkas diterima, kekurangan ditolak.
- Karyawan dispatch: kelompok mengikuti perusahaan penyalur (kontrak & gaji), bukan tempat kerja harian — dan harus menambah berkas tentang tempat kerja sebenarnya.
Catatan
Jawaban bisa diubah kapan saja — foto dokumen yang sudah diambil TIDAK hilang.
Foto ID (4×3cm)Foto potret yang ditempel pada formulir permohonan (untuk COE, pada halaman pemohon). Imigrasi memakainya untuk verifikasi identitas.Lihat detailDokumen apa ini
Foto potret yang ditempel pada formulir permohonan (untuk COE, pada halaman pemohon). Imigrasi memakainya untuk verifikasi identitas.
Isi yang harus ada
- Ukuran 4×3 cm (tinggi × lebar)
- Latar belakang PUTIH polos, tanpa motif
- Diambil dalam 3 bulan terakhir
- Menghadap depan, tanpa topi, tanpa kacamata hitam, wajah terlihat jelas
Tempat mengurus
Bilik foto ID otomatis (shoumei-shashinki) di stasiun / konbini, atau studio foto (shashin-ya).
Cara mengurus
- Cari bilik foto ID (shoumei-shashin) atau pergi ke studio foto
- Pilih ukuran 4×3cm (jenis untuk visa / riwayat hidup)
- Cetak atau simpan foto; aplikasi akan menyisipkannya ke formulir
Biaya & waktu
Bilik otomatis ~800–1000 yen.
Catatan
Boleh memakai aplikasi kamera latar putih, tetapi foto harus jelas dan tepat rasio 4×3.
PasporPaspor untuk verifikasi identitas. Saat menyerahkan langsung di Imigrasi, BAWA yang ASLI untuk ditunjukkan.Lihat detailDokumen apa ini
Paspor untuk verifikasi identitas. Saat menyerahkan langsung di Imigrasi, BAWA yang ASLI untuk ditunjukkan.
Isi yang harus ada
- Masih berlaku
- Foto/isi halaman informasi pribadi (halaman berfoto)
Tempat mengurus
Ada pada Anda. Jika kedaluwarsa: ajukan penerbitan ulang di Kedutaan/Konsulat Vietnam di Jepang.
Cara mengurus
- Foto halaman informasi dengan jelas (foto + nomor paspor)
- Bawa yang asli saat menyerahkan ke Imigrasi
Catatan
Aplikasi menyimpan foto di perangkat Anda, tidak dikirim ke internet.
Kartu izin tinggalKartu izin tinggal saat ini. Perlu difoto/diisi untuk mengambil nomor kartu, status tinggal, masa berlaku.Lihat detailDokumen apa ini
Kartu izin tinggal saat ini. Perlu difoto/diisi untuk mengambil nomor kartu, status tinggal, masa berlaku.
Isi yang harus ada
- Foto KEDUA SISI
- Sisi belakang berisi bagian alamat + catatan perpanjangan
Tempat mengurus
Ada pada Anda (wajib dibawa menurut hukum).
Cara mengurus
- Foto sisi depan (foto + nomor kartu + status + masa berlaku)
- Foto sisi belakang (alamat + catatan)
Catatan
Bawa yang asli saat menyerahkan ke Imigrasi.
Bukti kategori perusahaanDokumen yang membuktikan perusahaan Anda termasuk kategori 1 atau 2 Imigrasi. Dengan ini seluruh berkas menyusut menjadi: formulir + foto +…Lihat detailDokumen apa ini
Dokumen yang membuktikan perusahaan Anda termasuk kategori 1 atau 2 Imigrasi. Dengan ini seluruh berkas menyusut menjadi: formulir + foto + paspor/kartu izin tinggal (ditunjukkan) + dokumen ini.
Isi yang harus ada
- Kategori 1 — perusahaan TERDAFTAR BURSA: cetakan halaman perusahaan di 四季報, atau sertifikat pencatatan bursa
- Kategori 2 — salinan 法定調書合計表 tahun lalu (halaman dengan pajak sumber ≥ 10 juta ¥, ADA stempel kantor pajak)
- Kategori 2 (alternatif) — email persetujuan penggunaan sistem pengajuan online
Tempat mengurus
Bagian HRD atau akuntansi perusahaan.
