Trang này liệt kê đầy đủ 26 loại giấy tờ cần chuẩn bị cho thủ tục “Chuyển việc Tokutei Ginou 1 (特定技能1号) — đổi tư cách lưu trú”. Bấm vào từng loại để xem giấy đó là gì, xin ở đâu, xin thế nào và mất bao nhiêu tiền.
Tờ khai xin đổi tư cách lưu trúĐây là ĐƠN CHÍNH của bộ hồ sơ — Tờ khai xin đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請書) do Cục Xuất nhập cảnh phát hành. Mọi giấy tờ khác chỉ là tài liệu đính…Xem chi tiếtLà giấy gì
Đây là ĐƠN CHÍNH của bộ hồ sơ — Tờ khai xin đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可申請書) do Cục Xuất nhập cảnh phát hành. Mọi giấy tờ khác chỉ là tài liệu đính kèm cho tờ này; thiếu nó thì hồ sơ không nộp được.
Giấy phải có gì
- Dùng đúng mẫu MỚI NHẤT của Cục — mẫu cũ có thể bị trả lại
- Điền bằng tiếng Nhật, chữ rõ, không tẩy xoá
- Dán ảnh và ký tên đúng ô quy định
- Một số thủ tục có phần dành cho CÔNG TY/người bảo lãnh điền — phần đó nhờ công ty làm
Xin ở đâu
Tải mẫu mới nhất trên trang Cục Xuất nhập cảnh, hoặc lấy trực tiếp tại quầy Cục. Ngoài ra app IIKANZI VISA điền sẵn giúp bạn rồi xuất ra PDF để in.
Xin thế nào
- Cách 1: tải mẫu trắng trên trang Cục rồi tự điền tay
- Cách 2: dùng app IIKANZI VISA — trả lời từng bước, app tự điền vào đúng ô rồi xuất PDF
- In ra, ký tên, dán ảnh, nộp kèm các giấy tờ khác
Chi phí & thời gian
Bản thân tờ khai miễn phí. Khi hồ sơ ĐƯỢC DUYỆT mới phải nộp phí bằng tem 収入印紙 — mức phí xem thông báo hiện hành của Cục.
Lưu ý
Tờ khai khác nhau theo từng loại thủ tục — nộp nhầm mẫu là bị trả về, mất lượt đi lại. Hãy đối chiếu đúng tên tờ khai ghi ở trên trước khi in.
Ảnh 3×4cmẢnh chân dung dán vào tờ khai đơn xin (COE dán ở trang người xin). Cục dùng để nhận diện.Xem chi tiếtLà giấy gì
Ảnh chân dung dán vào tờ khai đơn xin (COE dán ở trang người xin). Cục dùng để nhận diện.
Giấy phải có gì
- Kích thước 3×4 cm (rộng × cao)
- Nền TRẮNG trơn, không hoa văn
- Chụp trong vòng 3 tháng gần nhất
- Nhìn thẳng, không đội mũ, không kính râm, rõ mặt
Xin ở đâu
Máy chụp ảnh thẻ tự động (shoumei-shashinki) ở ga tàu / konbini, hoặc tiệm ảnh (shashin-ya).
Xin thế nào
- Tìm máy ảnh thẻ (shoumei-shashin) hoặc ra tiệm ảnh
- Chọn cỡ 3×4cm (loại dùng cho visa / sơ yếu lý lịch)
- In ra hoặc lưu ảnh; app sẽ chèn vào đơn
Chi phí & thời gian
Máy tự động ~800–1000 yên.
Lưu ý
Có thể dùng app chụp nền trắng, nhưng ảnh phải rõ và đúng tỉ lệ 3×4.
Hộ chiếuHộ chiếu để xác minh nhân thân. Khi nộp trực tiếp ở Cục cần MANG BẢN GỐC để xuất trình.Xem chi tiếtLà giấy gì
Hộ chiếu để xác minh nhân thân. Khi nộp trực tiếp ở Cục cần MANG BẢN GỐC để xuất trình.
Giấy phải có gì
- Còn hạn
- Chụp/nhập trang thông tin cá nhân (trang có ảnh)
Xin ở đâu
Bạn đang giữ. Nếu hết hạn: xin cấp lại tại Đại sứ quán/Lãnh sự Việt Nam ở Nhật.
Xin thế nào
- Chụp rõ trang thông tin (ảnh + số hộ chiếu)
- Mang bản gốc khi đi nộp Cục
Lưu ý
App lưu ảnh trên máy bạn, không gửi lên mạng.
Thẻ cư trúThẻ cư trú hiện tại. Cần chụp/nhập để lấy số thẻ, tư cách lưu trú, thời hạn.Xem chi tiếtLà giấy gì
Thẻ cư trú hiện tại. Cần chụp/nhập để lấy số thẻ, tư cách lưu trú, thời hạn.
Giấy phải có gì
- Chụp CẢ 2 MẶT
- Mặt sau có phần địa chỉ + ghi chú gia hạn
Xin ở đâu
Bạn đang giữ (luật bắt buộc mang theo người).
Xin thế nào
- Chụp mặt trước (ảnh + số thẻ + tư cách + hạn)
- Chụp mặt sau (địa chỉ + ghi chú)
Lưu ý
Mang bản gốc khi đi nộp Cục.
Hợp đồng lao độngHợp đồng đặc định với CÔNG TY MỚI cùng bảng điều kiện làm việc — chứng minh công việc, mức lương và điều kiện ở nơi bạn sắp sang. Chưa có hợp đồng…Xem chi tiếtLà giấy gì
Hợp đồng đặc định với CÔNG TY MỚI cùng bảng điều kiện làm việc — chứng minh công việc, mức lương và điều kiện ở nơi bạn sắp sang. Chưa có hợp đồng mới thì chưa xin đổi tư cách được.
Giấy phải có gì
- 特定技能雇用契約書 — 参考様式第1-5号
- 雇用条件書 — 参考様式第1-6号 (kèm 賃金の支払 1-6別紙)
- Có chữ ký của CHÍNH BẠN
- Viết bằng thứ tiếng bạn hiểu (bản song ngữ)
Xin ở đâu
Công ty tiếp nhận hoặc nghiệp đoàn / công ty hỗ trợ (登録支援機関).
Xin thế nào
- Nhắn công ty: 「特定技能雇用契約書と雇用条件書の写しをください。」
- Chụp đủ mọi trang, thấy rõ chữ ký và con dấu
- Đối chiếu tên công ty trên hợp đồng với ô nhập bên dưới — phải chép Y HỆT
Lưu ý
Lương phải TƯƠNG ĐƯƠNG người Nhật cùng vị trí — Cục soi rất kỹ điểm này với Tokutei.
Khám sức khoẻCục yêu cầu giấy khám sức khoẻ theo ĐÚNG mẫu 参考様式第1-3号 với mọi hồ sơ 特定技能 diện đổi tư cách. Giấy khám sức khoẻ định kỳ của công ty hay giấy của bệnh…Xem chi tiếtLà giấy gì
Cục yêu cầu giấy khám sức khoẻ theo ĐÚNG mẫu 参考様式第1-3号 với mọi hồ sơ 特定技能 diện đổi tư cách. Giấy khám sức khoẻ định kỳ của công ty hay giấy của bệnh viện tự in KHÔNG dùng thay được nếu thiếu hạng mục — checklist ghi rõ: “参考様式の検診項目を全て網羅しているものが必要”.
Giấy phải có gì
- Mẫu 参考様式第1-3号 (健康診断個人票) — bác sĩ ghi kết quả, ký và đóng dấu bệnh viện
- Mẫu 参考様式第1-3号別紙 (受診者の申告書) — bạn tự ghi và KÝ TAY sau khi khám
- Khám ĐỦ hạng mục in trên mẫu (chiều cao/cân nặng, thị lực – thính lực, huyết áp, chụp X-quang ngực, xét nghiệm máu, nước tiểu, điện tim…)
- Giấy viết bằng tiếng nước ngoài → phải kèm BẢN DỊCH tiếng Nhật
Xin ở đâu
Bệnh viện / phòng khám ở Nhật có làm 健康診断. Gọi điện hỏi trước: “特定技能の在留申請用の健康診断をお願いしたいのですが、様式を持参します。” Không phải nơi nào cũng chụp được X-quang ngực và đo điện tim.
Xin thế nào
- Tải mẫu 参考様式第1-3号 ở trang 出入国在留管理庁 (mục 特定技能・参考様式) rồi IN ra
- Đặt lịch, mang mẫu + thẻ cư trú tới bệnh viện — nhịn ăn nếu nơi khám yêu cầu (xét nghiệm máu)
- Nhận kết quả (thường vài ngày tới 1-2 tuần) rồi mới viết tờ 受診者の申告書 và ký
- Khám sức khoẻ KHÔNG dùng bảo hiểm y tế → tự trả toàn bộ, mỗi nơi một giá; hỏi giá trước khi đặt lịch
Lưu ý
Đây là giấy TỐN THỜI GIAN NHẤT trong bộ hồ sơ (đặt lịch + chờ kết quả) — làm SỚM, đừng để sát ngày nộp. Kết quả có chỉ số bất thường không tự động bị trượt, nhưng nên hỏi công ty hỗ trợ trước khi nộp.
Ngành & quốc tịchBảng 提出書類一覧表 của Cục ghi giấy 二国間取決め chỉ áp cho một số quốc tịch (bản 令和8年6月: Campuchia, Thái Lan, Việt Nam với 特定技能1号; Campuchia, Việt Nam với…Xem chi tiếtLà giấy gì
Bảng 提出書類一覧表 của Cục ghi giấy 二国間取決め chỉ áp cho một số quốc tịch (bản 令和8年6月: Campuchia, Thái Lan, Việt Nam với 特定技能1号; Campuchia, Việt Nam với 特定技能2号), còn tờ 技能移転に係る申告書 chỉ áp cho người TỪNG làm thực tập sinh. Hỏi trước để app chỉ hiện đúng phần của bạn.
Lưu ý
Danh sách quốc tịch có 二国間取決め thay đổi theo thời điểm — nếu bạn mang quốc tịch khác mà công ty vẫn nhắc tới MOC thì kiểm tra lại trang chính thức của Cục.
Chứng chỉ nghềMột trong 2 điều kiện gốc của 特定技能1号 (cùng với tiếng Nhật). Kỳ thi do tổ chức thi của ngành tổ chức, thi được cả ở Nhật và ở Việt Nam.Xem chi tiếtLà giấy gì
Một trong 2 điều kiện gốc của 特定技能1号 (cùng với tiếng Nhật). Kỳ thi do tổ chức thi của ngành tổ chức, thi được cả ở Nhật và ở Việt Nam.