Cara mengurus
- Katakan ke HRD: “Untuk perpanjangan izin tinggal, bolehkah saya minta bukti kategori perusahaan?”
- Setelah diterima, periksa ada stempel kantor pajak (untuk 法定調書合計表)
Catatan
Jika HRD bilang tidak ada / tidak tahu → kemungkinan besar kategori 3·4: kembali ke stasiun 🧭 dan pilih “kecil & menengah”.
Riwayat hidupRiwayat hidup yang meringkas pendidikan + riwayat kerja Anda sampai sekarang. Imigrasi memakainya untuk mencocokkan dengan berkas yang diserahkan…Lihat detailDokumen apa ini
Riwayat hidup yang meringkas pendidikan + riwayat kerja Anda sampai sekarang. Imigrasi memakainya untuk mencocokkan dengan berkas yang diserahkan sebelumnya.
Isi yang harus ada
- Cantumkan pendidikan + pengalaman kerja menurut urutan waktu
- Konsisten dengan yang diserahkan ke Imigrasi sebelumnya
Tempat mengurus
Anda tulis sendiri (format dijual di konbini / unduh online).
Cara mengurus
- Isi sesuai format riwayat hidup standar
- Periksa kecocokan urutan waktu dengan berkas lama
Catatan
Yang penting urutan waktu TIDAK bertentangan dengan berkas yang telah diserahkan.
Kontrak / kondisi kerjaKontrak kerja atau surat pemberitahuan kondisi kerja — membuktikan isi pekerjaan dan gaji di perusahaan saat ini.Lihat detailDokumen apa ini
Kontrak kerja atau surat pemberitahuan kondisi kerja — membuktikan isi pekerjaan dan gaji di perusahaan saat ini.
Isi yang harus ada
- Ada tanda tangan/stempel kedua pihak
- Mencantumkan pekerjaan, gaji, jam kerja
Tempat mengurus
Bagian HRD perusahaan.
Cara mengurus
- Minta salinan kontrak / kondisi kerja
- Sebutkan untuk perpanjangan status tinggal
Catatan
Isi pekerjaan harus sesuai status Insinyur (pekerjaan teknis/kantoran).
Surat keterangan kerjaSurat dari perusahaan yang menyatakan Anda adalah karyawan: jabatan, isi pekerjaan, tanggal masuk, besaran gaji.Lihat detailDokumen apa ini
Surat dari perusahaan yang menyatakan Anda adalah karyawan: jabatan, isi pekerjaan, tanggal masuk, besaran gaji.
Isi yang harus ada
- Ada nama perusahaan + stempel
- Menyebutkan jabatan, isi pekerjaan, tanggal mulai, gaji
Tempat mengurus
Bagian HRD / umum perusahaan.
Cara mengurus
- Minta perusahaan menerbitkan surat ini
- Sebutkan bahwa akan dipakai untuk perpanjangan / perubahan status tinggal
Catatan
Isi pekerjaan harus SESUAI dengan status tinggal (mis. Engineer = pekerjaan teknis/kantoran, bukan buruh kasar).
Sertifikat penghasilan kena pajakSertifikat PENGHASILAN setahun + pajak warga kota (課税証明書) — biasa disebut “surat pajak”. Versi yang dipakai sekarang adalah Reiwa 7 nendo ·…Lihat detailDokumen apa ini
Sertifikat PENGHASILAN setahun + pajak warga kota (課税証明書) — biasa disebut “surat pajak”. Versi yang dipakai sekarang adalah Reiwa 7 nendo · penghasilan 2024.
Isi yang harus ada
- Mencantumkan total penghasilan setahun + jumlah pajak warga kota
- Minta TEPAT versi Reiwa 7 nendo · penghasilan 2024
Tempat mengurus
Ajukan di BALAI KOTA (shiyakusho) tempat Anda TERDAFTAR SEBAGAI PENDUDUK pada 1/1/2025. Jika saat itu Anda tinggal di kota lain, ajukan di kota lama tersebut.
Cara mengurus
- Bawa kartu izin tinggal (atau kartu My Number) ke balai kota
- Minta versi Reiwa 7 nendo · penghasilan 2024
- Dengan kartu My Number bisa juga diambil di mesin (kiosk) di konbini
Biaya & waktu
Sekitar 300 yen/lembar. Terbit hari itu juga.