Giấy phải có gì
- Chứng nhận đỗ kỳ thi kỹ năng của ngành mình
- Hoặc: giấy chứng nhận hoàn thành tốt 技能実習2号 (được miễn thi)
- Đúng ngành nghề ghi trên hợp đồng
Xin ở đâu
Tổ chức thi của ngành cấp (vd ngành chế tạo: 経済産業省 uỷ thác). Mất bản gốc thì xin cấp lại ở tổ chức thi.
Xin thế nào
- Chụp/scan bản gốc, để phẳng, đủ 4 góc
- Kiểm tên trên chứng chỉ khớp hộ chiếu
- Chưa thi thì hỏi công ty lịch thi kỳ gần nhất
Lưu ý
Chuyển sang NGÀNH KHÁC thì chứng chỉ cũ không dùng được — phải thi kỳ thi của ngành mới.
- Tiếng NhậtChứng minh bạn đủ tiếng Nhật để sinh hoạt và làm việc. JFT-Basic thi trên máy tính, tổ chức nhiều đợt trong năm ở cả Việt Nam và Nhật; JLPT chỉ 2…Xem chi tiết
Là giấy gì
Chứng minh bạn đủ tiếng Nhật để sinh hoạt và làm việc. JFT-Basic thi trên máy tính, tổ chức nhiều đợt trong năm ở cả Việt Nam và Nhật; JLPT chỉ 2 kỳ/năm nên phần lớn chọn JFT-Basic.
Giấy phải có gì
- JFT-Basic: đạt mức A2 (合格)
- hoặc JLPT N4 / N3 / N2 / N1
- hoặc giấy hoàn thành tốt 技能実習2号 (được miễn)
- Tên trên chứng chỉ khớp hộ chiếu
Xin ở đâu
JFT-Basic: Japan Foundation (jfstandard.jp). JLPT: jlpt.jp. Mất chứng chỉ thì xin cấp lại ở đơn vị tổ chức thi.
Xin thế nào
- Chụp/scan chứng chỉ hoặc phiếu báo điểm bản gốc
- Chưa thi → đăng ký JFT-Basic (thi CBT, nhiều đợt)
- Từng là thực tập sinh → xin giấy 修了証明書 ở nghiệp đoàn cũ
Lưu ý
Miễn thi nhờ 技能実習2号 chỉ áp dụng khi ngành nghề thực tập KHỚP với ngành đặc định định làm — lệch ngành là phải thi lại cả 2.
Giấy hoàn thành thực tậpĐây là giấy thay cho kỳ thi: hoàn thành TỐT 技能実習2号 (thực tập đủ khoảng 2 năm 10 tháng trở lên, không bỏ trốn, không vi phạm) thì được miễn thi tiếng…Xem chi tiếtLà giấy gì
Đây là giấy thay cho kỳ thi: hoàn thành TỐT 技能実習2号 (thực tập đủ khoảng 2 năm 10 tháng trở lên, không bỏ trốn, không vi phạm) thì được miễn thi tiếng Nhật; nếu nghề thực tập CÙNG ngành đặc định thì miễn luôn cả thi kỹ năng. Giấy này chính là bằng chứng của việc «hoàn thành tốt».
Giấy phải có gì
- ① 評価調書 — 参考様式第1-2号 (nghiệp đoàn 監理団体 hoặc công ty thực tập 実習実施者 ký)
- hoặc ② 合格証書 của 3級技能検定 phần THỰC HÀNH (実技試験)
- hoặc ③ 実習状況に係る書面 — giấy đánh giá quá trình thực tập
- Thời gian thực tập phải đủ (2号 hoàn thành ≈ 2 năm 10 tháng trở lên)
- Nghề (職種) · công việc (作業) trên giấy phải khớp với mục 20 bạn khai trong app
Xin ở đâu
Xin ở NGHIỆP ĐOÀN (監理団体) hoặc CÔNG TY thực tập cũ. 合格証書 3級技能検定 thì do 都道府県職業能力開発協会 cấp — mất thì xin cấp lại ở hiệp hội tỉnh nơi bạn thi.
Xin thế nào
- Nhắn nghiệp đoàn: 「特定技能へ移行するため、評価調書（参考様式第1-2号）をお願いします。」
- Đã có 3級技能検定 合格証書 → chụp luôn tờ đó, khỏi phải xin ai
- Chụp đủ 4 góc, thấy rõ tên bạn · nghề · ngày cấp · con dấu
- Nghiệp đoàn không hợp tác → nói rõ đây là giấy bắt buộc của Cục; vẫn không được thì liên hệ văn phòng luật sư trong app
Lưu ý
⚠️ «Hoàn thành TỐT» khác «đã đi thực tập». Bỏ trốn, bị cắt hợp đồng giữa chừng, hoặc chưa đủ thời gian 2号 thì KHÔNG được miễn — lúc đó phải đi đường THI ĐỖ chứng chỉ.