Catatan
Mengapa TIDAK mengambil tahun yang lebih baru (penghasilan 2025): pajak warga kota tahun itu dibayar dalam beberapa termin, baru LUNAS sekitar awal tahun 2027 — sebelum lunas, surat pembayaran pajak belum “bersih”. Karena itu untuk sekarang ambil ketiga surat secara selaras berdasarkan penghasilan tahun 2024.
- Sertifikat pembayaran pajakSertifikat bahwa pajak warga kota telah DIBAYAR LUNAS tanpa tunggakan (納税証明書) — “surat pembayaran pajak”. Ambil bersama Reiwa 7 nendo · penghasilan…Lihat detail
Dokumen apa ini
Sertifikat bahwa pajak warga kota telah DIBAYAR LUNAS tanpa tunggakan (納税証明書) — “surat pembayaran pajak”. Ambil bersama Reiwa 7 nendo · penghasilan 2024 dengan surat penghasilan.
Isi yang harus ada
- Menyatakan pajak warga kota lunas, tanpa tunggakan
- Tahun yang sama dengan surat penghasilan (Reiwa 7 nendo · penghasilan 2024)
Tempat mengurus
Tempat yang sama dengan surat penghasilan: balai kota tempat Anda tinggal pada 1/1/2025.
Cara mengurus
- Ajukan bersamaan saat mengambil surat penghasilan
- Sebutkan dengan jelas perlu versi “lunas, tanpa tunggakan”
Biaya & waktu
Sekitar 300 yen/lembar. Terbit hari itu juga.
Catatan
Jika sedang menunggak / belum lunas, Anda tidak bisa mendapat versi yang “bersih” — itulah sebabnya diambil berdasarkan tahun penghasilan yang pajaknya sudah lunas.
Ijazah + transkrip nilaiIjazah dan transkrip membuktikan pendidikan sesuai dengan pekerjaan Insinyur.Lihat detailDokumen apa ini
Ijazah dan transkrip membuktikan pendidikan sesuai dengan pekerjaan Insinyur.
Isi yang harus ada
- Asli/salinan yang sah
- Mencantumkan JURUSAN
- Tanpa terjemahan Jepang → fotokopi versi Vietnam juga boleh
Tempat mengurus
Sekolah/kampus tempat Anda lulus (Vietnam atau Jepang).
Cara mengurus
- Minta ijazah + transkrip di sekolah
- Jika perlu: terjemahkan ke bahasa Jepang + cantumkan nama penerjemah
Catatan
Jurusan sebaiknya relevan dengan pekerjaan; jika jurusan tidak tercantum → serahkan transkrip sebagai pelengkap.
Ijazah + transkrip (terjemahan Jepang)Imigrasi tidak mewajibkan terjemahan bernotaris. Anda boleh menerjemahkan sendiri asalkan NAMA PENERJEMAH dan TANGGAL tercantum di bagian bawah…Lihat detailDokumen apa ini
Imigrasi tidak mewajibkan terjemahan bernotaris. Anda boleh menerjemahkan sendiri asalkan NAMA PENERJEMAH dan TANGGAL tercantum di bagian bawah halaman. Namun bila pengacara yang mengajukan, kantor memerlukan terjemahan untuk diperiksa dan dipertanggungjawabkan.
Isi yang harus ada
- Terjemahkan: nama sekolah · jurusan · tanggal lulus · mata kuliah di transkrip
- Di bagian bawah: nama penerjemah + tanggal + tanda tangan
- Tanpa notaris
Tempat mengurus
Terjemahkan sendiri, atau minta bantuan kantor hukum IIKANZI.
Catatan
Mengurus sendiri? Stasiun ini boleh dilewati — biarkan kosong.
- Rekapitulasi pajak sumber perusahaanBerkas ini sekaligus membuktikan kategori PERUSAHAAN dan bahwa perusahaan benar-benar membayar gaji serta memotong pajak. Satu lembar ini menuntaskan…Lihat detail
Dokumen apa ini
Berkas ini sekaligus membuktikan kategori PERUSAHAAN dan bahwa perusahaan benar-benar membayar gaji serta memotong pajak. Satu lembar ini menuntaskan sisi perusahaan.