- Thuế & thời gian ở NhậtNợ hoặc đóng chậm thuế / lương hưu / bảo hiểm là lý do TRƯỢT phổ biến nhất của hồ sơ Tokutei. Nếu có, Cục KHÔNG tự động từ chối — nhưng bạn phải nộp…Xem chi tiết
Là giấy gì
Nợ hoặc đóng chậm thuế / lương hưu / bảo hiểm là lý do TRƯỢT phổ biến nhất của hồ sơ Tokutei. Nếu có, Cục KHÔNG tự động từ chối — nhưng bạn phải nộp giấy giải trình nói rõ vì sao chậm và đã đóng bù xong chưa.
Giấy phải có gì
- Không chắc → xin bản ghi ở văn phòng lương hưu (被保険者記録照会回答票) là thấy hết
- Đóng bù được tối đa 2 năm về trước — đóng bù XONG rồi hãy nộp hồ sơ
- Không chắc thì chọn “Không chắc”, app cho chuẩn bị giấy giải trình
Giấy thu nhập — bản mới nhấtGiấy chứng nhận THU NHẬP cả năm + mức thuế thị dân (課税証明書) — anh em quen gọi là “giấy báo thuế”. Đây là bản MỚI NHẤT thành phố cấp được: Reiwa 8…Xem chi tiếtLà giấy gì
Giấy chứng nhận THU NHẬP cả năm + mức thuế thị dân (課税証明書) — anh em quen gọi là “giấy báo thuế”. Đây là bản MỚI NHẤT thành phố cấp được: Reiwa 8 nendo · thu nhập năm 2025. Cục nhìn tờ này để biết thu nhập GẦN NHẤT của người nuôi.
Giấy phải có gì
- Reiwa 8 nendo · thu nhập năm 2025 — ghi thu nhập cả năm 2025 và mức thuế thị dân.
- Xin được nếu bạn có 住民票 vào ngày 1/1/2026. Chưa ở Nhật ngày đó thì thành phố KHÔNG cấp — xem trạm 🧭 đầu lộ trình.
- Thu nhập thấp / không có thu nhập vẫn xin được, chỉ là ra bản 非課税証明書 (miễn thuế) — vẫn hợp lệ, Cục nhận.
Xin ở đâu
Uỷ ban thành phố (shiyakusho) nơi bạn ĐĂNG KÝ CƯ TRÚ vào ngày 1/1/2026. Ngày đó ở thành phố nào thì xin ở thành phố ĐÓ — đã chuyển nhà thì phải quay lại thành phố cũ hoặc xin qua bưu điện.
Xin thế nào
- Mang thẻ cư trú (hoặc thẻ My Number) ra uỷ ban thành phố
- Nói rõ TỪNG niên độ cần lấy — nhân viên hỏi năm nào thì đọc đúng 令和 ghi ở trên
- Có thẻ My Number: lấy được ở máy kiosk trong konbini, rẻ hơn
Chi phí & thời gian
Khoảng 300 yên/tờ, lấy ngay trong ngày. Xin một lần cả 3 tờ (2 tờ giấy thu nhập + 1 tờ giấy nộp thuế) cho khỏi đi lại nhiều lần.
Lưu ý
Bản này phát hành từ khoảng giữa tháng 5 (ai bị trừ thuế qua lương) hoặc đầu tháng 6 (ai tự đi nộp). Trước mốc đó thành phố mới chỉ có bản cũ hơn — Cục biết chuyện này nên không sao.
- Giấy nộp thuế — bản mới nhấtGiấy chứng nhận đã NỘP thuế thị dân, không nợ (納税証明書). Bản dùng là Reiwa 8 nendo · thu nhập năm 2025 — CÙNG niên độ với giấy thu nhập mới nhất ở trạm…Xem chi tiết
Là giấy gì
Giấy chứng nhận đã NỘP thuế thị dân, không nợ (納税証明書). Bản dùng là Reiwa 8 nendo · thu nhập năm 2025 — CÙNG niên độ với giấy thu nhập mới nhất ở trạm ngay trên.
Giấy phải có gì
- Bản dùng bây giờ: Reiwa 8 nendo · thu nhập năm 2025. Xin được nếu bạn có 住民票 ngày 1/1/2026.
- Thuế thị dân 年度 này nộp RẢI: ai bị trừ lương thì trừ từ tháng 6 tới tháng 5 năm sau; ai tự nộp thì 4 kỳ (6·8·10 và tháng 1 năm sau). Vậy giấy ghi CÒN SỐ CHƯA NỘP là BÌNH THƯỜNG — vẫn xin được và vẫn nộp cho Cục được.
- Điều DUY NHẤT phải tránh là khoản QUÁ HẠN (滞納) — tức tới kỳ mà chưa đóng. Cứ đóng đúng hạn từng kỳ là giấy sạch.
- Văn bản của Cục nêu niên độ “đã qua hết kỳ nộp” (Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024) — tờ đó nằm ở trạm phía dưới, xin thêm cho chắc.
Xin ở đâu
Uỷ ban thành phố (shiyakusho) nơi bạn ĐĂNG KÝ CƯ TRÚ vào ngày 1/1/2026. Ngày đó ở thành phố nào thì xin ở thành phố ĐÓ — đã chuyển nhà thì phải quay lại thành phố cũ hoặc xin qua bưu điện.
Xin thế nào
- Mang thẻ cư trú (hoặc thẻ My Number) ra uỷ ban thành phố
- Nói rõ TỪNG niên độ cần lấy — nhân viên hỏi năm nào thì đọc đúng 令和 ghi ở trên
- Có thẻ My Number: lấy được ở máy kiosk trong konbini, rẻ hơn
Chi phí & thời gian
Khoảng 300 yên/tờ, lấy ngay trong ngày. Xin một lần cả 3 tờ (2 tờ giấy thu nhập + 1 tờ giấy nộp thuế) cho khỏi đi lại nhiều lần.
Lưu ý
Đang NỢ thuế QUÁ HẠN thì xin bản “sạch” không ra — phải đi đóng bù trước rồi mới xin. Nợ thuế là điểm Cục xét rất nặng (素行不良). Chuyển sang kiểu trừ lương (特別徴収) là cách chắc chắn nhất để giấy luôn ghi “không nợ quá hạn”.
- Giấy thu nhập — năm đã đóng xong thuếVẫn là giấy báo thuế (課税証明書) nhưng lấy năm cũ hơn 1 bậc: Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024. Tờ này đi CẶP với giấy nộp thuế — Cục đối chiếu “thu nhập…Xem chi tiết
Là giấy gì
Vẫn là giấy báo thuế (課税証明書) nhưng lấy năm cũ hơn 1 bậc: Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024. Tờ này đi CẶP với giấy nộp thuế — Cục đối chiếu “thu nhập năm đó bao nhiêu” với “đã nộp đủ chưa”. Đó là lý do phải có hai bản khác năm.
Giấy phải có gì
- Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024 — cùng niên độ với giấy nộp thuế ở trạm ngay dưới.
- Cục đòi giấy nộp thuế phải là niên độ đã qua hết kỳ nộp（全ての納期が経過している直近1年度分）. Niên độ mới nhất còn đang trừ lương từng tháng nên chưa “đóng xong” — vì thế giấy nộp thuế luôn lùi 1 bậc so với giấy thu nhập.
- Xin được nếu bạn có 住民票 vào ngày 1/1/2025. Mới sang sau ngày đó thì bỏ qua tờ này.
- Anh Tường chốt: đã ra uỷ ban thì lấy luôn cho đủ — thừa một tờ hết 300 yên, thiếu thì phải đi lại cả buổi.
Xin ở đâu
Uỷ ban thành phố (shiyakusho) nơi bạn ĐĂNG KÝ CƯ TRÚ vào ngày 1/1/2025. Ngày đó ở thành phố nào thì xin ở thành phố ĐÓ — đã chuyển nhà thì phải quay lại thành phố cũ hoặc xin qua bưu điện.
Xin thế nào
- Mang thẻ cư trú (hoặc thẻ My Number) ra uỷ ban thành phố
- Nói rõ TỪNG niên độ cần lấy — nhân viên hỏi năm nào thì đọc đúng 令和 ghi ở trên
- Có thẻ My Number: lấy được ở máy kiosk trong konbini, rẻ hơn
Chi phí & thời gian
Khoảng 300 yên/tờ, lấy ngay trong ngày. Xin một lần cả 3 tờ (2 tờ giấy thu nhập + 1 tờ giấy nộp thuế) cho khỏi đi lại nhiều lần.
Lưu ý
Nếu một tờ đã ghi ĐỦ cả tổng thu nhập lẫn tình trạng nộp thuế thì Cục nhận CHỈ tờ đó — trang chính thức ghi 「いずれか一方でかまいません」. Nhiều thành phố in gộp, hỏi nhân viên một câu là biết.
- Giấy nộp thuế — năm đã đóng xong thuếGiấy chứng nhận đã NỘP thuế thị dân, không nợ (納税証明書) của niên độ Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024 — cùng niên độ với giấy thu nhập "năm đã đóng…Xem chi tiết
Là giấy gì
Giấy chứng nhận đã NỘP thuế thị dân, không nợ (納税証明書) của niên độ Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024 — cùng niên độ với giấy thu nhập "năm đã đóng xong thuế" ở trạm ngay trên. Đây là tờ PHÒNG THÂN: Cục hiện đòi bản mới hơn, nhưng đây đúng là niên độ mà danh sách giấy tờ chính thức nêu tên.
Giấy phải có gì
- Văn bản của Cục nêu giấy này là niên độ đã qua HẾT kỳ nộp —「全ての納期が経過している直近1年度分」, tức Reiwa 7 nendo · thu nhập năm 2024.
- Thực tế tháng 8/2026 Cục đã đòi cả niên độ MỚI HƠN (Reiwa 8 nendo · thu nhập năm 2025) — nên app xếp tờ mới là cần có, tờ này là nên có. Cầm sẵn cả hai thì hỏi tới là có ngay, khỏi đi lại lần hai.
- Xin được nếu bạn có 住民票 ngày 1/1/2025. Mới sang Nhật sau ngày đó thì KHÔNG có niên độ này — trạm sẽ tự ẩn, không phải lỗi.
- Niên độ này đã đóng xong nên giấy ghi “không còn khoản phải nộp” — sạch nhất trong bộ.
Xin ở đâu
Uỷ ban thành phố (shiyakusho) nơi bạn ĐĂNG KÝ CƯ TRÚ vào ngày 1/1/2025. Ngày đó ở thành phố nào thì xin ở thành phố ĐÓ — đã chuyển nhà thì phải quay lại thành phố cũ hoặc xin qua bưu điện.