Isi yang harus ada
- Untuk TAHUN LALU (tahun pajak terakhir yang diserahkan)
- ADA stempel penerimaan kantor pajak — tanpa itu tidak diterima
- Fotokopi cukup, tidak perlu asli
Tempat mengurus
Bagian akuntansi atau HRD perusahaan.
Cara mengurus
- Katakan ke akuntansi: “Untuk perpanjangan izin tinggal, bolehkah saya minta salinan 法定調書合計表 tahun lalu yang ada stempel penerimaannya?”
Catatan
Jika perusahaan bilang belum menyerahkan / tidak punya → berarti kelompok 4: kembali ke stasiun 🧭, pilih “perusahaan baru”, rute berganti ke empat berkas lain.
Surat alasan tidak adanya rekapitulasi pajakKelompok 4 berarti perusahaan belum punya rekapitulasi pajak. Imigrasi TIDAK melarang, tetapi wajib ada surat alasannya, kalau tidak berkas dianggap…Lihat detailDokumen apa ini
Kelompok 4 berarti perusahaan belum punya rekapitulasi pajak. Imigrasi TIDAK melarang, tetapi wajib ada surat alasannya, kalau tidak berkas dianggap kurang.
Isi yang harus ada
- Di kop surat perusahaan, dengan stempel perusahaan
- Cantumkan tanggal pendirian + alasan konkret
- Satu halaman cukup
Tempat mengurus
Ditulis perusahaan sendiri.
- Profil perusahaanPerusahaan baru belum punya rekam jejak pajak, sehingga Imigrasi mengandalkan profil untuk yakin perusahaan benar beroperasi dan benar punya…Lihat detail
Dokumen apa ini
Perusahaan baru belum punya rekam jejak pajak, sehingga Imigrasi mengandalkan profil untuk yakin perusahaan benar beroperasi dan benar punya pekerjaan untuk Anda.
Isi yang harus ada
- Bagian KLIEN UTAMA + transaksi nyata paling diperiksa
- Cantumkan alamat kantor nyata; foto kantor lebih baik
- Tidak ada pamflet → minta ringkasan A4 satu halaman bercap perusahaan
Tempat mengurus
Disediakan perusahaan.
- Akta pendaftaran perusahaanKutipan daftar perusahaan: nama, alamat kantor pusat, tanggal pendirian, modal, perwakilan, bidang usaha terdaftar.Lihat detail
Dokumen apa ini
Kutipan daftar perusahaan: nama, alamat kantor pusat, tanggal pendirian, modal, perwakilan, bidang usaha terdaftar.
Isi yang harus ada
- Versi lengkap (履歴事項全部証明書) paling aman
- Terbit dalam 3 bulan
- Bidang usaha terdaftar sebaiknya sesuai pekerjaan Anda
Tempat mengurus
Biro Hukum (法務局) mana pun, atau pesan online lalu dikirim pos. Siapa pun bisa meminta, tidak harus karyawan.
Cara mengurus
- Minta perusahaan — paling cepat
- Jika perusahaan lambat, Anda bisa mengurus sendiri di 法務局 (beberapa ratus yen; bawa nama dan alamat perusahaan)
- Laporan keuangan (atau rencana usaha)Imigrasi memeriksa apakah perusahaan mampu membayar gaji Anda selama periode yang diminta. Ini berkas paling menentukan dalam paket kelompok 4.Lihat detail
Dokumen apa ini
Imigrasi memeriksa apakah perusahaan mampu membayar gaji Anda selama periode yang diminta. Ini berkas paling menentukan dalam paket kelompok 4.
Isi yang harus ada
- Laporan keuangan: neraca + laporan laba rugi
- Rencana usaha: proyeksi pendapatan, struktur biaya, anggaran gaji
- Jika perusahaan MERUGI → sertakan penjelasan plus bukti modal/pesanan
Tempat mengurus
Bagian akuntansi perusahaan atau konsultan pajaknya (税理士).
Catatan
Perusahaan sering enggan memberikan laporan keuangan — jelaskan bahwa berkas hanya untuk Imigrasi dan tidak dipublikasikan.
Surat keterangan berhenti kerjaHanya perlu jika Anda BARU PINDAH KERJA. Bukti telah berhenti di perusahaan lama (surat keterangan berhenti kerja, atau surat pemutusan yang diterima…Lihat detailDokumen apa ini
Hanya perlu jika Anda BARU PINDAH KERJA. Bukti telah berhenti di perusahaan lama (surat keterangan berhenti kerja, atau surat pemutusan yang diterima lewat Hello Work).