Xin thế nào
- Mang thẻ cư trú (hoặc thẻ My Number) ra uỷ ban thành phố
- Nói rõ TỪNG niên độ cần lấy — nhân viên hỏi năm nào thì đọc đúng 令和 ghi ở trên
- Có thẻ My Number: lấy được ở máy kiosk trong konbini, rẻ hơn
Chi phí & thời gian
Khoảng 300 yên/tờ, lấy ngay trong ngày. Xin một lần cả 3 tờ (2 tờ giấy thu nhập + 1 tờ giấy nộp thuế) cho khỏi đi lại nhiều lần.
Lưu ý
Đang NỢ thuế quá hạn thì xin bản “sạch” không ra — phải đi đóng bù trước rồi mới xin. Nợ thuế là điểm Cục xét rất nặng (素行不良). Chuyển sang kiểu trừ lương (特別徴収) là cách chắc chắn nhất để giấy luôn ghi “không nợ”.
Bảng lương 3 tháng gần nhấtBảng lương (給与明細, kyuuyo-meisai) 3 THÁNG gần nhất của NGƯỜI BẢO LÃNH (bạn) — chứng minh thu nhập ĐANG có. Đặc biệt cần khi bạn MỚI SANG / mới đi làm…Xem chi tiếtLà giấy gì
Bảng lương (給与明細, kyuuyo-meisai) 3 THÁNG gần nhất của NGƯỜI BẢO LÃNH (bạn) — chứng minh thu nhập ĐANG có. Đặc biệt cần khi bạn MỚI SANG / mới đi làm, chưa đủ 1 năm thu nhập nên CHƯA có giấy chứng nhận thu nhập & đóng thuế (課税/納税証明書).
Giấy phải có gì
- 3 tháng LIÊN TIẾP, gần nhất (mỗi tháng 1 ảnh)
- Rõ họ tên người nhận + tháng lương + tổng thực nhận (支給額)
- Bản công ty phát (giấy hoặc in từ hệ thống lương)
Xin ở đâu
Phòng nhân sự / kế toán công ty, hoặc tự in từ hệ thống lương (給与明細 Web) của công ty.
Xin thế nào
- Xin hoặc in 3 bảng lương của 3 tháng gần nhất
- Chụp rõ từng tờ — mỗi tháng 1 ảnh (3 ô)
Chi phí & thời gian
Miễn phí (công ty phát).
Lưu ý
Người mới sang Nhật đi làm CHƯA đủ 1 năm: chưa có 課税/納税証明書 → nộp bảng lương 3 tháng để THAY chứng minh thu nhập. Người đã có đủ giấy thuế thì đây là giấy bổ trợ cho chắc.
Tờ lý do chưa có giấy thuếLá thư giải thích VÌ SAO bạn không nộp được giấy thu nhập và giấy nộp thuế, kèm lời hứa nộp bổ sung khi có. Không có tờ này thì hồ sơ trông như thiếu…Xem chi tiếtLà giấy gì
Lá thư giải thích VÌ SAO bạn không nộp được giấy thu nhập và giấy nộp thuế, kèm lời hứa nộp bổ sung khi có. Không có tờ này thì hồ sơ trông như thiếu giấy; có tờ này thì Cục hiểu đây là trường hợp đã được lường trước.
Giấy phải có gì
- Bố cục thư hành chính Nhật: ngày (góc phải) → tên Cục + 殿 → họ tên/quốc tịch/ngày sinh/địa chỉ người viết (góc phải) → tiêu đề 理由書 → mở bài → 記 + các mục đánh số → 以上.
- Nội dung app viết sẵn: ngày sang Nhật và ngày đăng ký cư trú · giải thích luật 賦課期日 1/1 nên chưa bị đánh thuế · nêu giấy thay thế (bảng lương 3 tháng, kèm 在職証明書 nếu lộ trình của bạn có xin tờ đó) · hứa nộp bổ sung khi có.
- ĐỌC LẠI trước khi in. Đây là bản nháp dựng theo trường hợp phổ biến — hoàn cảnh của bạn có chi tiết riêng thì sửa lại cho đúng sự thật. Nội dung sai sự thật là bạn chịu, không phải app.
- In ra rồi KÝ TÊN bằng tay vào cạnh họ tên. Thư gửi Cục nên viết bằng tiếng Nhật — app đã lo phần bố cục và câu chữ nền.
- Đối chiếu trước khi in: ngày sang Nhật lấy trên dấu nhập cảnh ở hộ chiếu, ngày đăng ký cư trú lấy MẶT SAU thẻ cư trú (住居地記載日).
Xin ở đâu
Bạn tự làm — bấm nút “Tải tờ lý do (PDF)” ngay trong trạm này.
Xin thế nào
- Điền 4 ô ở trên
- Bấm “Tải tờ lý do (PDF)”
- In ra khổ A4, ký tên bằng bút
- Kẹp vào bộ hồ sơ, để ngay sau bảng lương
Chi phí & thời gian
Miễn phí — chỉ tốn 1 tờ giấy in.
Lưu ý
Nhờ văn phòng luật sư nộp thay thì văn phòng thường tự viết tờ này — bạn cứ tải bản của app đưa họ tham khảo, đỡ phải kể lại từ đầu.
- Giấy khấu trừ thuếGiấy khấu trừ thuế cuối năm do công ty phát (源泉徴収票, gensen) — chứng minh thu nhập cả năm. Bản khớp bộ thuế hiện nay là Reiwa 6 nenbun · thu nhập năm…Xem chi tiết
Là giấy gì
Giấy khấu trừ thuế cuối năm do công ty phát (源泉徴収票, gensen) — chứng minh thu nhập cả năm. Bản khớp bộ thuế hiện nay là Reiwa 6 nenbun · thu nhập năm 2024.
Giấy phải có gì
- Bản gensen Reiwa 6 nenbun · thu nhập năm 2024
- Hoặc bảng lương (kyuuyo-meisai) vài tháng gần nhất
Xin ở đâu
Phòng nhân sự / kế toán công ty bạn.
Xin thế nào
- Giấy khấu trừ: công ty phát cuối năm; mất thì xin cấp lại
- Bảng lương: lấy bản giấy hoặc in từ hệ thống lương công ty
Lưu ý
Nếu đổi công ty giữa năm, xin giấy khấu trừ thuế của CẢ công ty cũ. ⏱️ NGƯỜI MỚI SANG ĐÃ CÓ GIẤY NÀY CHƯA? Gensen do công ty phát sau 年末調整 (chốt thuế cuối năm), khoảng tháng 12 / đầu năm sau. ➊ Đã đi làm qua ít nhất 1 kỳ chốt năm (năm 2024 trở về trước): CÓ gensen (令和6年分, thu nhập 2024). ➋ Mới nhập cảnh / mới đi làm trong năm nay: CHƯA có gensen vì chưa qua kỳ chốt năm → bản đầu tiên ra khoảng tháng 12/2026 – đầu 2027; trong lúc chờ nộp BẢNG LƯƠNG 3 THÁNG gần nhất để thay chứng minh thu nhập.
- Ai đóng bảo hiểm?Bảng “提出書類一覧表” của Cục ghi rõ: giấy bảo hiểm y tế và lương hưu chỉ phải nộp KHI người xin đang tham gia 国民健康保険 / 国民年金. Người đi làm công ty có 社会保険…Xem chi tiết
Là giấy gì
Bảng “提出書類一覧表” của Cục ghi rõ: giấy bảo hiểm y tế và lương hưu chỉ phải nộp KHI người xin đang tham gia 国民健康保険 / 国民年金. Người đi làm công ty có 社会保険 thì Cục tự tra được, khỏi nộp. Câu hỏi này để app hiện đúng phần bạn cần.
Giấy phải có gì
- Xem bảng lương: có dòng trừ 健康保険 + 厚生年金 → công ty đóng
- Cầm thẻ ghi 国民健康保険 và tự ra thành phố nộp tiền → tự đóng
- Mới sang / vừa nghỉ việc mấy tháng rồi vào công ty → chọn “Cả hai”
Lưu ý
Chọn “Cả hai” nếu không chắc — app sẽ cho chuẩn bị giấy cho khoảng thời gian tự đóng. Thừa giấy không sao, thiếu giấy mới bị Cục hỏi thêm.
Giấy 国民年金Cục kiểm tra bạn có đóng lương hưu đầy đủ trong thời gian tự đóng hay không — đây là lý do TRƯỢT phổ biến nhất của hồ sơ Tokutei. Rất nhiều bạn thời…Xem chi tiếtLà giấy gì
Cục kiểm tra bạn có đóng lương hưu đầy đủ trong thời gian tự đóng hay không — đây là lý do TRƯỢT phổ biến nhất của hồ sơ Tokutei. Rất nhiều bạn thời thực tập sinh hoặc lúc nghỉ việc giữa chừng đã bỏ đóng 国民年金 mà không biết.
Giấy phải có gì
- ① 被保険者記録照会回答票 (bản ghi toàn bộ quá trình)
- ② 被保険者記録照会（納付Ⅱ） HOẶC biên lai 24 tháng gần nhất
- Bôi đen (masking) 基礎年金番号
- Đã nộp trong 1 năm qua và không có gì đổi → được phép bỏ
Xin ở đâu
Văn phòng lương hưu (年金事務所) nơi bạn ở.
Xin thế nào
- Tới 年金事務所 nói: “被保険者記録照会回答票と納付Ⅱをお願いします。”
- Mang thẻ cư trú + My Number (+ sổ lương hưu nếu có)
- Miễn phí, thường lấy ngay trong ngày
Lưu ý
Phát hiện có tháng chưa đóng → đóng bù NGAY rồi mới xin giấy (đóng bù được tối đa 2 năm về trước).
- Giấy 国民健康保険Chứng minh bạn có tham gia và đóng đủ bảo hiểm y tế trong thời gian TỰ đóng. Cùng với lương hưu và thuế, đây là bộ 3 điều kiện Cục xét kỹ nhất với…Xem chi tiết
Là giấy gì
Chứng minh bạn có tham gia và đóng đủ bảo hiểm y tế trong thời gian TỰ đóng. Cùng với lương hưu và thuế, đây là bộ 3 điều kiện Cục xét kỹ nhất với diện Tokutei.
Giấy phải có gì
- ① マイナポータル → in “医療保険の資格情報”, hoặc bản sao 資格確認書
- ② 納付証明書 1 niên độ gần nhất (uỷ ban thành phố)
- Bôi đen 保険者番号 và 被保険者等記号・番号
- Đang được hoãn/giãn nộp → nộp thêm bản sao giấy thông báo
Xin ở đâu
① Điện thoại (app マイナポータル) hoặc thứ bạn đang giữ. ② Uỷ ban thành phố nơi bạn ở (窓口 国民健康保険).