Isi yang harus ada
- Surat keterangan berhenti kerja: minta di perusahaan lama
- Atau rishokuhyo: perusahaan lama melapor ke Hello Work lalu dikirim
- Sertakan kontrak perusahaan BARU
Tempat mengurus
Perusahaan lama, atau Hello Work (pusat penyaluran kerja).
Cara mengurus
- Minta perusahaan lama menerbitkan surat keterangan berhenti kerja
- Atau tunggu rishokuhyo dikirim setelah berhenti
Catatan
Jika TIDAK pindah kerja, lewati dokumen ini.
Laporan perubahan kontrak ke ImigrasiIni bukan permohonan izin — hanya laporan: gratis, tanpa pasfoto, cepat. Namun ini kewajiban pemegang izin tinggal, dan Imigrasi mencocokkan tanggal…Lihat detailDokumen apa ini
Ini bukan permohonan izin — hanya laporan: gratis, tanpa pasfoto, cepat. Namun ini kewajiban pemegang izin tinggal, dan Imigrasi mencocokkan tanggal pada surat berhenti kerja serta kontrak baru dengan tanggal laporan Anda — jadi laporkan saja agar berkas rapi.
Isi yang harus ada
- Pemegang status 技術・人文知識・国際業務 (dan Riset · Perawatan · Keterampilan · Tokutei Ginou · Tenaga Ahli) — yaitu Anda.
- Berhenti dari perusahaan lama → satu laporan 「契約の終了」 dalam 14 hari sejak hari terakhir.
- Masuk perusahaan baru → satu laporan 「新たな契約の締結」 dalam 14 hari sejak mulai kerja.
- Belum melapor sama sekali padahal sudah bekerja di tempat baru → laporkan keduanya sekaligus dengan tanggal sebenarnya.
- Perusahaan ganti nama / pindah alamat / bubar juga wajib dilaporkan — formulir yang sama.
Tempat mengurus
① Daring: [sistem laporan elektronik Imigrasi](https://www.moj.go.jp/isa/applications/online/i-ens_index.html) — tercepat, 24/7. ② Pos: 〒160-0004 Tokyo, Shinjuku-ku, Yotsuya 1-6-1, Yotsuya Tower 14F · bagian penerimaan laporan Kantor Imigrasi Tokyo (seluruh Jepang); tulis 「届出書在中」 di amplop. ③ Langsung: loket Imigrasi domisili Anda.
Cara mengurus
- Siapkan: kartu izin tinggal, nama & alamat kedua perusahaan, tanggal berhenti dan tanggal mulai
- Daring: daftar sekali (perlu email), lalu pilih 「契約機関に関する届出」
- Pos: unduh formulir di [halaman panduan resmi](https://www.moj.go.jp/isa/applications/procedures/nyuukokukanri10_00015.html), isi dan lampirkan fotokopi kedua sisi kartu izin tinggal
- Setelah melapor: tangkap layar konfirmasi (atau simpan salinan kiriman) lalu unggah di sini
Biaya & waktu
Gratis.
Catatan
Belum melapor? Laporkan hari ini lalu kembali centang dua kotak — terlambat jauh lebih baik daripada tidak sama sekali. Aplikasi juga punya prosedur 📮 “Laporan perubahan tempat kerja”.
Informasi untuk formulirKolom formulir lainnya yang Anda isi sendiri: alamat saat ini, nomor telepon, waktu/rencana, cara membiayai biaya hidup (shiben-houhou)…Lihat detailDokumen apa ini
Kolom formulir lainnya yang Anda isi sendiri: alamat saat ini, nomor telepon, waktu/rencana, cara membiayai biaya hidup (shiben-houhou)…
Isi yang harus ada
- Isi persis seperti dokumen (alamat sesuai juuminhyo)
- Nomor telepon harus bisa dihubungi
Cara mengurus
- Aplikasi akan menanyakan tiap kolom secara sederhana (versi mendatang)
- Periksa kecocokan dengan dokumen yang telah diserahkan
Catatan
Informasi yang tidak konsisten antar dokumen mudah memicu pertanyaan tambahan dari Imigrasi / memperpanjang peninjauan.