Xin thế nào
- Ra uỷ ban nói: “国民健康保険料の納付証明書をお願いします。”
- Mang thẻ cư trú + My Number
- Phí thường 200–400 yên, lấy ngay
Lưu ý
Đã nộp 2 giấy này trong 1 năm qua ở lần xin trước và không có gì thay đổi → được phép bỏ qua.
Giấy giải trìnhChỉ cần khi hồ sơ có dấu vết đóng chậm / chưa đóng. Viết ngắn gọn, thành thật: giai đoạn nào chậm, hoàn cảnh lúc đó (đổi việc, ốm, chưa hiểu chế…Xem chi tiếtLà giấy gì
Chỉ cần khi hồ sơ có dấu vết đóng chậm / chưa đóng. Viết ngắn gọn, thành thật: giai đoạn nào chậm, hoàn cảnh lúc đó (đổi việc, ốm, chưa hiểu chế độ…), đã đóng bù xong ngày nào, và cam kết từ nay đóng đúng hạn.
Giấy phải có gì
- Kèm BẰNG CHỨNG đã đóng bù (biên lai) — quan trọng hơn cả lời giải thích
- Ghi rõ ngày, ký tay
- Không bịa lý do — Cục đối chiếu được với dữ liệu lương hưu
Xin ở đâu
Bạn tự viết (không có mẫu bắt buộc). Công ty hỗ trợ thường có mẫu sẵn.
Lưu ý
Chưa đóng bù xong mà nộp hồ sơ là rất rủi ro — đóng bù trước, rồi nộp.
Giấy nghỉ việcChứng minh bạn đã chấm dứt hợp đồng đặc định với công ty cũ. Ngày nghỉ việc trên giấy phải khớp với ngày bạn đã báo cáo cho Cục (届出 trong 14 ngày).Xem chi tiếtLà giấy gì
Chứng minh bạn đã chấm dứt hợp đồng đặc định với công ty cũ. Ngày nghỉ việc trên giấy phải khớp với ngày bạn đã báo cáo cho Cục (届出 trong 14 ngày).
Lưu ý
Chưa báo cáo nghỉ việc cho Cục → làm thủ tục 📮 “Báo cáo thay đổi nơi làm việc” TRƯỚC.
- Chứng chỉ ngành mớiTư cách Tokutei 1 gắn với 1 ngành cụ thể ghi trên thẻ. Muốn sang ngành khác thì phải có chứng chỉ kỹ năng của ngành đó; tiếng Nhật (JFT-Basic / JLPT…Xem chi tiết
Là giấy gì
Tư cách Tokutei 1 gắn với 1 ngành cụ thể ghi trên thẻ. Muốn sang ngành khác thì phải có chứng chỉ kỹ năng của ngành đó; tiếng Nhật (JFT-Basic / JLPT N4) thì chứng chỉ cũ dùng lại được.
Lý lịch cá nhânBản lý lịch cá nhân tóm tắt học vấn + quá trình làm việc của bạn đến hiện tại. Cục dùng để đối chiếu với hồ sơ đã nộp lần trước.Xem chi tiếtLà giấy gì
Bản lý lịch cá nhân tóm tắt học vấn + quá trình làm việc của bạn đến hiện tại. Cục dùng để đối chiếu với hồ sơ đã nộp lần trước.
Giấy phải có gì
- Ghi học vấn + kinh nghiệm làm việc theo mốc thời gian
- Nhất quán với bản đã trình Cục các lần trước
Xin ở đâu
Bạn tự viết (mẫu bán ở cửa hàng tiện lợi / tải trên mạng).
Xin thế nào
- Điền theo mẫu lý lịch tiêu chuẩn
- Kiểm tra khớp mốc thời gian với hồ sơ cũ
Lưu ý
Quan trọng là mốc thời gian KHÔNG mâu thuẫn với hồ sơ đã nộp.
Thông tin cho tờ khaiCác ô còn lại của đơn cần bạn tự điền: địa chỉ hiện tại, số điện thoại, thời gian/kế hoạch dự định, cách chi trả chi phí (shiben-houhou)…Xem chi tiếtLà giấy gì
Các ô còn lại của đơn cần bạn tự điền: địa chỉ hiện tại, số điện thoại, thời gian/kế hoạch dự định, cách chi trả chi phí (shiben-houhou)…
Giấy phải có gì
- Điền đúng như giấy tờ (địa chỉ theo giấy cư trú juuminhyo)
- Số điện thoại phải liên lạc được
Xin thế nào
- App sẽ hỏi từng ô đơn giản (bản sau)
- Kiểm tra khớp với các giấy đã nộp
Lưu ý
Thông tin lệch nhau giữa các giấy dễ bị Cục hỏi thêm / kéo dài xét duyệt.
Bảng check giấy tờ
12 loại giấy · in ra hoặc tick trên điện thoại, chuẩn bị xong tờ nào đánh dấu tờ đó.
⬇ Tải bảng check PDFThủ tục này còn được gọi là
- chuyển việc tokutei 1
- đổi công ty 特定技能1号
- tokutei ginou đổi việc
- 在留資格変更許可申請
- nyukan chuyển việc tokutei